Hotel-Restaurant Kalkulation: Halbpension, Frühstücksbuffet und warum F&B anders rechnet
Das Restaurant im Hotel hat 40 Plätze, einen Koch, zwei Servicekräfte und einen Wareneinsatz von 34 %. Der Hoteldirektor schüttelt den Kopf: „Zu hoch.” Der Küchenchef verteidigt sich: „Wir machen Halbpension, Frühstücksbuffet und Bankette — das lässt sich nicht mit einem normalen Restaurant vergleichen.”
Beide haben recht. Hotelgastronomie funktioniert nach anderen Regeln als die freie Gastronomie. Der Wareneinsatz ist höher, die Margen sind dünner, und die F&B-Abteilung wird nicht daran gemessen, ob sie Gewinn macht — sondern ob sie die Zimmerauslastung stützt.
Trotzdem muss kalkuliert werden. Denn die Grenze zwischen „unterstützt den Betrieb” und „frisst den Gewinn” ist schmal.
Warum Hotelgastronomie anders kalkuliert
Die drei Grundprobleme
1. Pauschalpreise statt Einzelkalkulation
Im Restaurant bestellt der Gast à la carte — Sie kennen den Wareneinsatz jedes Tellers. In der Hotelgastronomie gibt es:
- Frühstücksbuffet (inkl. Zimmerpreis oder Pauschale)
- Halbpension (Fixpreis für 3-Gang-Menü oder Buffet)
- Bankette (Pauschale pro Person, verhandelt)
- Roomservice (geringe Stückzahl, hoher Aufwand)
Bei jedem dieser Formate kennen Sie den Verkaufspreis, bevor Sie wissen, was der Gast essen wird. Das macht die Kalkulation schwieriger — und den Schwund teurer.
2. Schwund und Überproduktion
| Format | Typischer Schwund | Warum |
|---|---|---|
| Frühstücksbuffet | 15–25 % | Viele Positionen, unberechenbare Gästezahl, Optik muss stimmen — vergleichbar mit Kantinen und Gemeinschaftsverpflegung, wo ähnliche Schwund-Quoten gelten |
| Abendbuffet (HP) | 10–18 % | Weniger Positionen, aber volle Auslage bis Schluss |
| Bankett (Menü) | 3–5 % | Portioniert, planbar |
| Bankett (Buffet) | 12–20 % | Wie Frühstück — Optik geht vor Effizienz |
| Roomservice | 5–10 % | Geringe Stückzahl, aber Vorhalten von Zutaten nötig |
3. F&B ist kein Profit Center — es ist ein Enabler
In der Hotellerie gilt eine Faustregel: Ein Zimmer bringt 70–85 % Marge (nach Reinigung und Betriebskosten). Ein Restaurantteller bringt 10–25 % Marge. Warum gibt es dann das Restaurant? Weil es Zimmer verkauft.
- Hotels mit Restaurant: 5–15 % höhere Auslastung
- Halbpension: Gäste bleiben länger (2,3 vs. 1,8 Nächte im Schnitt)
- Businessgäste: Erwarten Frühstück und Abendessen — ohne Restaurant buchen sie woanders
Frühstücksbuffet: Die tägliche Kalkulation
Was ein Frühstück pro Gast kostet
| Kategorie | Typische Positionen | WE pro Gast |
|---|---|---|
| Budget / 2-Sterne | Brötchen, Aufschnitt, Käse, Marmelade, Butter, Kaffee, Saft | 2,50–4,00 € |
| Mittelklasse / 3-Sterne | + Eierstation, Müsli-Bar, Obst, Joghurt, Lachs | 4,00–6,00 € |
| Gehoben / 4-Sterne | + Live-Cooking (Omelette), Prosecco, Smoothies, Bio-Qualität | 6,00–9,00 € |
| Luxus / 5-Sterne | + Champagner, Kaviar, Patisserie, à-la-carte-Eier | 10,00–18,00 € |
