Kantine kalkulieren: Warum Gemeinschaftsverpflegung anderen Regeln folgt
Sie haben eine Betriebskantine, eine Schulküche oder einen Catering-Vertrag für Gemeinschaftsverpflegung — und versuchen, mit den gleichen Kalkulationsformeln zu rechnen wie ein Restaurant. Das funktioniert nicht. In der Gemeinschaftsverpflegung gelten andere Regeln: Der Preis ist gedeckelt, der Arbeitgeber subventioniert, die Stückzahlen sind hoch und die Sachbezugswerte bestimmen, was steuerlich möglich ist.
Wer das nicht versteht, kalkuliert entweder zu teuer (und verliert den Vertrag) oder zu billig (und arbeitet unter Kosten). Beides passiert häufiger, als man denkt.
Was Gemeinschaftsverpflegung von freier Gastronomie unterscheidet
Die drei fundamentalen Unterschiede
1. Der Preis steht fest, bevor Sie kalkulieren
In der freien Gastronomie kalkulieren Sie den Wareneinsatz, schlagen Gemeinkosten und Marge auf und kommen auf den Verkaufspreis. Die typischen Wareneinsatz-Richtwerte nach Betriebsart liegen dort bei 25–30 %. In der Kantine ist es umgekehrt: Der Verkaufspreis liegt bei 3,50–6,50 € — weil der Auftraggeber (Arbeitgeber, Schulträger, Klinik) ihn so festlegt. Ihre Kalkulation muss zeigen, ob Sie innerhalb dieses Rahmens arbeiten können.
2. Es gibt einen Zuschuss
Die Differenz zwischen dem, was das Essen kostet, und dem, was der Mitarbeiter zahlt, übernimmt der Arbeitgeber. Wie hoch dieser Zuschuss ausfällt, hängt vom Vertrag, von der Unternehmenspolitik und von den steuerlichen Grenzen ab.
3. Volumen statt Marge
Ein Restaurant macht 80–120 Essen am Tag. Eine mittelgroße Betriebskantine macht 200–500. Das verändert alles: Einkaufskonditionen, Personalplanung, Energiekosten pro Portion und die akzeptable Marge pro Teller.
Kantinentypen und ihre Kostenstruktur
| Typ | Essen/Tag | WE pro Mahlzeit | Personalkosten | Typischer Zuschuss |
|---|---|---|---|---|
| Kleine Betriebskantine (50–100 MA) | 40–80 | 2,20–3,00 € | 35–40 % | 2,00–4,00 €/Essen |
| Mittlere Betriebskantine (200–500 MA) | 150–350 | 1,80–2,50 € | 30–35 % | 3,00–5,00 €/Essen |
| Große Kantine / Konzern (1.000+ MA) | 500–2.000 | 1,50–2,20 € | 28–32 % | 3,50–6,00 €/Essen |
| Schulküche / Kita | 100–400 | 1,20–2,00 € | 25–30 % | variiert (Elternbeitrag + Kommune) |
| Klinik / Pflegeheim | 200–800 | 1,80–2,80 € | 30–35 % | Pflegesatz / DRG |
Sachbezugswerte 2026: Die steuerliche Grenze
Die Zahlen, die alles bestimmen
Der Sachbezugswert ist der Betrag, den das Finanzamt für eine Mahlzeit ansetzt, wenn der Arbeitgeber sie verbilligt oder kostenlos abgibt. Zahlt der Mitarbeiter weniger als den Sachbezugswert, ist die Differenz lohnsteuerpflichtig.
| Mahlzeit | Sachbezugswert 2026 | Maximaler steuerfreier Zuschuss | Gesamt steuerfrei möglich |
|---|---|---|---|
| Frühstück | 2,37 € | 3,10 € | 5,47 € |
| Mittagessen | 4,57 € | 3,10 € | 7,67 € |
| Abendessen | 4,57 € | 3,10 € | 7,67 € |
| Verpflegung/Tag | 11,51 € | ||
| Verpflegung/Monat | 345,00 € |
Was das in der Praxis bedeutet
Szenario 1: Mitarbeiter zahlt 4,00 € für das Mittagessen
- Sachbezugswert: 4,57 €
- Mitarbeiter zahlt: 4,00 €
- Differenz: 0,57 € → lohnsteuerpflichtig (oder Arbeitgeber zahlt Pauschale)
Szenario 2: Mitarbeiter zahlt 5,00 € für das Mittagessen
- Sachbezugswert: 4,57 €
- Mitarbeiter zahlt: 5,00 € → über Sachbezugswert, kein geldwerter Vorteil
- Aber: Arbeitgeber kann zusätzlich bis zu 3,10 € steuerfrei zuschießen
Szenario 3: Kantine ist ausgelagert an Caterer
- Arbeitgeber bezuschusst die Mahlzeit, Caterer stellt Rechnung
- Zuschuss bis 3,10 € pro Mahlzeit → steuerfrei
- Sachbezugswert greift nur, wenn Arbeitgeber die Mahlzeit „gewährt” (eigene Kantine oder vertraglich gebundener Caterer)
Die steuerliche Gestaltung ist komplex — einen aktuellen Überblick über die Mehrwertsteuer in der Gastronomie 2026 und ihre Auswirkungen auf Speise- und Getränkepreise finden Sie in unserem separaten Guide. Besprechen Sie die Detailfragen mit Ihrem Steuerberater — aber kalkulieren Sie vorher, ob die Zahlen überhaupt aufgehen.
