Inventur Gastronomie: Wie Sie den Wareneinsatz wirklich kontrollieren
Der Wareneinsatz laut Kalkulation: 28 %. Der Wareneinsatz laut BWA: 34 %. Sechs Prozentpunkte Differenz — bei 30.000 € Nettoumsatz im Monat sind das 1.800 € im Monat, 21.600 € im Jahr. Wo ist das Geld hin?
Die Antwort kennt nur, wer Inventur macht. Und zwar richtig. Nicht die hektische Zählaktion am 31. Dezember, bei der zwischen Tiefkühltruhe und Weinkeller die Hälfte vergessen wird. Sondern eine systematische Bestandsaufnahme, die den tatsächlichen Verbrauch sichtbar macht.
Warum Inventur in der Gastronomie so wichtig ist
Die Wissenslücke
Die meisten Gastronomen kennen zwei Zahlen: ihren Umsatz (aus der Kasse) und ihren Einkauf (aus den Lieferantenrechnungen). Was sie nicht kennen: wie viel Ware tatsächlich im Betrieb liegt, wie viel davon verbraucht wurde und wie viel verschwunden ist.
Ohne Inventur sieht die Berechnung so aus:
Wareneinsatz = Einkauf des MonatsDas ist falsch. Richtig wäre:
Wareneinsatz = Anfangsbestand + Einkauf – EndbestandWenn Sie im Januar für 9.000 € einkaufen, aber am Monatsende 2.000 € mehr Ware im Lager haben als am Monatsanfang, dann war Ihr tatsächlicher Wareneinsatz nur 7.000 €, nicht 9.000 €. Ohne Inventur wissen Sie das nicht. Wie der Wareneinsatz in der Gastronomie korrekt berechnet wird, ist die Grundlage jeder Bestandskontrolle.
Schwund: Das unsichtbare Leck
| Schwundursache | Typischer Anteil | Beispiel |
|---|---|---|
| Überportionierung | 30–40 % des Schwunds | 20 g mehr Fleisch pro Portion × 80 Portionen/Tag |
| Verderb | 20–30 % | Salat welk, Fisch über MHD, Sahne sauer |
| Nicht erfasster Eigenverbrauch | 10–20 % | Personalessen, Probekochen, Verkostung |
| Diebstahl | 5–15 % | Spirituosen, Fleisch, teure Zutaten |
| Fehlbuchungen | 5–10 % | Falsch getippt, Storno vergessen, Freigetränke |
| Zubereitungsverlust (über Kalkulation) | 5–10 % | Putz- und Garverlust höher als kalkuliert |
In der Summe: 3–8 % des Umsatzes. Bei einem Betrieb mit 400.000 € Jahresumsatz sind das 12.000–32.000 € — und das meiste davon ist vermeidbar. Aber nur, wenn Sie wissen, dass es passiert. Konkrete Maßnahmen, wie Sie Schwund in der Gastronomie systematisch reduzieren, beginnen mit genau dieser Erkenntnis.
Inventurarten: Was für Ihren Betrieb passt
1. Stichtagsinventur
Was: Komplette Bestandsaufnahme an einem bestimmten Tag (typisch: 31.12. oder letzter Tag des Geschäftsjahres)
Pflicht für: Bilanzierende Betriebe (GmbH, UG, Einzelunternehmen ab 80.000 € Gewinn oder 800.000 € Umsatz)
Ablauf:
- Alle Lager, Kühlungen, Tresen und Vorräte systematisch erfassen
- Jede Position zählen, wiegen oder messen
- Angebrochene Gebinde schätzen (50 %, 25 %, 10 %)
- Bewertung zum Netto-Einkaufspreis
- Dokumentation aufbewahren (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Dauer: 3–6 Stunden bei einem Restaurant mit 50 Plätzen (2–3 Personen)
Typische Fehler:
- Tiefkühllager vergessen
- Verbrauchsmaterial nicht erfasst (Öl, Gewürze, Reinigungsmittel)
- Tresen und Bar nicht separat gezählt
- Angebrochene Gebinde nicht bewertet
2. Permanente Inventur
Was: Fortlaufende Bestandsführung über das gesamte Jahr. Der Bestand wird bei jedem Wareneingang und -abgang aktualisiert.