Rechenbeispiel: 3-Sterne-Hotel, 60 Zimmer
| Position | Menge/Tag | Kosten |
|---|---|---|
| Brötchen (Bäcker, frisch) | 120 Stück | 48,00 € |
| Brot (3 Sorten) | 6 kg | 18,00 € |
| Butter (Portionen) | 80 Stück | 12,00 € |
| Aufschnitt (Wurst, 4 Sorten) | 3 kg | 36,00 € |
| Käse (3 Sorten) | 2,5 kg | 30,00 € |
| Marmelade, Honig (Portionen) | 80 Stück | 8,00 € |
| Eier (gekocht + Rührei) | 60 Stück | 18,00 € |
| Müsli, Cornflakes | 2 kg | 6,00 € |
| Joghurt (Portionen) | 40 Stück | 12,00 € |
| Obst (frisch, geschnitten) | 5 kg | 15,00 € |
| Orangensaft (frisch gepresst) | 10 l | 20,00 € |
| Milch | 8 l | 8,00 € |
| Kaffee (Bohnen) | 2 kg | 30,00 € |
| Tee (Beutel) | 30 Stück | 3,00 € |
| Summe Wareneinsatz | 264,00 € | |
| Schwund (18 %) | 47,52 € | |
| Gesamt | 311,52 € |
Bei 55 Frühstücksgästen: 5,66 € Wareneinsatz pro Gast (inkl. Schwund)
Wenn das Frühstück im Zimmerpreis inklusive ist, sieht der Gast keinen separaten Preis. Aber die Kalkulation muss es trotzdem erfassen — denn 5,66 € × 55 Gäste × 365 Tage = 113.567 € Wareneinsatz pro Jahr allein fürs Frühstück.
Schwund reduzieren — ohne Qualitätseinbuße
- Nachfüllen statt Vollladen: Buffet zu 60 % füllen, alle 15 Minuten nachfüllen
- Tracking nach Wochentag: Montags kommen 30 Gäste, Samstags 65 — Menge anpassen
- Saisonale Anpassung: Im August voller als im November — Einkauf anpassen
- Kleine Gebinde: 250g-Käse statt 1-kg-Block — weniger Austrocknung, weniger Abfall
- Resteplanung: Übrig gebliebenes Obst → Smoothie, altes Brot → Croutons für die Suppe
Realistische Einsparung: 3–5 Prozentpunkte weniger Schwund, das sind bei unserem Beispiel 8.000–13.000 € im Jahr.
Halbpension: Der schmale Grat
Was der Gast zahlt vs. was es kostet
| Hotelkategorie | HP-Zuschlag (pro Person/Tag) | Wareneinsatz (3-Gang-Menü) | WE-Quote |
|---|---|---|---|
| 3-Sterne, ländlich | 25–35 € | 6,00–9,00 € | 24–26 % |
| 3-Sterne Superior | 30–42 € | 8,00–12,00 € | 27–29 % |
| 4-Sterne | 40–55 € | 10,00–16,00 € | 25–29 % |
| 4-Sterne Superior | 50–70 € | 14,00–22,00 € | 28–31 % |
Die WE-Quoten sehen akzeptabel aus — 25–31 %. Aber das ist nur der Wareneinsatz. Dazu kommen:
Vollkostenrechnung HP-Abendessen (Beispiel: 4-Sterne, 50 HP-Gäste)
| Position | Pro Gast | Gesamt (50 Gäste) |
|---|---|---|
| Wareneinsatz (3-Gang-Menü) | 13,00 € | 650,00 € |
| Personal (Koch, Service, Spüle, anteilig) | 8,50 € | 425,00 € |
| Energie (Küche, Service, Beleuchtung) | 1,20 € | 60,00 € |
| Tischwäsche, Blumen, Dekoration | 0,80 € | 40,00 € |
| Geschirr/Besteck (Abschreibung, Bruch) | 0,40 € | 20,00 € |
| Reinigung (anteilig) | 0,60 € | 30,00 € |
| Vollkosten | 24,50 € | 1.225,00 € |
HP-Zuschlag: 45,00 € pro Person → Deckungsbeitrag: 20,50 € pro Gast
Das klingt gut — aber rechnen Sie gegenüber: 50 Gäste × 20,50 € = 1.025 € pro Abend. Davon gehen noch Verwaltung, Marketing und anteilige Miete ab. Der F&B-Gewinn schrumpft auf 500–700 € pro Abend. Das ist nicht viel für den Aufwand.
