Order snack box sekolah memang kelihatan enak: volumenya besar, repeat order sering, dan biasanya datang berkelompok di musim yang sama seperti MPLS, rapat wali murid, sampai seminar guru. Masalahnya, banyak UMKM katering baru sadar marginnya tipis setelah acara selesai.
Kebocoran paling sering bukan dari resep, tapi dari biaya operasional yang tidak masuk hitungan: antar ke beberapa gedung, revisi jumlah mendadak dari panitia, tambahan label kelas, dan waktu tunggu saat distribusi. Kalau ini tidak dihitung dari awal, omzet terlihat besar tetapi laba bersih kecil.
Ringkasan cepat
Untuk order sekolah, pakai harga berbasis biaya penuh per box lalu kunci aturan operasional di proposal. Minimal ada tiga hal: batas revisi jumlah, minimum order per titik kirim, dan biaya tambahan untuk perubahan last minute.
Harga bahan pokok dan kemasan bisa berubah selama satu periode ajaran. Karena itu, evaluasi biaya mingguan lebih aman daripada mempertahankan harga paket satu semester penuh. Gunakan data harian dari Panel Harga Badan Pangan Nasional dan Satu Data Perdagangan Kemendag untuk cek tren belanja sebelum mengunci penawaran ke sekolah.
Konteks musim sekolah: kenapa permintaan bisa meledak singkat
Di praktik lapangan, hari pertama masuk sekolah biasanya memicu lonjakan konsumsi untuk MPLS, rapat orang tua, dan orientasi guru dalam jendela waktu yang pendek. Karena durasinya singkat, strategi paling aman adalah membatasi paket, mengunci kuota harian, lalu meninjau margin per event (bukan menunggu rekap bulanan).
Pola permintaan juga beda antarwilayah. Sekolah di pusat kota biasanya butuh pengiriman cepat dalam jam sempit, sementara sekolah pinggiran kota lebih sensitif ke ongkir dan minimum order.
Kenapa order sekolah sering ramai tapi untung tipis
Di lapangan, panitia sekolah biasanya fokus ke total anggaran acara. Vendor yang menang biasanya yang respons cepat dan harga terlihat simpel. Kalau kita ikut cepat tanpa struktur biaya yang rapi, risiko langsung muncul di produksi.
Contoh yang sering kejadian: jumlah final baru diberikan malam sebelum acara, titik distribusi ternyata tersebar, dan tim harus menunggu karena rundown molor. Semua ini menambah biaya kerja, tetapi sering tidak masuk ke penawaran awal.
Rumus harga minimum snack box sekolah
Sebelum kirim quotation, hitung dengan pola ini:
totalBiayaPerBox = bahan + kemasan + tenaga + logistikSekolah + susut + biayaTransaksi
hargaJualMinimum = totalBiayaPerBox / targetFoodCostUntuk order sekolah, target food cost 35%-40% umumnya masih realistis. Kalau titik kirim banyak atau timeline acara padat, pakai target yang lebih konservatif supaya ada ruang untuk biaya tak terduga.
Contoh hitung: 220 box untuk kegiatan MPLS
Misalnya kamu dapat pesanan 220 box untuk hari pertama MPLS.
| Komponen | Biaya per box |
|---|---|
| Roti isi + pastel mini + buah potong | Rp10.200 |
| Minuman kotak | Rp3.200 |
| Box, tisu, sendok, stiker kelas | Rp2.300 |
| Tenaga prep dan packing | Rp2.900 |
| Logistik (antar antargedung + koordinasi panitia) | Rp1.700 |
| Cadangan susut produksi | Rp1.100 |
| Biaya transaksi | Rp600 |
| Total biaya per box | Rp22.000 |
Jika target food cost = 38%, maka:
Rp22.000 ÷ 0,38 = Rp57.895
Artinya harga aman berada di kisaran Rp58.000-Rp62.000 per box, tergantung kompleksitas distribusi dan skema pembayaran.
Aturan operasional yang wajib ditulis di proposal
Pertama, batasi pilihan paket jadi 2 opsi saja (misalnya paket standar dan paket premium ringan). Pilihan yang terlalu banyak bikin produksi pecah fokus dan susah menjaga konsistensi.
Kedua, minta jumlah final paling lambat H-2 untuk acara kecil dan H-3 untuk acara besar. Cantumkan sejak awal bahwa perubahan setelah cut-off dikenakan biaya tambahan.
Ketiga, tetapkan minimum order per lokasi kirim. Kalau satu acara dibagi ke beberapa gedung, biaya distribusi harus dihitung per titik, bukan dirata-rata secara kasar.
Lakukan sekarang
- Kunci 2 paket snack box utama untuk event sekolah
- Hitung ulang biaya per box sampai komponen kecil (stiker kelas, tisu, biaya transaksi)
- Tulis aturan final quantity dan cut-off revisi secara jelas di quotation
- Tetapkan minimum order serta biaya tambahan jika titik kirim bertambah
- Evaluasi margin per event agar harga periode berikutnya tidak menebak