Lieferantenbewertung Gastronomie: So finden Sie die Lieferanten, die Ihre Marge nicht auffressen
Sie kennen das: Der Großhändler erhöht zum dritten Mal in sechs Monaten die Preise. Eine kurze Mail, ein neuer Katalog, fertig. Und Sie? Sie rechnen nach, ärgern sich — und bestellen trotzdem weiter, weil der Wechsel Aufwand bedeutet.
Genau dieses Muster kostet die deutsche Gastronomie Milliarden. Seit 2022 sind die Lebensmittelpreise im Einkauf um 27,5 % gestiegen (DEHOGA-Zahlenspiegel). Personalkosten plus 34,4 %, Energie plus 27,3 %. Wer bei den Lieferanten nicht gegensteuert, verliert die Marge — und davon war in der Gastro noch nie viel übrig.
Was eine gute Lieferantenbewertung bringt
Klingt nach BWL-Seminar. Ist aber Alltag. Jeder Betrieb, der seine Lieferanten systematisch vergleicht, findet Einsparpotenzial. Immer.
| Situation | Typisches Einsparpotenzial | Aufwand |
|---|---|---|
| Noch nie verglichen (ein Hauptlieferant seit Jahren) | 10–18 % auf Gesamtwareneinsatz | Hoch (Erstaufwand) |
| Gelegentlich verglichen (1× pro Jahr) | 5–10 % | Mittel |
| Regelmäßig verglichen (quartalsweise) | 2–5 % laufend | Gering (Routine) |
Beispiel: Ein Restaurant mit 18.000 € Wareneinsatz pro Monat. 8 % Einsparung durch bessere Lieferantenauswahl = 1.440 € pro Monat = 17.280 € pro Jahr. Das ist in vielen Betrieben mehr als der gesamte Jahresgewinn.
Die fünf Bewertungskriterien — und wie Sie sie gewichten
1. Preis-Leistung (Gewicht: 30 %)
Nicht der Katalogpreis zählt, sondern der effektive Kilopreis nach Abschriften. Ein Lieferant, der billiges Gemüse liefert, aber jede dritte Lieferung Ware enthält, die Sie wegwerfen müssen, ist teurer als der teurere Lieferant mit konstanter Qualität. Das wirkt sich direkt auf Ihren Wareneinsatz aus — jeder Euro Abschrift erhöht die tatsächliche Wareneinsatzquote.
Effektiver Preis = (Rechnungsbetrag + Entsorgungskosten) / (Gelieferte Menge – Abschriften)2. Lieferzuverlässigkeit (Gewicht: 25 %)
| Kriterium | Gut | Akzeptabel | Schlecht |
|---|---|---|---|
| Pünktlichkeit | >95 % im Zeitfenster | 85–95 % | <85 % |
| Vollständigkeit | >98 % aller Positionen | 90–98 % | <90 % |
| Temperaturkette | Dokumentiert, lückenlos | Meistens eingehalten | Keine Dokumentation |
| Reklamationsquote | <1 % der Lieferungen | 1–3 % | >3 % |
Eine Lieferung, die um 14:00 statt um 10:00 kommt, wenn der Mise en Place schon laufen muss — das kostet. Nicht nur Nerven, sondern echtes Geld: improvisierte Einkäufe beim Metro, verlorene Arbeitszeit, Gerichte, die von der Karte müssen.
3. Qualitätskonstanz (Gewicht: 20 %)
Die beste Ware nützt nichts, wenn sie bei jeder zweiten Lieferung anders aussieht. Bewerten Sie:
- Sind die Kaliber gleichmäßig? (Kartoffeln, Tomaten, Fleischzuschnitte)
- Stimmt die Reifegrad-Angabe? (Bananen, Avocados, Käse)
- Gibt es saisonale Qualitätsschwankungen und kommuniziert der Lieferant diese?
Schwankende Lieferantenqualität ist eine der Hauptursachen für Schwund in der Gastronomie — minderwertige Ware verdirbt schneller und erzeugt mehr Abfall.