Warum es sich trotzdem lohnt: Der HP-Zuschlag von 45 € wird auf den Zimmerpreis aufgeschlagen. Ein Zimmer für 120 € wird mit HP zu 210 € (Doppelzimmer, 2 Personen × 45 €). Die Zimmermarge bleibt gleich — plus der dünne F&B-Gewinn. Und: HP-Gäste buchen im Schnitt 0,5 Nächte mehr.
Bankettgeschäft: Planbar, aber verhandelt
Kalkulation pro Kopf
| Bankettformat | WE pro Person | Typischer Pauschalpreis | WE-Quote |
|---|---|---|---|
| Kaffeepause (Kaffee + Gebäck) | 1,80–3,00 € | 8–12 € | 22–25 % |
| Stehempfang (Fingerfood, 2h) | 5,00–8,00 € | 25–40 € | 20–28 % |
| 3-Gang-Menü (Business) | 8,00–14,00 € | 35–55 € | 23–25 % |
| 4-Gang-Menü (Feier) | 12,00–20,00 € | 50–85 € | 24–28 % |
| Buffet (Business, warm) | 10,00–16,00 € | 40–60 € | 25–30 % |
| Buffet (Hochzeit, gehoben) | 18,00–30,00 € | 65–120 € | 25–28 % |
Die Getränkepauschale: Wo das Geld liegt
| Pauschale | WE | Pauschalpreis | WE-Quote |
|---|---|---|---|
| Softdrinks (3h, flat) | 1,50 € | 12,00 € | 12,5 % |
| Wein + Softdrinks (3h) | 4,00 € | 22,00 € | 18,2 % |
| All inclusive (4h, inkl. Bier, Wein, Softdrinks) | 7,00 € | 35,00 € | 20,0 % |
Die Getränkepauschale ist der Margenbringer im Bankettgeschäft. Kalkulieren Sie großzügig — die meisten Gäste trinken weniger, als die Pauschale abdeckt. Erfahrungswert: Bei einer 4-Stunden-Pauschale trinken Gäste im Schnitt Getränke im Wert von 60–70 % der Pauschale.
Verhandlungsspielraum
Firmenkunden verhandeln. Immer. Und sie vergleichen Angebote — auch mit externen Caterern. Wie die Kalkulation im Catering funktioniert, hilft Ihnen, wettbewerbsfähige Bankettpreise zu gestalten. Ihr Spielraum:
- Menü-Zusammenstellung: Günstigere Komponenten statt Preissenkung (Hähnchenbrust statt Rinderfilet, saisonales Gemüse statt Spargel)
- Technik-Pauschale separat ausweisen (Beamer, Mikro, Flipchart: 150–400 €)
- Raummiete flexibel gestalten (ab Mindestumsatz kostenlos, sonst 200–600 €)
- Getränkepauschale statt Einzelabrechnung (Planungssicherheit für den Kunden, Marge für Sie)
Roomservice: Aufwändig, aber erwartet
Die ehrliche Kalkulation
Roomservice hat die schlechteste Marge aller F&B-Formate im Hotel:
| Position | Restaurant | Roomservice |
|---|---|---|
| Club Sandwich | 10,90 € | 14,90 € |
| Wareneinsatz | 2,80 € | 2,80 € |
| Personal (anteilig) | 1,50 € | 4,00 € (Lieferung + Tablett, Abräumen) |
| Verbrauchsmaterial | 0,10 € | 0,80 € (Cloche, Tablett-Einleger, Serviette) |
| Rohertrag | 6,50 € | 7,30 € |
Der Rohertrag ist nominell höher — aber nur, weil der Preis 37 % über dem Restaurantpreis liegt. Und ein Kellner, der ein Tablett ins 4. OG bringt, kann in der Zeit drei Tische im Restaurant bedienen.
Empfehlung: Roomservice-Karte auf 8–10 Positionen beschränken. Nur Gerichte, die auf dem Tablett gut aussehen und bei Zimmertemperatur nicht leiden. Aufschlag von 20–30 % zum Restaurantpreis — die Branche tut es, die Gäste erwarten es.
