TSE-Kassenpflicht in der Gastronomie: Was Sie wissen müssen — Kosten, Fristen und Förderung
Sie kennen das Gefühl: Es klingelt an der Tür, zwei Personen stehen da, zeigen einen Ausweis, und sagen „Kassenachschau”. Keine Vorwarnung, keine Terminabsprache. Sie dürfen das seit 2018 — und sie nutzen es.
Was die Prüfer sehen wollen, ist seit dem 1. Januar 2023 eindeutig geregelt: Ihre elektronische Kasse muss eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben. Jede Buchung muss manipulationssicher gespeichert werden. Und Sie müssen das nachweisen können — sofort, nicht „nächste Woche”.
Die Kassensicherungsverordnung (KassSichV) ist kein Zukunftsthema mehr. Sie ist Gegenwart. Und wer sie ignoriert, zahlt — garantiert.
Was die TSE eigentlich macht
Die TSE ist keine neue Kasse. Sie ist ein Zusatzmodul, das jede Ihrer Kassenbuchungen fälschungssicher macht. Stellen Sie sich einen Notar vor, der bei jeder einzelnen Transaktion zuschaut und unterschreibt.
So funktioniert es technisch:
| Schritt | Was passiert | Warum |
|---|---|---|
| 1. Buchung starten | Kasse meldet die Transaktion an die TSE | Jede Buchung wird registriert |
| 2. Signatur erstellen | TSE erzeugt eine kryptographische Signatur | Nachträgliche Änderung unmöglich |
| 3. Speichern | Signatur wird mit der Buchung gespeichert | Lückenlose Kette aller Transaktionen |
| 4. Protokollieren | TSE schreibt in ein manipulationssicheres Protokoll | Betriebsprüfer können die Kette prüfen |
Das Ergebnis: Wenn jemand nachträglich eine Buchung löscht oder ändert, bricht die Signaturkette — und das Finanzamt sieht es sofort.
Hardware-TSE vs. Cloud-TSE: Was passt zu Ihrem Betrieb?
| Kriterium | Hardware-TSE | Cloud-TSE |
|---|---|---|
| Anschaffung | 100–300 € einmalig | 0 € |
| Laufende Kosten | 0 € | 10–25 €/Monat |
| Kosten über 5 Jahre | 100–300 € | 600–1.500 € |
| Internet nötig? | Nein — funktioniert komplett offline | Ja — ohne Internet keine Signatur |
| Ausfallrisiko | USB-Stick kann kaputtgehen, SD-Karte kann verloren gehen | Server-Ausfall des Anbieters (selten, aber möglich) |
| Zertifikat-Laufzeit | 3–5 Jahre, dann neues Gerät nötig | Anbieter kümmert sich |
| Updates | Manuell (Firmware) | Automatisch |
| Ideal für | Food Truck, Imbiss, Betrieb ohne stabiles WLAN | Restaurant mit stabilem Internet |
Praxisempfehlung: Wenn Ihr Kassensystem einen Cloud-TSE-Anbieter unterstützt und Sie stabiles Internet haben, nehmen Sie die Cloud-Lösung. Die Bequemlichkeit ist die 10–20 € im Monat wert. Wenn Sie einen Food Truck betreiben oder auf Märkten stehen: Hardware-TSE, eindeutig.
Was ein komplettes Kassensystem kostet
Wenn Sie noch gar kein elektronisches Kassensystem haben oder Ihres veraltet ist, brauchen Sie ein neues. Hier eine realistische Kalkulation:
Einmalkosten
| Posten | Günstig | Mittel | Premium |
|---|---|---|---|
| Kassensoftware (Lizenz oder erste Gebühr) | 0 € (Cloud-Abo) | 200–500 € | 1.000–2.000 € |
| Tablet oder Terminal | 300–500 € (iPad) | 500–1.000 € (Android-Terminal) | 1.500–3.000 € (stationäres Terminal) |
| Bondrucker | 150–250 € | 200–350 € | 300–500 € |
| Kartenlesegerät (EC/Kreditkarte) | 30–80 € | 100–250 € | 200–400 € |
| Hardware-TSE | 100–200 € | 150–300 € | In Terminal integriert |
| Summe Einmalig | 580–1.030 € | 1.150–2.400 € | 3.000–5.900 € |
Laufende Kosten pro Monat
| Posten | Günstig | Mittel | Premium |
|---|---|---|---|
| Software-Abo | 20–40 € | 40–70 € | 70–120 € |
| Cloud-TSE | 10–15 € | 15–25 € | Inklusive |
| Kartenzahlung (Transaktionsgebühren) | 0,9–1,5 % vom Kartenumsatz | 0,7–1,2 % | 0,5–0,9 % |
| Support / Updates | Inklusive | Inklusive | Inklusive |
| Summe Monatlich (ohne Transaktionsgebühren) | 30–55 € | 55–95 € | 70–120 € |
Die Gesamtrechnung über 5 Jahre
| Variante | Einmalig | 5 Jahre laufend | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Günstig (iPad + Cloud) | 580 € | 1.800–3.300 € | 2.380–3.880 € |
| Mittel (Android-Terminal) | 1.150 € | 3.300–5.700 € | 4.450–6.850 € |
| Premium (stationär) | 3.000 € | 4.200–7.200 € | 7.200–10.200 € |
Für die meisten kleinen bis mittleren Gastronomiebetriebe ist die mittlere Variante der beste Kompromiss: ein robustes Android-Terminal mit Cloud-Software, das alles kann, was Sie brauchen, ohne den Preis einer Profi-Lösung.