4. Flexibilität (Gewicht: 15 %)
- Kurzfristige Bestellungen möglich? (Sondergäste, unerwarteter Andrang)
- Mindestbestellwert akzeptabel? (Viele Großhändler: 150–250 €)
- Anpassung bei Sortimentsänderungen? (Neue Karte, saisonale Gerichte)
5. Zahlungsbedingungen (Gewicht: 10 %)
| Bedingung | Standard Großhandel | Guter Verhandlungsspielraum |
|---|---|---|
| Zahlungsziel | 14 Tage | 30 Tage |
| Skonto | 2 % bei 7 Tagen | 3 % bei 10 Tagen |
| Mindestbestellwert | 150–250 € | Verhandelbar ab Jahresvolumen |
Großhandel vs. Regionalhändler vs. Direkteinkauf
Die ewige Frage. Die Antwort: Es kommt auf die Warengruppe an.
| Warengruppe | Großhandel (z.B. Metro, Transgourmet) | Regionalhändler | Direkteinkauf (Markt, Hof) |
|---|---|---|---|
| Trockensortiment | ✅ Günstigster Preis | ⚠️ 5–15 % teurer | ❌ Nicht praktikabel |
| Tiefkühlware | ✅ Breites Sortiment, günstig | ⚠️ Kleines Sortiment | ❌ Nicht verfügbar |
| Frisches Gemüse/Obst | ⚠️ Oft überlagert, lange Kette | ✅ Frischer, ähnlicher Preis | ✅ Frischeste Ware, saisonal |
| Milchprodukte | ⚠️ Standard-Qualität | ✅ Regionale Molkereien | ✅ Hofkäserei (Aufpreis 10–20 %) |
| Fleisch | ⚠️ Standard-Zuschnitte | ✅ Eigene Zuschnitte möglich | ✅ Direktvermarktung Schlachthof |
| Fisch | ⚠️ Tiefkühl dominiert | ✅ Wenn Küstennähe | ⚠️ Nur bei Zugang zu Hafen |
Die Mischstrategie funktioniert in der Praxis am besten: Grundversorgung über den Großhandel (Trockensortiment, Tiefkühl, Reinigungsmittel), Frische über ein bis zwei regionale Lieferanten, Spezialitäten über Direkteinkauf.
Das Lieferanten-Scoring: So geht es praktisch
Nehmen Sie Ihre fünf wichtigsten Warengruppen. Bewerten Sie jeden Lieferanten mit 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut) in jedem Kriterium. Multiplizieren Sie mit der Gewichtung.
| Kriterium | Gewicht | Lieferant A | Lieferant B | Lieferant C |
|---|---|---|---|---|
| Preis-Leistung | 30 % | 4 (1,2) | 3 (0,9) | 5 (1,5) |
| Lieferzuverlässigkeit | 25 % | 5 (1,25) | 4 (1,0) | 3 (0,75) |
| Qualitätskonstanz | 20 % | 4 (0,8) | 5 (1,0) | 3 (0,6) |
| Flexibilität | 15 % | 3 (0,45) | 4 (0,6) | 2 (0,3) |
| Zahlungsbedingungen | 10 % | 3 (0,3) | 3 (0,3) | 4 (0,4) |
| Gesamtscore | 100 % | 4,0 | 3,8 | 3,55 |
Lieferant A gewinnt — nicht weil er der billigste ist (das ist C), sondern weil er zuverlässig und qualitativ stark ist. Der billigste Lieferant (C) verliert durch schlechte Liefertreue und schwankende Qualität.
Preisverhandlung: Drei Strategien, die funktionieren
Strategie 1: Bündelung
Bestellen Sie bisher bei drei verschiedenen Lieferanten? Bieten Sie einem an, zwei Warengruppen zusätzlich zu übernehmen — gegen Paketrabatt.
