Prime Cost berechnen: Die wichtigste Kennzahl in der Gastronomie verstehen und optimieren
Ihr Steuerberater sagt: „Die Wareneinsatzquote liegt bei 29 %. Das ist gut.” Ihr Unternehmensberater sagt: „Die Personalkosten sind bei 34 %. Das ist okay.” Beides klingt beruhigend. Aber addieren Sie die Zahlen: 29 + 34 = 63 %. Und plötzlich ist nichts mehr okay.
63 % Prime Cost bedeutet: Von jedem Euro, den ein Gast bezahlt, gehen 63 Cent direkt für Ware und Personal drauf. Bleiben 37 Cent. Davon müssen Sie Miete zahlen, Strom, Versicherungen, Abschreibungen, Ihren Steuerberater, Ihre Kassensoftware — und am Ende soll noch etwas für Sie übrig bleiben.
Die Prime Cost ist die Kennzahl, die Wareneinsatz und Personalkosten zusammenbringt. Wer nur eines von beiden betrachtet, übersieht das Zusammenspiel. Und genau da liegen die meisten Probleme.
In unserem Controlling-Guide haben wir die Prime Cost als eine von acht Kennzahlen vorgestellt. Dieser Guide geht tiefer: Wie Sie die Prime Cost korrekt berechnen, was die Richtwerte für Ihre Betriebsart sind, und mit welchen Stellschrauben Sie sie verbessern — ohne Qualität zu verlieren.
Die Formel — richtig angewendet
Die Grundformel ist einfach:
Prime Cost = (Wareneinsatz + Personalkosten) ÷ Nettoumsatz × 100
Einfach — aber drei Fehler passieren regelmäßig:
Fehler 1: Wareneinsatz ≠ Einkauf
| Begriff | Was es ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Einkauf | Was Sie diesen Monat bestellt haben | 12.500 € |
| Wareneinsatz | Was Sie diesen Monat tatsächlich verbraucht haben | 10.800 € |
Die korrekte Formel für den Wareneinsatz:
Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zukäufe − EndbestandWenn Sie am Monatsanfang Ware für 3.000 € im Lager haben, im Laufe des Monats 12.500 € einkaufen, und am Monatsende noch 4.700 € im Lager liegen: Ihr Wareneinsatz ist 3.000 + 12.500 − 4.700 = 10.800 € — nicht 12.500 €.
Wer den Einkauf statt den Wareneinsatz nimmt, verfälscht die Prime Cost um 2–5 Prozentpunkte. Das ist der Unterschied zwischen „gesund” und „kritisch”.
→ Deshalb ist eine monatliche Inventur keine Fleißarbeit, sondern die Grundlage Ihrer wichtigsten Kennzahl.
Fehler 2: Personalkosten = mehr als Bruttolöhne
| Posten | Im Bruttolohn enthalten? | In der Prime Cost? |
|---|---|---|
| Bruttolohn | ✅ | ✅ |
| Arbeitgeber-Sozialversicherung (~20 %) | ❌ | ✅ |
| BG-Beitrag (Berufsgenossenschaft) | ❌ | ✅ |
| Urlaubsrückstellungen | ❌ | ✅ |
| Lohnfortzahlung im Krankheitsfall | ❌ | ✅ |
| Aushilfen / Leiharbeit | ❌ | ✅ |
| Unternehmerlohn (wenn Sie mitarbeiten) | ❌ | ⚠️ Sollte rein |
Häufiger Fehler: Gastronomen rechnen nur die Bruttolöhne. Die tatsächlichen Personalkosten liegen 25–30 % darüber. Bei einem Team mit 8.000 € Bruttolöhnen sind die echten Personalkosten eher 10.000–10.400 €.
→ Mehr zu Personalkosten in der Gastronomie
Fehler 3: Bruttoumsatz statt Nettoumsatz
Die Prime Cost wird immer auf den Nettoumsatz berechnet — also nach Abzug der Umsatzsteuer.
| Posten | Brutto | MwSt | Netto |
|---|---|---|---|
| Speisen-Umsatz | 35.000 € | 7 % = 2.290 € | 32.710 € |
| Getränke-Umsatz | 15.000 € | 19 % = 2.395 € | 12.605 € |
| Gesamt | 50.000 € | 4.685 € | 45.315 € |
Prime Cost auf Bruttoumsatz berechnet: 24.000 / 50.000 = 48 % → sieht super aus. Prime Cost auf Nettoumsatz berechnet: 24.000 / 45.315 = 53 % → sieht anders aus.