Was bei der Betriebsprüfung passiert — mit und ohne TSE
Das Finanzamt hat zwei Instrumente: die angekündigte Betriebsprüfung und die unangekündigte Kassenachschau.
Kassenachschau — worauf Prüfer achten
| Prüfpunkt | Was der Prüfer will | Was passiert ohne TSE |
|---|---|---|
| TSE-Zertifikat | Nachweis, dass eine zertifizierte TSE aktiv ist | Bußgeld bis 25.000 € |
| Tagesbericht (Z-Bon) | Tagesabschluss mit TSE-Signatur | Zweifel an der Vollständigkeit der Aufzeichnungen |
| Einzelaufzeichnungen | Jede Buchung mit Signatur, fortlaufend nummeriert | Zuschätzung — Finanzamt schätzt Umsatz nach oben |
| DSFinV-K Export | Standardisierte Datenexportdatei aus der Kasse | Kasse gilt als nicht ordnungsgemäß |
| Bedienungsanleitung | Verfahrensdokumentation der Kasse | Pflichtverstoß |
Was eine Zuschätzung konkret bedeutet
Das Finanzamt schätzt nicht nach Gefühl. Es verwendet statistische Methoden — und die sind fast immer zu Ihrem Nachteil.
| Szenario | Ihr tatsächlicher Jahresumsatz | Zuschätzung des Finanzamts | Steuernachzahlung |
|---|---|---|---|
| Leichte Mängel (fehlende Z-Bons) | 300.000 € | +5 %: 315.000 € | ca. 3.000–5.000 € |
| Keine TSE, lückenhafte Aufzeichnungen | 300.000 € | +10–15 %: 330.000–345.000 € | ca. 6.000–12.000 € |
| Keine TSE, keine Verfahrensdokumentation | 300.000 € | +15–25 %: 345.000–375.000 € | ca. 9.000–20.000 € |
Plus Zinsen (aktuell 0,5 % pro Monat auf Steuernachforderungen) und eventuell ein Verspätungszuschlag.
Die Rechnung ist eindeutig: Ein Kassensystem mit TSE kostet Sie 3.000–7.000 € über fünf Jahre. Eine einzige Zuschätzung kann 10.000 € kosten — und wiederholt sich bei der nächsten Prüfung.
Verfahrensdokumentation: Das vergessene Pflichtdokument
Neben der TSE verlangt das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation für Ihre Kasse. Das klingt bürokratischer, als es ist. Im Kern müssen Sie dokumentieren:
Was reingehört:
- Welches Kassensystem Sie verwenden (Hersteller, Version, Lizenz)
- Welche TSE eingebaut ist (Typ, Zertifikatsnummer, Ablaufdatum)
- Wer Zugriff auf die Kasse hat (Benutzer, Berechtigungen)
- Wie Stornos, Retouren und Rabatte ablaufen
- Wo die Daten gespeichert werden und wie lange
Die meisten Kassenhersteller bieten eine Vorlage an. Fragen Sie Ihren Anbieter — und legen Sie das Dokument zu Ihren Steuerunterlagen.
TSE steuerlich absetzen
| Posten | Steuerliche Behandlung |
|---|---|
| Hardware-TSE bis 952 € netto | Sofort als GWG (geringwertiges Wirtschaftsgut) abschreiben |
| Kassensystem bis 952 € netto | Sofort als GWG abschreiben |
| Kassensystem über 952 € netto | Über 6 Jahre abschreiben (AfA-Tabelle Gastgewerbe) |
| Cloud-TSE monatliche Gebühr | Laufende Betriebsausgabe — mindert sofort den Gewinn |
| Software-Abo | Laufende Betriebsausgabe |
| Einrichtung / Installation | Teil der Anschaffungskosten (zusammen mit Hardware abschreiben) |
Praxistipp: Wenn Sie ein System für knapp über 952 € netto kaufen, fragen Sie den Anbieter, ob Hard- und Software getrennt auf der Rechnung ausgewiesen werden können. Oft lässt sich die Hardware allein als GWG sofort absetzen.
Kassensystem auswählen: Worauf es ankommt
Nicht jedes System passt zu jeder Betriebsart. Hier die wichtigsten Kriterien:
| Kriterium | Imbiss / Food Truck | Restaurant 30–80 Plätze | Café / Bar |
|---|---|---|---|
| Bedienung | Schnell, wenig Klicks | Tischverwaltung, Gangfolge | Schnelle Bestellung, Tageskarte |
| Hardware | Robust, kompakt, mobil | Stationär + mobile Bestellgeräte | Kompakt, hinter der Theke |
| Anbindungen | EC-Gerät, Bondrucker | Küchendrucker, Reservierung, Lieferdienst | Bondrucker, ggf. Schankanlage |
| Statistik | Tagesabschluss reicht | Umsatz nach Warengruppe, Mitarbeiter, Tageszeit | Getränke- vs. Speisenumsatz |
| Budget (monatlich) | 30–50 € | 60–100 € | 40–70 € |
Diese Woche noch umsetzen
- Prüfen: Hat Ihre aktuelle Kasse eine aktive, zertifizierte TSE? (Im Menü unter „TSE-Status” oder beim Anbieter nachfragen)
- Falls TSE vorhanden: Ablaufdatum des Zertifikats notieren — rechtzeitig erneuern, nicht erst wenn es abgelaufen ist
- Falls keine TSE: Drei Angebote einholen (Cloud-TSE zum Nachrüsten, neues Komplettsystem, Ihr aktueller Anbieter)
- Verfahrensdokumentation vorhanden? Falls nicht, Vorlage beim Kassenhersteller anfordern
- TSE-Kosten als monatliche Gemeinkosten in Ihre Kalkulation aufnehmen
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