Voraussetzung: Zuverlässiges Warenwirtschaftssystem. Jeder Eingang wird gebucht, jeder Abgang (Verkauf, Verbrauch) erfasst.
Vorteil: Sie wissen jederzeit, was im Lager liegt — und Abweichungen fallen sofort auf.
Nachteil: Hoher Pflegeaufwand. Wenn nicht jeder Warenausgang erfasst wird (und wann wird in der Küche schon jede Zwiebel gebucht?), stimmt der Bestand nicht.
Achtung: Bei permanenter Inventur müssen verderbliche und zerbrechliche Waren (also fast alles in der Gastronomie) trotzdem körperlich gezählt werden. Das Finanzamt akzeptiert für Lebensmittel keine reine Buchbestandsführung.
3. Vereinfachte Monatsinventur (Empfehlung)
Was: Monatliche Zählung der Top-20-Artikel nach Wert. Nicht den gesamten Bestand — nur die Positionen, die 80 % des Wareneinsatzes ausmachen.
Typische Top-20-Kategorien:
| Kategorie | Warum wichtig | Schwundrisiko |
|---|---|---|
| Fleisch (Rind, Schwein, Geflügel) | Hoher Warenwert | Hoch (Überportionierung, Verderb) |
| Fisch und Meeresfrüchte | Sehr hoher Warenwert | Sehr hoch (kurzes MHD) |
| Spirituosen | Hoher Warenwert, leicht entwendbar | Hoch (Schwund, Eigenverbrauch) |
| Wein (offen, nach Flaschen) | Hoher Warenwert | Mittel (Korkverlust, Eigenverbrauch) |
| Käse (Hartkäse, Weichkäse) | Hoher Warenwert | Mittel (Verderb, Schnittabfall) |
| Speiseöl / Butter | Hoher Verbrauch | Mittel (Überverbrauch) |
| Milchprodukte (Sahne, Milch) | Kurzes MHD | Hoch (Verderb) |
| Kaffee (Bohnen) | Hoher Warenwert pro kg | Niedrig |
Dauer: 45–90 Minuten pro Monat (1 Person)
Der Clou: Wenn Sie die Top-20 monatlich erfassen, sehen Sie Abweichungen sofort — und können reagieren, bevor aus 3 % Schwund 8 % werden.
So funktioniert die Inventur praktisch
Vorbereitung (der Teil, den alle überspringen)
- Inventurliste erstellen: Alle Lagerorte systematisch erfassen (Trockenlager, Kühlhaus, Tiefkühler, Tresen, Bar, Weinkeller, Reinigungsmittel)
- Kategorien definieren: Lebensmittel, Getränke (alkoholisch/nicht-alkoholisch), Verbrauchsmaterial, Reinigungsmittel
- Einheiten festlegen: kg, Liter, Stück, Flaschen — und für jede Position die gleiche Einheit wie beim Einkauf verwenden
- Einkaufspreise bereithalten: Letzte Rechnung jedes Lieferanten griffbereit
Durchführung
Zwei-Personen-Prinzip: Einer zählt, einer schreibt. Nicht umgekehrt. Und nicht dieselbe Person für beides.
Reihenfolge: Immer die gleiche Route durch den Betrieb. Von links nach rechts, von oben nach unten, Regal für Regal. Wenn Sie die Reihenfolge jedes Mal ändern, vergessen Sie etwas.