Die Differenz beträgt 5 Prozentpunkte. Wer brutto rechnet, belügt sich selbst.
→ Mehr zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie
Richtwerte nach Betriebsart
Nicht jeder Betrieb funktioniert gleich. Ein Imbiss hat andere Kostenstrukturen als ein Sterne-Restaurant. Die Zusammensetzung der Prime Cost unterscheidet sich — aber die Summe hat überall die gleiche Aussagekraft.
| Betriebsart | WEQ (Ziel) | Personalkosten (Ziel) | Prime Cost (Ziel) | Prime Cost (Alarm) |
|---|---|---|---|---|
| Imbiss / Quick Service | 30–38 % | 18–25 % | 50–58 % | >60 % |
| Café / Bäckerei | 22–28 % | 28–34 % | 52–60 % | >62 % |
| Restaurant (à la carte) | 25–32 % | 30–36 % | 58–65 % | >67 % |
| Catering | 35–42 % | 20–28 % | 55–65 % | >67 % |
| Bar / Cocktailbar | 18–24 % | 28–34 % | 48–56 % | >58 % |
| Gehobene Gastronomie | 30–38 % | 35–42 % | 60–68 % | >70 % |
| Food Truck | 28–35 % | 15–22 % | 45–55 % | >58 % |
| Biergarten (saisonal) | 24–30 % | 28–35 % | 54–62 % | >65 % |
Das Kommunizierende-Röhren-Prinzip: WEQ und Personalkosten verhalten sich oft gegenläufig.
- Mehr Convenience-Produkte = höherer Wareneinsatz, aber weniger Küchenarbeit → niedrigere Personalkosten
- Mehr Eigenproduktion = niedrigerer Wareneinsatz, aber mehr Arbeitszeit → höhere Personalkosten
- Self-Service (Imbiss, Food Truck) = weniger Servicepersonal → niedrigere Personalkosten
Der Trick ist nicht, einen der beiden Werte zu minimieren, sondern die Summe im Zielkorridor zu halten.
Praxisbeispiel: Drei Betriebe im Vergleich
Imbiss „Döner & Co.” — 25 Plätze, Selbstbedienung
| Kennzahl | Betrag | % vom Nettoumsatz |
|---|---|---|
| Nettoumsatz/Monat | 28.000 € | 100 % |
| Wareneinsatz | 9.800 € | 35 % |
| Personalkosten (2 Vollzeit + Aushilfen) | 5.600 € | 20 % |
| Prime Cost | 15.400 € | 55 % |
| Verbleibt für Miete, Nebenkosten, Gewinn | 12.600 € | 45 % |
Bewertung: 🟢 Gesund. Die niedrigen Personalkosten (Selbstbedienung, kleine Karte, wenig Mise en Place) kompensieren den höheren Wareneinsatz.
Restaurant „Zum Marktplatz” — 60 Plätze, à la carte
| Kennzahl | Betrag | % vom Nettoumsatz |
|---|---|---|
| Nettoumsatz/Monat | 42.000 € | 100 % |
| Wareneinsatz | 11.760 € | 28 % |
| Personalkosten (8 MA, Küche + Service) | 14.280 € | 34 % |
| Prime Cost | 26.040 € | 62 % |
| Verbleibt für Miete, Nebenkosten, Gewinn | 15.960 € | 38 % |
Bewertung: 🟡 An der Grenze. Bei 62 % bleibt wenig Spielraum. Wenn die Pacht 3.500 € beträgt und Energie + Nebenkosten 2.500 €, bleiben vor Steuern rund 5.000 € — das geht, aber jede Verschlechterung wird sofort spürbar.
Café „Bohne & Krume” — 40 Plätze, Frühstück/Kuchen
| Kennzahl | Betrag | % vom Nettoumsatz |
|---|---|---|
| Nettoumsatz/Monat | 22.000 € | 100 % |
| Wareneinsatz | 5.280 € | 24 % |
| Personalkosten (4 MA, Theke + Küche) | 7.040 € | 32 % |
| Prime Cost | 12.320 € | 56 % |
| Verbleibt für Miete, Nebenkosten, Gewinn | 9.680 € | 44 % |
Bewertung: 🟢 Gut. Cafés profitieren von günstigen Getränke-WEQ (Kaffee: WEQ 10–15 %) und mittlerem Personalaufwand. Die 44 % Restmarge ist komfortabel.
