「歓送迎会の予約はうれしい。でも前日キャンセルが怖い」 この悩み、春前は特に増えます。
先に3行
- 前日キャンセルの痛みは、売上より
仕込み済み原価に出ます。 - キャンセル料の議論より先に、仕込みを人数連動にすると赤字が減ります。
確定人数率を1つ作るだけで、仕込み判断はかなり安定します。
むずかしい言葉を先に
- 確定人数率: 前日夜の確定人数が、予約最大人数の何割かを示す数字。
- 仕込み開始ライン: どの食材を、いつ仕込み始めるかの境界線。
- 原価ロス: 仕込んだのに売れず、回収できなかった原価。
いま、なぜこのテーマが重要か（2026-02-17確認）
- Google候補に
飲食店 キャンセル料、飲食店 キャンセル料 何日前が表示されます。 - Yahoo!知恵袋でも、2025-04-14、2024-12-08、2024-11-19に同種の相談が投稿されています。
- 帝国データバンクでは、2025年の飲食店倒産が
900件（過去最多）。価格転嫁率は32.3％で、全業種平均39.4％を下回っています。 - 同じく帝国データバンク調査で、2025年の飲食料品値上げは
2万609品目。2026年1〜4月の判明分だけでも3593品目、値上げ要因の66.0％が人件費由来です。 - 飲食店ドットコムFoodist調査では、
62.1％の店舗が「原価率は目標より高い」と回答しています。
こういう局面では、 「1回の団体キャンセル」が月の利益を削りやすいです。
失敗しやすい3パターン
1. 予約最大人数で仕込みを始める
20名予約を20名分で仕込むと、 16名来店でも原価が余ります。
2. キャンセル料ルールが口頭だけ
言ったつもりでも、当日トラブルになります。 条件は予約時に文面で残す方が安全です。
3. 生鮮食材を早く切りすぎる
早い仕込みは、品質にもロスにも不利です。 保存が効く工程と分けるだけで損失が減ります。
5分でできる計算
まず、前日夜の確定人数率を出します。
確定人数率 = 前日21時の確定人数 ÷ 予約最大人数次に、仕込み人数を決めます。
仕込み基準人数 = 予約最大人数 × 確定人数率 × 安全係数最後に、ロス金額を見ます。
予約ロス金額 = (仕込み済み人数 - 実来店人数) × 1人前原価試算例:
- 予約最大人数: 20名
- 前日21時の確定人数: 16名
- 安全係数: 0.9
- 1人前原価: 880円
確定人数率 = 16 ÷ 20 = 0.80
仕込み基準人数 = 20 × 0.80 × 0.90 = 14.4名分15名分を上限に仕込む運用にすると、 「20名前提の仕込み」よりロスが出にくくなります。
72時間ルール（小さな店向け）
- 3日前: だし・ソースなど保存が効く工程だけ先に進める
- 前日21時: 確定人数を取り、仕込み基準人数を決める
- 当日: 生鮮の最終加工を人数に合わせて仕上げる
この順番なら、 キャンセル料の有無に関係なく赤字を減らせます。
予約時の1文テンプレ（やわらかく伝える）
ご予約ありがとうございます。食材準備の都合で、前日21時以降の人数減は1名あたり◯円をご負担いただいております。長く説明するより、 この1文を固定した方が現場が楽です。
今日やること
- 団体予約の「最大人数」と「前日確定人数」を2週間記録する
- 確定人数率を出し、仕込み基準人数を決める
- 生鮮と保存系の仕込み工程を分ける
- 予約確認メッセージにキャンセル条件1文を入れる
- 毎回
予約ロス金額を記録して、月末に見直す
まとめ
歓送迎会の前日キャンセルは、 ゼロにはできません。
でも、仕込みを人数連動に変えるだけで、
原価ロスは確実に小さくできます。
まずは次の団体予約1件から、
確定人数率 を使ってみてください。
参考リンク（確認日: 2026-02-17）
- https://suggestqueries.google.com/complete/search?client=firefox&hl=ja&q=%E9%A3%B2%E9%A3%9F%E5%BA%97%20%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%B3%E3%82%BB%E3%83%AB%E6%96%99
- https://suggestqueries.google.com/complete/search?client=firefox&hl=ja&q=%E9%A3%B2%E9%A3%9F%E5%BA%97%20%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%B3%E3%82%BB%E3%83%AB%E6%96%99%20%E4%BD%95%E6%97%A5%E5%89%8D
- https://chiebukuro.yahoo.co.jp/search?p=%E9%A3%B2%E9%A3%9F%E5%BA%97%20%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%B3%E3%82%BB%E3%83%AB%E6%96%99%20%E4%BD%95%E6%97%A5%E5%89%8D
- https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q11313738511
- https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q12307757097
- https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q11306925461
- https://www.tdb.co.jp/report/industry/20260113-insyokuten2025/
- https://www.tdb.co.jp/report/economic/20251226-neage25y12/
- https://www.inshokuten.com/foodist/article/7153/