Angebrochene Gebinde:
- Flasche (Spirituosen, Öl): visuell in Vierteln schätzen (voll, ¾, ½, ¼)
- Kiste (Obst, Gemüse): nach Gewicht oder Stückzahl
- Eimer (Soßen, Marinaden): wiegen
- Beutel (Mehl, Reis): wiegen
Bewertung
| Situation | Bewertung |
|---|---|
| Neuware, ungeöffnet | Netto-Einkaufspreis (letzte Rechnung) |
| Angebrochenes Gebinde | Anteilig (50 % Inhalt = 50 % Preis) |
| Preisänderung seit Einkauf | Niederstwertprinzip (niedrigerer Preis) |
| Abgelaufen, aber noch nutzbar | Voller Preis (wenn Sie es noch verwenden) |
| Verdorben, nicht mehr nutzbar | 0,00 € (abschreiben) |
| Selbsthergestellte Ware (Soßen etc.) | Materialkosten der Zutaten |
Soll-Ist-Vergleich: Wo das Geld verschwindet
Die Formel
Ist-Wareneinsatz = Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand
Soll-Wareneinsatz = Σ (verkaufte Portionen × kalkulierter Wareneinsatz pro Portion)
Schwund = Ist-Wareneinsatz – Soll-WareneinsatzBeispiel: Monat Januar
| Position | Betrag |
|---|---|
| Anfangsbestand (1. Januar) | 8.200 € |
| Einkäufe Januar | 11.400 € |
| Endbestand (31. Januar) | 7.800 € |
| Ist-Wareneinsatz | 11.800 € |
| Nettoumsatz Januar | 38.000 € |
| Ist-Wareneinsatzquote | 31,1 % |
| Position | Betrag |
|---|---|
| Verkaufte Portionen × kalkulierter WE | 10.640 € |
| Soll-Wareneinsatzquote | 28,0 % |
Differenz: 1.160 € (3,1 Prozentpunkte)
Wo sind die 1.160 € geblieben?
| Ursache | Geschätzter Anteil | Betrag |
|---|---|---|
| Überportionierung (Fleisch, Käse) | 35 % | 406 € |
| Verderb (Gemüse, Milchprodukte) | 25 % | 290 € |
| Personalessen (nicht erfasst) | 20 % | 232 € |
| Fehlbuchungen / Stornos | 12 % | 139 € |
| Sonstiges (Probekochen, Bruch) | 8 % | 93 € |
Das ist kein Drama — 3 % Schwund ist Branchendurchschnitt. Aber 1.160 € im Monat sind 13.920 € im Jahr. Davon lassen sich realistisch 40–60 % einsparen. Das sind 5.500–8.400 €. Für eine Maßnahme, die 45 Minuten im Monat kostet.
Inventur und Finanzamt
Was das Finanzamt erwartet
Bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie prüft das Finanzamt den Wareneinsatz besonders genau — die Gastronomie gehört zu den „bargeldintensiven Branchen” mit erhöhter Prüfungswahrscheinlichkeit.
Was hilft:
- Nachvollziehbare Inventurlisten (Datum, Zähler, Positionen, Preise)
- Lückenlose Einkaufsbelege
- Plausible Wareneinsatzquoten (nicht zu niedrig — das weckt Misstrauen)
- Dokumentierte Schwundursachen (Verderb-Protokolle, Bruchberichte)
Was schadet:
- Keine Inventur bei Bilanzierungspflicht (→ Schätzung durch das Finanzamt, meist ungünstig)
- Wareneinsatzquoten, die stark von Branchenrichtwerten abweichen
- Fehlende Belege für Eigenverbrauch und Personalessen
Die Schätzungsgefahr
Wenn das Finanzamt den Wareneinsatz nicht nachvollziehen kann, schätzt es. Die Schätzung orientiert sich an Richtwerten der Finanzverwaltung — und die sind für die Gastronomie veröffentlicht. Liegt Ihr gemeldeter Wareneinsatz deutlich unter dem Richtwert, wird eine Hinzuschätzung beim Umsatz vorgenommen. Das kann teuer werden.
Diese Woche noch umsetzen
- Listen Sie die 20 teuersten Zutaten auf — das sind Ihre Inventur-Prioritäten
- Machen Sie eine erste Bestandsaufnahme dieser Top-20: wie viel liegt wo?
- Vergleichen Sie den Wareneinsatz laut BWA mit dem kalkulierten Soll-Wareneinsatz — wie groß ist die Differenz?
- Führen Sie ein einfaches Schwund-Protokoll ein: Was wird heute weggeworfen? Warum?
- Planen Sie die erste Monatsinventur — Termin festlegen, Inventurliste vorbereiten, Person benennen
KitchenCost berechnet den Soll-Wareneinsatz für jedes Rezept — exakt, nach Zutaten und aktuellen Einkaufspreisen. Wenn Sie wissen, was ein Gericht kosten soll, können Sie per Inventur vergleichen, was es tatsächlich kostet. Die Differenz zeigt, wo Sie ansetzen müssen. Kostenlos im App Store.