Die Prime Cost optimieren — drei Hebel
Hebel 1: Wareneinsatz senken (ohne billigeren Einkauf)
Billigere Zutaten sind fast nie die Lösung — sie senken die Qualität und kosten Gäste. Die wahren WEQ-Treiber sind andere:
| Maßnahme | Typische Wirkung | Aufwand |
|---|---|---|
| Schwund reduzieren (Verderb, Überproduktion) | −1–3 Prozentpunkte WEQ | Mittel |
| Portionskontrolle (wiegen statt schätzen) | −0,5–1,5 Prozentpunkte | Gering |
| Rezeptkalkulation für jedes Gericht | −0,5–2 Prozentpunkte | Einmalig mittel |
| Speisekarte straffen (weniger Gerichte = weniger Lager) | −0,5–1 Prozentpunkt | Gering |
| Lieferanten vergleichen (nicht billigster, sondern bester Preis-Leistung) | −0,5–1,5 Prozentpunkte | Mittel |
| Saisonale Zutaten nutzen (wenn günstiger) | −0,5–1 Prozentpunkt | Gering |
Rechenbeispiel: 1 Prozentpunkt WEQ bei 40.000 € Nettoumsatz = 400 €/Monat = 4.800 €/Jahr.
Hebel 2: Personaleffizienz steigern (ohne Mitarbeiter zu verlieren)
| Maßnahme | Typische Wirkung | Aufwand |
|---|---|---|
| Dienstplan an Tages-Auslastung anpassen | −0,5–2 Prozentpunkte | Mittel |
| Cross-Training (Koch kann Service, Service kann Theke) | −0,5–1 Prozentpunkt | Mittel |
| Mise en Place optimieren (Vorbereitung reduziert Kernzeit) | −0,5–1 Prozentpunkt | Gering |
| Schwache Tage/Schichten streichen oder kürzen | −1–2 Prozentpunkte | Gering |
| Aushilfen statt Vollzeit für Spitzenzeiten | −0,5–1 Prozentpunkt | Mittel |
Der Mindestlohn steigt — und damit automatisch Ihre Personalkostenquote, wenn Sie die Preise nicht parallel anpassen. Seit 2024 liegt der Mindestlohn bei 12,82 €/Stunde. Jede Erhöhung um 50 Cent kostet einen Betrieb mit 10 Mitarbeitern rund 800 €/Monat mehr.
Hebel 3: Umsatz pro Gast steigern
Der dritte Weg, die Prime Cost zu senken, ist nicht Kosten reduzieren, sondern den Umsatz steigern — bei gleichen Kosten.
| Maßnahme | Typische Wirkung auf Prime Cost | Aufwand |
|---|---|---|
| Speisekarte optimieren (Renner mit hohem DB hervorheben) | −1–2 Prozentpunkte | Gering |
| Dessert-/Getränke-Upselling schulen | −0,5–1,5 Prozentpunkte | Gering |
| Preise erhöhen (5–8 % p.a. bei steigenden Kosten) | −1–3 Prozentpunkte | Gering |
| Getränkekarte ausbauen (höchste Marge) | −0,5–1 Prozentpunkt | Mittel |
Warum Umsatzsteigerung so wirksam ist: Ihre Fixkosten (Miete, Gehälter, Versicherungen) bleiben gleich. Jeder zusätzliche Euro Umsatz fließt überproportional in den Gewinn. Ein Gast, der statt 28 € nun 32 € ausgibt, verbessert Ihre Prime Cost — ohne dass Sie an Einkauf oder Personal irgendetwas ändern.