Vollkostenrechnung: Was eine Kantinenmahlzeit wirklich kostet
Rechenbeispiel: Betriebskantine, 250 Essen/Tag
| Kostenart | Monat | Pro Mahlzeit (5.500 Essen/Monat) |
|---|---|---|
| Wareneinsatz (Lebensmittel) | 11.000 € | 2,00 € |
| Personal (Koch, Küchenhilfen, Kassierer) | 14.000 € | 2,55 € |
| Miete / Raumkosten (anteilig) | 2.500 € | 0,45 € |
| Energie (Strom, Gas, Wasser) | 1.800 € | 0,33 € |
| Geräte, Wartung, Reinigung | 900 € | 0,16 € |
| Verwaltung (Abrechnung, Hygiene, HACCP) | 600 € | 0,11 € |
| Vollkosten | 30.800 € | 5,60 € |
Wenn der Mitarbeiter 4,50 € zahlt, muss der Arbeitgeber 1,10 € pro Mahlzeit zuschießen. Das klingt wenig — macht aber bei 5.500 Essen im Monat 6.050 € monatlich oder 72.600 € im Jahr.
Die versteckten Kosten
Was in der Aufstellung fehlt und oft übersehen wird:
- Schwund und Überproduktion: In Kantinen werden 8–15 % der produzierten Mahlzeiten nicht verkauft — ein Problem, das auch bei Buffets in der Hotelgastronomie mit 12–20 % Schwund bekannt ist. Bei 250 Essen/Tag und 2,00 € Wareneinsatz sind das 40–75 € pro Tag — 880–1.650 € im Monat
- Sonderwünsche: Vegane/vegetarische Alternativen, Allergiker-Kost, halal — jede Linie erhöht den Aufwand
- Personalausfälle: Krankheitsvertretung, Urlaubsplanung — eine Kantine kann nicht schließen
- Investitionsabschreibung: Konvektomat (15.000–40.000 €), Spülstraße (20.000–50.000 €), Ausgabetheke — alles muss einkalkuliert werden
Zuschussmodelle: Wer zahlt was?
Modell 1: Eigenbetrieb
Der Arbeitgeber betreibt die Kantine selbst: eigenes Personal, eigener Einkauf, eigene Küche.
- Vorteil: Volle Kontrolle über Qualität und Kosten
- Nachteil: Hoher Verwaltungsaufwand, personalintensiv, Arbeitgeberpflichten
- Typisch für: Konzerne, Behörden, Krankenhäuser
Modell 2: Fremdbewirtschaftung (Caterer)
Ein Caterer (Compass, Sodexo, Aramark, Dussmann oder regionale Anbieter) übernimmt den Betrieb.
- Management-Fee-Modell: Arbeitgeber zahlt alle Kosten + Managementgebühr an Caterer (5–12 % vom Umsatz). Risiko liegt beim Arbeitgeber.
- Pacht-Modell: Caterer zahlt Pacht, trägt das unternehmerische Risiko, kalkuliert eigenständig. Arbeitgeber subventioniert über Essenszuschuss.
- Mischmodelle: Arbeitgeber stellt Räume und Geräte, Caterer bringt Personal und Ware.
Modell 3: Essenszuschuss ohne Kantine
Kein eigener Betrieb — der Arbeitgeber bezuschusst externe Mahlzeiten (Restaurant, Lieferdienst, digitale Essenskarte).
- Zuschuss: bis 3,10 € steuerfrei pro Arbeitstag (2026)
- Vorteil: Kein Investitionsbedarf, kein Personal, kein Küchenrisiko
- Nachteil: Weniger Kontrolle über Qualität, höhere Kosten pro Mahlzeit für den Mitarbeiter
Kalkulation für Ausschreibungen
Was der Auftraggeber wissen will
Wenn Sie als Caterer eine Betriebskantine übernehmen wollen, braucht der Auftraggeber:
- Wareneinsatz pro Mahlzeit — aufgeschlüsselt nach Menülinie (Standard, Veggie, Tagesgericht)
- Personalplanung — wie viele Kräfte für wie viele Essen
- Gesamtkalkulation — alle Kosten, transparent aufgeschlüsselt
- Preis pro Essen — was der Mitarbeiter zahlen soll
- Zuschussbedarf — was der Arbeitgeber beisteuern muss
Kalkulationsbeispiel: Drei Menülinien
| Menülinie | Wareneinsatz | Zielverkaufspreis | WE-Quote |
|---|---|---|---|
| Tagesgericht (Hausmannskost) | 1,60 € | 4,20 € | 38,1 % |
| Menü Classic (2 Komponenten + Beilage + Dessert) | 2,20 € | 5,50 € | 40,0 % |
| Menü Vital (vegetarisch/vegan) | 1,40 € | 4,80 € | 29,2 % |
| Salat-Bowl (Self-Service) | 1,80 € | 5,00 € | 36,0 % |
Die vegetarische Linie hat den niedrigsten Wareneinsatz — deshalb ist sie aus Kalkulationssicht die attraktivste. Betriebswirtschaftlich clever: den Veggie-Anteil steigern.
