無断キャンセルが起きた直後、 「請求したい。でも文面がわからない」で止まりやすいです。
ここで大事なのは、強い言葉ではなく、 事実を短く伝えることです。
先に3行
- 請求文は「感情」ではなく「数字」で書くと揉めにくいです。
- まず実損を計算して、金額の根拠を1行で出します。
- 文面は長くしない。日時、人数、金額、支払い期限の4点で十分です。
2026年の背景（なぜ今この対応が必要か）
JNTOの公表では、2025年の訪日外客数は 36,869,900人（前年比 +10.5%）でした。 予約需要が伸びるほど、予約トラブル対応の質が利益に直結します。
Yahoo!知恵袋でも、
無断キャンセル 飲食店 検索で 2025年〜2026年の相談が続いています。
「請求されたが妥当か」「店はどう請求すべきか」という悩みが、実際に増えています。
むずかしい言葉メモ
- 実損: 店が実際に失ったお金。売上だけではなく、仕込みや人件費も含めます。
- 粗利（あらり）: 売上から食材など直接かかった費用を引いた残り。
請求前に出す1つの式
実損 = 仕込み原価 + 空席人件費 + 失われた粗利 - 当日回収できた売上3分試算（例）
- 仕込み原価: 9,000円
- 空席人件費: 2,400円
- 失われた粗利: 14,000円
- 当日回収できた売上: 5,000円
実損 = 9,000 + 2,400 + 14,000 - 5,000 = 20,400円この 20,400円 が、請求文で示す基準になります。
そのまま使える請求文テンプレ（やわらかめ）
◯◯様
いつもありがとうございます。◯月◯日（◯）◯時、◯名様でご予約いただいていた件でご連絡です。
当日ご来店および事前のご連絡が確認できず、当店で仕込み・席確保の実費が発生しました。
当店規約に基づき、今回のご請求額は◯◯円（内訳: ◯◯）となります。
お手数ですが、◯月◯日までに下記方法でご対応をお願いいたします。
お支払い方法: 銀行振込（口座: ◯◯）
ご不明点があれば本メッセージへご返信ください。
◯◯店送る前チェック（30秒）
- 予約日時・人数が正しい
- 金額の計算根拠が1行で説明できる
- 支払い期限が入っている
- 連絡先・返信先が明記されている
- 感情的な文が入っていない
次回から損を減らす運用
- 高単価予約だけ、前日確認メッセージを固定送信
- 無断キャンセルを「曜日・時間帯・予約経路」で記録
- 月1回、予約規約文を見直して短く掲示
全部やらなくて大丈夫です。 まず1つ目だけでも、次月の損失は下げやすくなります。
まとめ
無断キャンセル対応は、 「怒りを伝える仕事」ではなく「損失を守る仕事」です。
請求文は短く、根拠は数字で。 この2つだけ押さえれば、現場はかなり楽になります。