Monatliche Prime-Cost-Analyse: So erkennen Sie Trends
Die einzelne Zahl allein sagt wenig. Der Trend entscheidet.
| Monat | Umsatz (netto) | WEQ | Personal | Prime Cost | Trend |
|---|---|---|---|---|---|
| Oktober | 42.000 € | 28,2 % | 33,5 % | 61,7 % | — |
| November | 44.500 € | 27,8 % | 33,1 % | 60,9 % | 🟢 ↓ besser |
| Dezember | 52.000 € | 30,1 % | 29,8 % | 59,9 % | 🟢 ↓ Weihnachtsgeschäft |
| Januar | 33.000 € | 29,5 % | 38,2 % | 67,7 % | 🔴 ↑ Umsatzeinbruch |
| Februar | 35.500 € | 28,8 % | 36,6 % | 65,4 % | 🟡 ↓ leichte Erholung |
Was die Tabelle zeigt:
- Dezember: Hoher Umsatz drückt die Personalkostenquote — obwohl die absoluten Personalkosten gleich blieben (33.000 × 0,382 ≈ 12.600 vs. 44.500 × 0,331 ≈ 14.700). Die Quote sinkt, weil der Umsatz stärker steigt als die Kosten.
- Januar: Klassischer Umsatzeinbruch nach Weihnachten. Die Personalkosten in absoluten Zahlen sind vielleicht sogar niedriger — aber durch den Umsatzrückgang explodiert die Quote. Hier hilft nur: Schichten reduzieren, Öffnungszeiten anpassen.
- Die WEQ bleibt relativ stabil (27–30 %). Das Problem ist fast immer die Personalquote in umsatzschwachen Monaten.
→ Vertiefte Analyse aller Kennzahlen im Controlling-Guide
Die Prime Cost in der BWA finden
Ihr Steuerberater schickt Ihnen monatlich die BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). Die Prime Cost steht dort nicht als eigene Zeile. Sie müssen sie selbst zusammensetzen.
Wo Sie die Zahlen finden:
| BWA-Position | DATEV-Kontenrahmen SKR 03 | Was drinsteht |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | Konto 3000–3999 | Material-/Wareneinkauf (bereinigt um Bestandsveränderung) |
| Löhne/Gehälter | Konto 4100–4199 | Bruttolöhne |
| Soziale Abgaben | Konto 4100–4199 | AG-Anteile Sozialversicherung |
| Umsatzerlöse | Konto 8000–8999 | Nettoumsatz (ohne MwSt) |
Die Rechnung:
Wareneinsatz (BWA-Position „Materialaufwand"): 11.200 €
+ Löhne und Gehälter: 10.800 €
+ Soziale Abgaben und Aufwendungen: 2.700 €
= Prime Cost: 24.700 €
÷ Umsatzerlöse (netto): 40.000 €
= Prime Cost in %: 61,8 %Tipp: Bitten Sie Ihren Steuerberater, die Prime Cost als eigene Kennzahl in die BWA aufzunehmen. Die meisten DATEV-Systeme können das mit einer einfachen Einstellung. Dann sehen Sie die Zahl jeden Monat auf einen Blick — und müssen nicht mehr selbst rechnen.
Sonderfälle: Wenn die Standardformel nicht reicht
Sonderfall 1: Inhabergeführte Betriebe ohne Unternehmerlohn
Wenn Sie selbst in der Küche stehen oder im Service arbeiten und sich keinen festen Lohn auszahlen, fehlt Ihre Arbeitszeit in den Personalkosten. Die Prime Cost sieht dann besser aus, als sie ist.
Lösung: Kalkulieren Sie einen fiktiven Unternehmerlohn ein. Richtwert: Was würde ein angestellter Küchenchef oder Betriebsleiter kosten? Typisch: 3.500–5.000 € brutto.
| Ohne Unternehmerlohn | Mit Unternehmerlohn (4.000 €) | |
|---|---|---|
| Personalkosten | 10.800 € | 14.800 € |
| Prime Cost | 55 % | 65 % |
Der Unterschied: 10 Prozentpunkte. Das ist der Unterschied zwischen „läuft gut” und „funktioniert nur, weil ich mir nichts zahle”.
Sonderfall 2: Getrennte Prime Cost für Küche und Bar
Manche Betriebe trennen die Prime Cost nach Bereichen — besonders sinnvoll, wenn Küche und Bar sehr unterschiedliche Kostenstrukturen haben.
| Bereich | WEQ | Personal | Prime Cost |
|---|---|---|---|
| Küche | 32 % | 22 % | 54 % |
| Bar | 18 % | 10 % | 28 % |
| Gesamt | 27 % | 34 % | 61 % |
Die Bar subventioniert die Küche. Das ist normal und kein Problem — solange Sie es wissen. Wenn der Bar-Umsatz sinkt (z. B. durch ein Getränke-Rauchverbot auf der Terrasse), steigt Ihre Gesamt-Prime-Cost, obwohl in der Küche alles gleich geblieben ist.
