「原価管理、エクセルで始めたけど止まった」 この相談は、いまも本当に多いです。
だからこそ、 ソフト選びは“機能の多さ”より 続くかどうかで決める方が失敗しません。
先に要点
- 小さい店は、最初から高機能ソフトを選ぶ必要はありません。
- 切り替え判断は「更新時間・ミス件数・共有崩れ」の3つで十分です。
- 比較表より先に、今の運用がどこで止まっているかを言語化すると早いです。
いま見直しが必要な背景（2026-02-17確認）
- 帝国データバンク（2026-01-13公表）では、2025年の飲食店倒産は900件。
- 同資料では、飲食店の価格転嫁率は32.3%（全業種平均39.4%）。
- 厚生労働省の答申では、最低賃金の全国加重平均は1,121円。
仕入れと人件費が同時に動くので、 「更新が止まる」だけで利益判断が遅れやすい環境です。
コミュニティで実際に出ている声
Yahoo!知恵袋でも、次の相談が確認できます。
- 2014-11-27: 「棚卸・在庫管理・原価計算ができる無料Excelテンプレートを探している」
- 2017-08-21: 「棚卸表、食材リスト、原価計算を連動できるフリーソフトやアプリはあるか」
つまり、 多くの店が最初はExcelで始め、 その後に「連動」と「更新負荷」で詰まっています。
難しい言葉を先にやさしく
- 原価管理ソフト: 原価・在庫・売価をまとめて管理する道具
- 連動: 1か所を直すと、他の表にも自動反映されること
- 乗り換えコスト: 新しい道具に切り替える手間と時間
失敗しにくい選び方（3基準）
1) 更新時間
- 週1回更新に何分かかるか
- 目安は「売れ筋10商品を30分以内」
2) ミス件数
- 計算式エラー、コピペずれ、古い単価放置の回数
- 月3件以上なら切り替え検討ライン
3) 共有しやすさ
- 1人しか触れない運用になっていないか
- 引き継ぎ時に止まるなら危険サイン
5分の判断表
| 状態 | いま使う道具 | 理由 |
|---|---|---|
| 商品数が少なく、更新30分以内 | Excel/スプレッドシート | まず十分回る |
| 更新が毎回1時間超 | 原価管理ソフト候補を比較 | 運用負荷が高すぎる |
| 計算ミスが毎月起きる | 自動計算型へ移行 | 手修正コストが大きい |
| 複数人運用で共有崩れ | 権限管理できる仕組み | 属人化を防ぎやすい |
実例（小さな居酒屋）
前提:
- 管理商品: 42品
- 週次更新時間: 95分
- 月間ミス: 5件
- 担当: 店長1人のみ
この状態は、 「更新負荷」「ミス」「属人化」が同時に出ています。
結論はシンプルです。 売れ筋10品だけ先に新運用へ移す。 一気に全移行すると止まりやすいです。
よくある失敗
- 機能が多いだけで選ぶ
- 全商品を初日に移行しようとする
- 現場が触れない設計のまま進める
道具は、 「高機能」より「毎週回るか」で決めた方が勝ちやすいです。
今週のチェック리スト
- 週次更新時間を計測した
- 先月のミス件数を数えた
- 誰が更新できるかを確認した
- 売れ筋10品で試験運用する範囲を決めた
- 2週間後の見直し日を決めた
まとめ
原価管理ソフト選びで一番大事なのは、 比較サイトの順位ではありません。
自店の詰まりポイントを先に決めて、 更新が止まらない道具を選ぶことです。 小さい店ほど、この順番で失敗が減ります。