団体予約で人数が減ったら、必ず請求していいですか？

必ずではありません。減員で実際に出た損失を先に計算し、事前告知したルールの範囲で運用する方がトラブルを減らせます。

何人まで無料で変更を受けるべきですか？

店ごとに違います。まず過去4週間の平均減員人数を見て、無料枠を小さく決めると運用しやすいです。

当日の人数減は、いくら請求するのが現実的ですか？

『1名あたり損失』を基準に決める方法が実務的です。料理代の一律割合より、店の実損に合わせやすくなります。

難しい管理表がなくても運用できますか？

できます。予約台帳に『確定人数』『減員人数』『損失額』の3列を足すだけで始められます。

飲食店の団体予約、人数変更が出たらどうする？減員時の原価ロスを減らす方法【2026】

「10名予約が当日8名になった。これ、どう扱う？」

この相談、団体予約がある店では本当に多いです。
しかも悩ましいのは、
請求しすぎても揉める、請求しないと店が削れる ところです。

先に結論

人数変更の判断は、ルール と 実損 の2軸で決める
まず1名減ったときの損失額を数字で出す
いきなり厳しくせず、2週間の試験運用で調整する

なぜ今このテーマが重いのか

2025年の飲食店倒産は 900件（過去最多）。
価格転嫁率は 32.3% で、全業種平均 39.4% を下回っています。

2026年2月の飲食料品値上げは 674品目。
「人件費」由来の値上げは 66.2%。
最低賃金の全国加重平均は 1,121円（66円引上げ） です。

さらに、消費者庁の2024-04-25公表資料では、
キャンセル経験ありは 57.0%。
「追加費用なし」が 66.3% という実態も示されています。

つまり、
店の損失と、お客さまの想定がズレやすい環境です。

コミュニティでも同じ悩みが続いている

Yahoo!知恵袋でも、相談は繰り返し出ています。

「何%請求するか」より、
「どの時点で何人減ると赤字か」が曖昧なまま運用されているケースが多いです。

むずかしい言葉を先にやさしく

減員（げんいん）: 予約人数が減ること
実損（じっそん）: 実際に店が負担した損失
再販見込み: 空いた席を当日ほかのお客さまで埋められる可能性

まず計算する式はこれだけ

1名減の損失
= 先仕込みで戻せない原価 + 席拘束で失う粗利 - 減員で浮く可変費

次に、人数減にかけます。

減員損失合計
= 1名減の損失 × 減員人数

この金額が、
最低でも回収したい目安になります。

5分試算（10名予約が8名になった例）

コース: 1名 6,000円
1名あたり先仕込みで戻せない原価: 1,200円
席拘束で失う粗利: 700円
減員で浮く可変費: 300円
減員人数: 2名

1名減の損失 = 1,200 + 700 - 300 = 1,600円
減員損失合計 = 1,600 × 2 = 3,200円

このケースでは、
2名減で3,200円が最低回収の目安です。

失敗しにくい運用ルール（例）

1) 確定期限を明文化

人数確定は前日17:00まで

期限がないと、現場判断がぶれます。

2) 無料変更枠を決める

確定期限前は1名まで無料変更可

ゼロor無制限ではなく、
小さな枠を決める方が運用しやすいです。

3) 当日減員の基準を固定

当日減員は1名あたり1,500円（または料理代50%）

固定文面にしておくと説明時間が減ります。

予約確認メッセージの型

ご予約ありがとうございます。
人数確定は前日17:00まで、以降の減員は規定料金をお願いしています。
詳細は予約ページの規約をご確認ください。

短く、予約前後で同じ文面を使うのがコツです。

今週やること

過去4週間の「減員件数」と「減員人数」を集計
1名減の損失を1回だけ計算
確定期限と無料変更枠を決める
予約確認文を統一する
2週間運用して、クレーム率と回収率を確認

まとめ

団体予約の人数変更は、
避けられない前提で設計した方が現実的です。

店を守る数字 と お客さまに伝わるルール。
この2つをそろえると、
現場の迷いはかなり減ります。