→ Mehr zur Getränkekalkulation
Sonderfall 3: Saisonbetriebe
Saisonbetriebe (Biergarten, Eiscafé, Strandbistro) haben dramatische Schwankungen in der monatlichen Prime Cost. Die April-Prime-Cost von 75 % ist nicht aussagekräftig — die Jahres-Prime-Cost schon.
Empfehlung: Berechnen Sie die Prime Cost auf Jahresbasis und vergleichen Sie Jahr gegen Jahr. Monatsvergleiche sind nur innerhalb der Saison sinnvoll.
Was tun, wenn die Prime Cost zu hoch ist?
Schritt 1: Diagnose — Wo liegt das Problem?
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Erste Maßnahme |
|---|---|---|
| WEQ steigt, Personal stabil | Einkaufspreise ↑, Schwund ↑, Portionen ↑ | Inventur, Lieferantenrechnungen prüfen |
| Personal steigt, WEQ stabil | Überstunden, Krankenstand, Mindestlohn | Dienstplan analysieren, Schichten kürzen |
| Beide steigen | Umsatz sinkt (Nenner wird kleiner) | Marketing, Speisekarte prüfen, Preise anpassen |
| Prime Cost gut, aber kein Gewinn | Fixkosten zu hoch (Miete, Energie) | Pacht verhandeln, Effizienz prüfen |
Schritt 2: Sofortmaßnahmen (wirken in 2–4 Wochen)
- Portionsgrößen in der Küche wiegen — nicht schätzen
- Die drei margenschwächsten Gerichte von der Karte nehmen
- Öffnungszeiten an schwachen Tagen kürzen
- Getränke-Upselling im Service schulen (ein Dessert-Wein oder Espresso pro Gast = +3–5 € Bon)
Schritt 3: Mittelfristige Maßnahmen (wirken in 1–3 Monaten)
- Jedes Gericht nachkalkulieren → Wareneinsatz berechnen
- Lieferanten vergleichen — nicht wechseln, sondern verhandeln
- Speisekarte nach Menu Engineering umbauen
- Preise anpassen — 5 % Preiserhöhung bei 30 % WEQ senkt die Prime Cost um 1,5 Prozentpunkte
Die Richtsatzsammlung — und was das Finanzamt erwartet
Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die Richtsatzsammlung mit Durchschnittswerten. Diese Werte nutzt das Finanzamt bei Betriebsprüfungen. Wenn Ihre Zahlen dauerhaft erheblich abweichen, kann das eine Prüfung auslösen.
| Branche | Rohgewinnaufschlag (Richtsatz) | Entspricht ca. WEQ |
|---|---|---|
| Speisewirtschaft | 190–330 % | 23–34 % |
| Schankwirtschaft | 250–400 % | 20–29 % |
| Imbissbetrieb | 150–280 % | 26–40 % |
Die Prime Cost steht nicht in der Richtsatzsammlung — aber der Wareneinsatz (als Rohgewinnaufschlag) schon. Und der ist die Hälfte Ihrer Prime Cost.
Diese Woche noch umsetzen
- Die letzte BWA nehmen und die Prime Cost ausrechnen: (Wareneinsatz + Löhne + Sozialabgaben) ÷ Nettoumsatz
- Prüfen, ob Sie den Wareneinsatz korrekt berechnen (mit Inventur) oder nur den Einkauf nehmen
- Prüfen, ob Ihr Unternehmerlohn in den Personalkosten enthalten ist — wenn nicht, einrechnen
- Die Prime Cost der letzten 6 Monate nebeneinanderlegen — gibt es einen Trend?
- Ihren Steuerberater bitten, die Prime Cost als eigene Kennzahl in die BWA aufzunehmen
- Jedes Gericht einmal durch die Rezeptkalkulation jagen — wissen Sie, was jede Portion wirklich kostet?
Die Prime Cost beginnt bei der Rezeptkalkulation. Wenn Sie wissen, was jedes Gericht kostet, können Sie den Wareneinsatz gezielt steuern — und die Prime Cost in den grünen Bereich bringen. KitchenCost berechnet Ihre Rezeptkosten in Sekunden. Kostenlos im App Store.