Personalkosten Gastronomie: Warum 30 % vom Umsatz nicht reichen und was wirklich hilft
Viele Betriebe sehen in der BWA zuerst auf den Wareneinsatz. In der Praxis kippt das Ergebnis aber oft beim Personal, weil nur der Bruttolohn gerechnet wurde. Genau dort entstehen die typischen Fehlentscheidungen: zu niedrige Menüpreise, zu große Teams in schwachen Slots und zu knappe Reserven bei Ausfalltagen.
Kurzfassung für den Alltag
- Rechnen Sie Personalkosten immer als Vollkosten: Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile/Umlagen plus Ausfallreserve.
- Bewerten Sie nicht nur die Personalkostenquote, sondern immer den Prime Cost mit (Wareneinsatz + Personal).
- Planen Sie Schichten nach Umsatzfenstern statt nach Gewohnheit.
1) Was in die Personalkostenquote gehört
Die saubere Formel lautet:
Personalkostenquote (%) =
(Bruttolöhne + Arbeitgeberanteile SV + Umlagen + bezahlte Ausfallzeiten + Aushilfs-/Ersatzkosten)
÷ Nettoumsatz × 100Wenn Sie nur den Bruttolohn rechnen, unterschätzen Sie die Quote systematisch.
| Kostenblock | Typischer Inhalt |
|---|---|
| Bruttolöhne | Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Zuschläge |
| Arbeitgeberanteile/Umlagen | Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung, U1/U2/U3, BG |
| Ausfallzeiten | Urlaub, Feiertage, Krankheit, Fortbildung |
| Ersatzkosten | Springer, Aushilfe, Zeitarbeit in Peaks |
Rechenbeispiel (Restaurant in Köln, Monatswert)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Nettoumsatz | 98.000 € |
| Bruttolöhne | 22.400 € |
| Arbeitgeberanteile/Umlagen | 4.900 € |
| Reserve für bezahlte Ausfallzeiten | 2.300 € |
| Aushilfe bei Peaks/Krankheit | 1.270 € |
| Gesamte Personalkosten | 30.870 € |
| Personalkostenquote | 31,5 % |
Wenn derselbe Betrieb nur die Bruttolöhne betrachtet, läge die Quote scheinbar bei 22,9 %. Genau diese Lücke führt später zu falschen Preisentscheidungen.
2) Was 2026 in Deutschland konkret gilt
Die wichtigsten Rahmendaten für Planung und Kommunikation:
| Thema | Stand |
|---|---|
| Gesetzlicher Mindestlohn | 13,90 € ab 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027 |
| Minijob-Verdienstgrenze | 603 € pro Monat (7.236 € pro Jahr) |
| Beitragssatz Arbeitslosenversicherung | 2,6 % gesamt (1,3 % AG / 1,3 % AN) |
| Beitragssatz gesetzliche Rentenversicherung | 18,6 % gesamt (9,3 % AG / 9,3 % AN) |
Für die Mindestlohn-Kalkulation 2026 heißt das praktisch: Jede Stunde, die im Leerlauf verplant wird, ist teurer als noch im Vorjahr.
3) Richtwerte nach Betriebsart
Es gibt keinen Einheitswert für alle Konzepte. Diese Korridore sind als Controlling-Anker nutzbar:
| Betriebsart | Personalkostenquote (Richtwert) |
|---|---|
| Imbiss / Quick Service | 20–28 % |
| Café / Bäckerei mit Sitzplätzen | 26–34 % |
| Klassisches Full-Service-Restaurant | 28–35 % |
| Fine Dining | 32–40 % |
| Catering / Eventgeschäft | 30–38 % |
Parallel prüfen: Prime Cost. Liegen Wareneinsatz plus Personal dauerhaft deutlich über 65 %, braucht der Betrieb meist eine Kombination aus Preis-, Prozess- und Schichtanpassung.
4) Drei Hebel, die im Betrieb sofort wirken
Hebel A: Schichten auf Umsatzfenster legen
Werten Sie 4 Wochen nach Wochentag und Uhrzeit aus. Viele Betriebe entdecken dabei dieselbe Schieflage: montags und dienstags zu hoch besetzt, freitags zu viel Überstunde in der Schlussphase.
Hebel B: Prep-Prozesse standardisieren
Wenn Mise en Place nicht klar ist, zahlen Sie Personal für Suchzeiten, Nachproduktion und Hektik im Peak. Standardlisten und feste Prep-Slots senken diese Leerlaufminuten oft schneller als jede Preisrunde.
Hebel C: Minijob-Stunden aktiv steuern
Mit 603 € Grenze müssen Stunden sauber geführt werden. Nicht erst am Monatsende reagieren, sondern wöchentlich gegenprüfen. Sonst kippt ein vermeintlich günstiger Peak-Einsatz schnell in ein ungeplantes Kostenproblem.
5) Jetzt umsetzen (7-Tage-Plan)
- Personalkostenquote für den letzten Monat als Vollkostenquote neu rechnen
- Top-3 Schichten mit höchstem Leerlauf identifizieren
- Für jede Peak-Schicht Zielbesetzung (Minimum/Soll) definieren
- Minijob-Stunden je Person für den laufenden Monat hochrechnen
- Prime Cost je Woche im Team-Review fest verankern
Quellen (Stand: 11.02.2026)
- BMAS: Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro
- Minijob-Zentrale: Minijob mit Verdienstgrenze (603 € ab 2026)
- BMAS: Das ändert sich im neuen Jahr 2026 (u. a. Beitragssätze)
- Deutsche Rentenversicherung: Werte der Rentenversicherung
Wenn Sie Preise und Personalkosten gemeinsam steuern wollen, hilft KitchenCost beim monatlichen Nachkalkulieren von Rezepten, Deckungsbeiträgen und Preisvarianten.