Rezeptkalkulation: Excel oder App — was rechnet sich?

Seien wir ehrlich: Die meisten Gastronomen, die überhaupt kalkulieren, tun es mit Excel. Oder mit Numbers auf dem Mac. Oder — und das ist häufiger als man denkt — mit einem Taschenrechner und einem Blatt Papier.

Und das funktioniert. Bis es nicht mehr funktioniert.

Dieser Artikel ist kein Verkaufsgespräch für Apps. Es ist ein ehrlicher Vergleich, wann eine Tabelle ausreicht, wann sie zum Problem wird und wann sich der Wechsel auf ein digitales Tool wirklich lohnt. (Wer sich generell für Digitalisierung in der Gastronomie interessiert, findet dort einen breiteren Überblick.)

Die Excel-Kalkulation — was Sie brauchen

Eine brauchbare Rezeptkalkulation in Excel hat mindestens:

Blatt 1: Zutatenliste (Stammdaten)

Blatt 2 (pro Rezept): Kalkulation

Das ist machbar. Für 5 Rezepte kein Problem. Für 10 auch noch okay. Aber dann?

Wo Excel zum Problem wird

Problem 1: Preisänderungen

Ihr Fleischlieferant erhöht die Preise. Butterpriese schwanken saisonal. Gemüse kostet im Winter mehr als im Sommer. Jede Preisänderung müssen Sie:

1. In der Zutatenliste aktualisieren
2. Prüfen, ob die Formeln in allen Rezeptblättern auf die richtige Zelle verweisen
3. Hoffen, dass Sie kein Blatt vergessen haben

Bei 30 Rezepten mit durchschnittlich 8 Zutaten sind das 240 Verknüpfungen, die stimmen müssen. Und Excel zeigt Ihnen nicht, welche veraltet sind.

Problem 2: Einheitenumrechnung

200 ml Sahne in einem Rezept, aber der Einkaufspreis ist pro Liter. 3 Eier in einem Rezept, aber der Einkauf ist pro 10er-Karton. 50 g Petersilie, aber Sie kaufen ein Bund.

In Excel müssen Sie jede Umrechnung selbst bauen:

=B4 * (C4/1000) * D4

Das funktioniert — bis jemand die Spalten verschiebt, eine Zeile einfügt oder die Formel versehentlich überschreibt. Und dann stimmt die Kalkulation nicht mehr, und Sie merken es nicht.

Problem 3: Rezepte in Rezepten

Manche Gerichte enthalten Komponenten, die selbst Rezepte sind: eine Sauce, ein Dressing, ein Grundteig. In Excel bedeutet das: Das Unterrezept muss separat kalkuliert werden, und das Ergebnis muss als „Zutat” in das Hauptrezept einfließen.

Das ist machbar, aber aufwändig. Und wenn sich der Preis einer Zutat im Unterrezept ändert, muss die Änderung durch zwei Ebenen von Verknüpfungen durchlaufen.

Problem 4: Kein mobiler Zugriff

Sie stehen im Großmarkt und fragen sich: „Lohnt sich der Rinderpreis hier — oder ist mein bisheriger Lieferant günstiger?” In Excel müssten Sie den Laptop aufklappen oder Ihr Handy zoomen. In einer App tippen Sie auf die Zutat und sehen den aktuellen Preis sofort.

Problem 5: Keine Analyse über alle Rezepte

„Welches meiner 25 Gerichte hat die höchste Wareneinsatzquote?” — in Excel ist das eine SVERWEIS-Übung über 25 Tabellenblätter. In einer App ist es ein Blick auf die Übersicht.

Wann Excel reicht

Excel ist eine legitime Lösung, wenn:

• Sie weniger als 15 Rezepte kalkulieren
• Die Preise sich selten ändern (feste Lieferverträge)
• Sie allein arbeiten (kein Teammitglied braucht die Daten)
• Sie gut mit Tabellen umgehen und Formeln pflegen können
• Ihnen die einmalige Kalkulation reicht (nicht die laufende Überwachung)

In diesen Fällen ist eine sauber aufgebaute Excel-Tabelle völlig ausreichend.

Wann eine App sich lohnt

Der Wechsel auf eine App rechnet sich, wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen:

• 15+ Rezepte: Die Pflege in Excel wird unübersichtlich
• Häufige Preisänderungen: Preis einmal ändern, alle Rezepte aktualisieren sich
• Mehrere Standorte oder Mitarbeiter: Gemeinsamer Zugriff auf aktuelle Daten
• Rezepte in Rezepten: Sub-Rezepte (Saucen, Teige, Dressings) werden automatisch verknüpft
• Unterwegs kalkulieren: Im Großmarkt, beim Lieferanten, in der Küche
• Wareneinsatz-Übersicht: Auf einen Blick sehen, welche Gerichte sich lohnen (wichtig auch für die Allergenkennzeichnung)

Der ehrliche Vergleich

Die häufigsten Excel-Fehler in der Praxis

Wir sehen diese Fehler immer wieder — nicht weil Gastronomen schlecht rechnen, sondern weil Excel kein Kalkulations-Tool für die Küche ist:

1. Einkaufspreis statt Schwund-Preis

Die Zutatenliste zeigt 45 €/kg Rinderfilet. Aber nach 30 % Parierverlust sind es 64,29 €. Wer den Einkaufspreis in die Rezeptkalkulation übernimmt, unterschätzt den Wareneinsatz um 43 %. Die genauen Verlustraten für typische Zutaten finden Sie im Schwund-Leitfaden.

2. Defekte Verknüpfungen

Eine Zeile eingefügt, eine Spalte verschoben — und die Formel verweist auf die falsche Zelle. Excel zeigt keine Warnung. Die Kalkulation sieht plausibel aus, ist aber falsch.

3. Veraltete Preise

Der Lieferant hat die Preise im Januar erhöht. Im März entdecken Sie, dass 12 von 30 Rezeptblättern noch die alten Preise verwenden. Die Kalkulation der letzten zwei Monate war falsch.

4. Fehlende Versionskontrolle

„Rezepte_final_v3_neu_korrektur.xlsx” — Sie wissen, was wir meinen. Welche Version ist aktuell? Hat jemand Änderungen gemacht, die Sie nicht kennen?

Der Umstieg — so geht es konkret

Wenn Sie sich entscheiden, von Excel auf eine App zu wechseln, brauchen Sie:

1. Ihre Zutatenliste: Name, Einkaufspreis, Gebindegröße, Verlustrate
2. Ihre Rezepte: Zutaten, Mengen, Portionsgrößen
3. 30–60 Minuten für die Ersteinrichtung der häufigsten Zutaten
4. Dann Rezept für Rezept eingeben — fangen Sie mit den fünf wichtigsten an

Der Aufwand ist einmalig. Danach ist jede Preisänderung ein Tipp statt einer Formelkorrektur.

Diese Woche noch umsetzen

• Öffnen Sie Ihre aktuelle Kalkulation (Excel, Papier, gar nichts?) und prüfen Sie: Sind die Preise aktuell?
• Rechnen Sie für Ihr meistverkauftes Gericht den Wareneinsatz — mit Schwund
• Vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem Verkaufspreis: Stimmt die Marge?
• Listen Sie Ihre 10 häufigsten Zutaten mit aktuellen Preisen auf — das brauchen Sie für jede Lösung
• Entscheiden Sie: Reicht Ihre aktuelle Methode, oder wird es Zeit für ein Upgrade?

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