F&B-Kennzahlen: Was Sie messen sollten
| Kennzahl | Zielwert | Was es bedeutet |
|---|---|---|
| F&B-Wareneinsatz (gesamt) | 28–35 % | Gesamter Wareneinsatz aller F&B-Outlets — wie sich das im Vergleich zu anderen Betriebsarten einordnet, zeigen die Wareneinsatz-Richtwerte nach Betriebsart |
| F&B-Anteil am Gesamtumsatz | 25–40 % | Wie wichtig F&B für das Hotel ist |
| Revenue per Available Seat Hour (RevPASH) | 8–15 € | Umsatz pro verfügbarem Sitzplatz pro Stunde |
| Frühstücks-WE pro Gast | 3,50–6,50 € | Abhängig von Kategorie und Buffet-Umfang |
| HP-Deckungsbeitrag pro Gast | 15–25 € | Nach Wareneinsatz und anteiligen Personalkosten |
| Bankettmarge pro Kopf | 18–35 € | Abhängig von Format und Getränkepauschale |
| F&B-Personalkosten | 35–45 % des F&B-Umsatzes | Höher als in der freien Gastronomie |
Die steuerliche Besonderheit: Aufteilung bei Kombiangeboten
Seit 2026 gilt dauerhaft 7 % MwSt. auf Speisen. Bei Kombiangeboten (HP, Übernachtung inkl. Frühstück) muss aufgeteilt werden:
- Übernachtung: 7 % MwSt. (wie bisher)
- Frühstück: 7 % MwSt. (Speisen), 19 % MwSt. (Getränke wie Kaffee, Saft)
- Halbpension: 7 % MwSt. (Speiseanteil), 19 % MwSt. (Getränkeanteil)
Die DEHOGA empfiehlt für die Aufteilung bei Kombiangeboten die Methode nach Einzelverkaufspreisen. Besprechen Sie die Details mit Ihrem Steuerberater — die Aufteilung beeinflusst die MwSt.-Last erheblich.
Die vier häufigsten F&B-Fehler in Hotels
1. Frühstücksbuffet nach Optik statt nach Kalkulation
12 Marmeladensorten, 6 Müsli-Varianten, 4 Brotsorten — alles wunderschön aufgebaut, aber 25 % Schwund. Reduzieren Sie auf das, was die Gäste tatsächlich essen. Tracking über eine Woche zeigt: 80 % der Gäste nehmen 3–4 der gleichen Positionen.
2. Halbpension als Pflicht statt als Produkt
„Wir bieten HP an, weil es alle tun.” Das reicht nicht. Halbpension muss ein Erlebnis sein, das den Aufpreis rechtfertigt — sonst buchen die Gäste nur Übernachtung und essen auswärts. Und Sie haben das Personal trotzdem eingeplant.
3. Bankette ohne Mindestmarge kalkulieren
Ein Firmenkunde will 80 Personen für 42 € pro Kopf? Bevor Sie zusagen: Rechnen Sie die Vollkosten. Wenn der Deckungsbeitrag unter 15 € pro Kopf liegt, verhandeln Sie nach — oder die Veranstaltung kostet mehr, als sie bringt.
4. F&B-Personalkosten nicht nach Format zuordnen
In vielen Hotels gibt es einen F&B-Topf für Personalkosten. Aber Frühstücksbuffet, Restaurant, Bankett und Roomservice haben völlig unterschiedliche Personalbedarfe. Ohne Zuordnung wissen Sie nicht, welches Format profitabel ist und welches subventioniert wird.
Diese Woche noch umsetzen
- Berechnen Sie den Wareneinsatz pro Frühstücksgast — inklusive Schwund. Liegt er im Rahmen für Ihre Kategorie?
- Messen Sie den Buffet-Schwund eine Woche lang: Wie viel wird aufgebaut, wie viel bleibt übrig?
- Rechnen Sie die Vollkosten eines HP-Abendessens durch — nicht nur Wareneinsatz, sondern Personal, Energie und Nebenkosten
- Prüfen Sie Ihre Bankett-Kalkulation: Ist die Getränkepauschale margenoptimiert?
- Vergleichen Sie den F&B-Anteil am Gesamtumsatz mit dem Branchenschnitt (25–40 %)
KitchenCost kalkuliert den Wareneinsatz für jedes Hotelrezept — vom Frühstücksbuffet bis zum Bankettmenü, vom Roomservice-Sandwich bis zum HP-Dreigänger. Alle Zutaten erfassen, Portionskosten berechnen, Menülinien vergleichen. So sehen Sie, welche F&B-Formate sich tragen und wo nachkalkuliert werden muss. Kostenlos im App Store.