Realistisch: 3–7 % Rabatt auf das Gesamtvolumen. Bei 8.000 € pro Monat bei diesem Lieferanten: 240–560 € Ersparnis pro Monat.
Strategie 2: Verbindlichkeit gegen Festpreise
Garantieren Sie ein Mindestbestellvolumen pro Monat. Im Gegenzug: Festpreise für 3–6 Monate auf die vereinbarten Artikel. Das gibt Ihnen Planungssicherheit und dem Lieferanten Umsatzgarantie.
Strategie 3: Wettbewerbsdruck
Holen Sie einmal pro Quartal ein Vergleichsangebot ein — und legen Sie es offen auf den Tisch. Nicht als Drohung, sondern als Information: “Bei Lieferant X bekomme ich das für Y €. Können Sie mitgehen?”
Lieferanten wissen: Ein Kunde, der vergleicht, wechselt auch. Das allein senkt Preise.
Wann sich ein Lieferantenwechsel wirklich lohnt
Nicht jeder Preisunterschied rechtfertigt einen Wechsel. Bedenken Sie den Umstellungsaufwand:
| Faktor | Aufwand |
|---|---|
| Neue Bestellprozesse einrichten | 2–4 Stunden |
| Artikelstammdaten anpassen | 1–3 Stunden pro Warengruppe |
| Qualitätstest (Probebestellungen) | 2–4 Wochen |
| Rezepturen anpassen (andere Gebindegrößen) | Variable |
| Beziehungsaufbau (Ansprechpartner, Abläufe) | 1–2 Monate |
Faustregel: Ein Wechsel lohnt sich ab 8 % Preisunterschied bei vergleichbarer Qualität und Zuverlässigkeit. Unter 5 % ist der Wechselaufwand oft größer als die Ersparnis.
Die sechs größten Fehler beim Lieferantenmanagement
1. Nur auf den Kilopreis schauen
Der billigste Lieferant ist oft der teuerste — wegen Abschriften, Reklamationen und Zusatzfahrten zum Metro, wenn die Lieferung wieder unvollständig war.
2. Nie verhandeln
Viele Gastronomen nehmen Preislisten als gegeben hin. Sind sie nicht. Großhändler kalkulieren mit 15–25 % Marge — da ist Spielraum.
3. Einen einzigen Hauptlieferanten haben
Abhängigkeit ist teuer. Wenn Ihr einziger Lieferant die Preise erhöht, haben Sie keine Alternative. Mindestens zwei Lieferanten für die Hauptwarengruppen.
4. Preise nicht dokumentieren
Sie können nur vergleichen, was Sie aufgeschrieben haben. Führen Sie eine einfache Tabelle: Artikel, Lieferant, Preis, Datum. Quartalsweise vergleichen.
5. Saisonale Schwankungen ignorieren
Tomaten im Januar kosten das Dreifache von August-Tomaten. Wer saisonal einkauft und die Karte anpasst, spart 10–20 % beim Gemüse. Gleichzeitig lässt sich durch bewussten Einkauf auch der Food Waste im Betrieb deutlich reduzieren.
6. Die Beziehung vernachlässigen
Lieferanten sind Geschäftspartner. Wer pünktlich zahlt, fair verhandelt und treu bleibt, bekommt bei Engpässen bevorzugt Ware — und bei Preisverhandlungen mehr Spielraum.
Diese Woche noch umsetzen
- Listen Sie Ihre fünf größten Lieferanten auf und notieren Sie den monatlichen Bestellwert je Lieferant
- Prüfen Sie die letzten drei Rechnungen Ihres Hauptlieferanten: Gab es Preiserhöhungen, die Sie nicht bemerkt haben?
- Holen Sie für Ihre drei teuersten Warengruppen ein Vergleichsangebot bei einem zweiten Lieferanten ein
- Berechnen Sie Ihren effektiven Einkaufspreis (nach Abschriften) für die zehn umsatzstärksten Artikel
- Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Hauptlieferanten — zum Gespräch über Konditionen, nicht zum Bestellen
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