Die Teilnahmequote entscheidet
Der größte Unsicherheitsfaktor in der Kantinen-Kalkulation: Wie viele Mitarbeiter essen tatsächlich in der Kantine?
| Teilnahmequote | Bei 500 Mitarbeitern | Auswirkung |
|---|---|---|
| 60 % (gut) | 300 Essen/Tag | Fixkostendegression, profitable Kalkulation möglich |
| 40 % (mittel) | 200 Essen/Tag | Fixkosten pro Essen steigen um 50 %, enger Spielraum |
| 25 % (schlecht) | 125 Essen/Tag | Kantine ist kaum wirtschaftlich, Zuschuss muss steigen |
Eine niedrige Teilnahmequote ist das größte Risiko. Und sie hängt ab von: Lage des Unternehmens (Innenstadt mit Alternativen vs. Gewerbegebiet), Qualität des Essens, Preisgestaltung, Atmosphäre und Zeitfenster (30 Minuten Mittagspause vs. 60 Minuten).
Die vier häufigsten Fehler in der Kantinen-Kalkulation
1. Nur den Wareneinsatz rechnen
Ein Wareneinsatz von 2,00 € bei einem Verkaufspreis von 4,50 € sieht nach 55 % Rohertrag aus. Aber nach Personal (2,50 €), Energie (0,30 €) und Nebenkosten (0,60 €) bleiben -0,90 €. Die Kantine macht Verlust — und niemand merkt es, weil nur der Wareneinsatz kontrolliert wird.
2. Überproduktion hinnehmen
„Lieber etwas mehr kochen als zu wenig” klingt nach gutem Service. Bei 15 % Überproduktion und 250 Portionen sind das 37 Portionen à 2,00 € = 74 € pro Tag = 1.628 € im Monat. In einem Jahr: fast 20.000 €. Die Lösung: Bestellsysteme (digital oder analog), Erfahrungswerte nach Wochentag, flexible Menüs, die Reste verwerten.
3. Die Teilnahmequote überschätzen
Der häufigste Fehler bei Ausschreibungen: mit 60 % Teilnahmequote kalkulieren, aber nur 35 % erreichen. Die Fixkosten (Personal, Miete, Energie) bleiben gleich — der Umsatz fehlt. Kalkulieren Sie konservativ mit 35–40 % und freuen Sie sich, wenn es mehr wird.
4. Sachbezugswerte ignorieren
Wenn der Arbeitgeber das Essen zu stark subventioniert, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Die Lohnbuchhaltung wird komplexer, die Mitarbeiter zahlen Steuern auf den Zuschuss, und die Akzeptanz der Kantine sinkt. Die Sachbezugswerte sind keine Empfehlung — sie sind eine steuerliche Grenze.
Besonderheiten: Schulen, Kitas und Kliniken
Schulverpflegung
- Preisgrenze oft politisch gesetzt: 3,50–4,50 € pro Mahlzeit (inkl. Getränk)
- DGE-Qualitätsstandards empfohlen, in manchen Bundesländern verpflichtend
- Wareneinsatz-Spielraum: 1,00–1,80 € — extrem eng
- Subventioniert durch Kommune, Elternbeiträge und teilweise Landesmittel
Klinik und Pflegeheim
- Verpflegungskosten sind Teil des Pflegesatzes oder der DRG-Fallpauschale
- Drei Mahlzeiten + Zwischenmahlzeiten pro Tag und Patient
- Wareneinsatz pro Patient/Tag: 5,50–9,00 €
- Sonderkostformen (Diabetiker, püriert, passiert) erhöhen Aufwand erheblich
Diese Woche noch umsetzen
- Rechnen Sie die Vollkosten pro Mahlzeit — nicht nur den Wareneinsatz, sondern alle Kosten inklusive Personal, Miete, Energie und Verwaltung
- Prüfen Sie die Sachbezugswerte 2026: Liegt der Mitarbeiterpreis über oder unter dem Sachbezugswert? Was bedeutet das steuerlich?
- Messen Sie die tatsächliche Überproduktion eine Woche lang — wie viele Portionen bleiben übrig?
- Klären Sie mit dem Steuerberater, wie der Essenszuschuss aktuell versteuert wird — und ob die Gestaltung optimal ist
- Berechnen Sie den Wareneinsatz für Ihr vegetarisches Menü separat — ist es günstiger als das Fleischmenü?
KitchenCost berechnet den Wareneinsatz pro Kantinenrezept — vom Tagesgericht bis zur vegetarischen Bowl. Zutaten eingeben, Portionskosten ablesen, Menülinien vergleichen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Gerichte sich in Ihrer Kantine rechnen und wo nachkalkuliert werden muss. Kostenlos im App Store.