Gastronomie-Controlling: 8 Kennzahlen, die Sie jeden Monat prüfen sollten
Es ist der dritte Dienstag im Monat. Ihr Steuerberater hat die BWA geschickt. Sie öffnen die PDF, überfliegen die Zahlen — Umsatz sieht okay aus, Gewinn ist da — und legen sie weg. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Problem: Wenn die BWA auf Ihrem Schreibtisch liegt, ist der Monat vorbei. Was schiefgelaufen ist, können Sie nicht mehr ändern. Und ob sich gerade etwas anbahnt, das in zwei Monaten richtig wehtut, sehen Sie erst, wenn es so weit ist.
Controlling bedeutet nicht, ein BWA-Studium zu absolvieren. Es bedeutet: acht Zahlen jeden Monat anschauen, mit dem Vormonat vergleichen, und bei Abweichungen sofort reagieren. Das dauert 30 Minuten. Und es ist der Unterschied zwischen Gastronomen, die ihr Geschäft steuern, und solchen, die vom Geschäft gesteuert werden.
Der Unterschied zwischen BWA und Controlling
Die BWA lesen und verstehen — das ist der erste Schritt. Aber die BWA ist ein Rückspiegel. Sie zeigt, was war. Controlling schaut durch die Windschutzscheibe.
| BWA lesen | Controlling | |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Rückblickend (letzter Monat) | Vergleichend (Trend erkennen) |
| Frage | „Was ist passiert?” | „Was verändert sich — und warum?” |
| Aktion | Zur Kenntnis nehmen | Maßnahme einleiten |
| Aufwand | 10 Minuten | 30 Minuten/Monat |
| Wirkung | Information | Steuerung |
Die 8 Kennzahlen — Ihr monatlicher Gesundheitscheck
1. Wareneinsatzquote (WEQ)
Formel: Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100
Die Kernkennzahl für jeden Gastronomen. Sie zeigt, wie viel von jedem eingenommenen Euro direkt für Lebensmittel und Getränke ausgegeben wird.
Richtwerte nach Betriebsart:
| Betriebsart | WEQ Zielwert | Alarm ab |
|---|---|---|
| Restaurant (à la carte) | 25–32 % | >34 % |
| Imbiss / Schnellgastronomie | 30–38 % | >40 % |
| Café / Bäckerei | 20–28 % | >30 % |
| Catering | 35–42 % | >44 % |
| Bar / Cocktailbar | 18–24 % | >26 % |
Häufigste Ursachen bei steigender WEQ:
- Einkaufspreise gestiegen (Lieferantenrechnungen prüfen → Lieferantenbewertung)
- Portionsgrößen schleichen nach oben (Waage statt Augenmaß)
- Schwund hat zugenommen (Verderb, Überproduktion, Diebstahl)
- Verkaufspreise zu lange nicht angepasst (→ Preise erhöhen)
2. Personalkostenquote
Formel: Personalkosten (brutto + AG-Anteile + BGN) ÷ Nettoumsatz × 100
| Betriebsart | Zielwert | Alarm ab |
|---|---|---|
| Restaurant (Service + Küche) | 30–38 % | >40 % |
| Imbiss / Selbstbedienung | 20–28 % | >30 % |
| Café | 28–35 % | >37 % |
| Hotel-Restaurant | 35–42 % | >44 % |
Wichtig: Vergessen Sie nicht die Mindestlohn-Erhöhungen. Der Mindestlohn steigt regelmäßig — wenn Sie Ihre Preise nicht parallel anpassen, steigt die Personalkostenquote automatisch.
Mehr dazu: Personalkosten in der Gastronomie
3. Prime Cost — die Kennzahl, die alles zusammenfasst
Formel: (Wareneinsatz + Personalkosten) ÷ Nettoumsatz × 100
Das ist die Kennzahl, auf die es letztlich ankommt. Alles, was nach Prime Cost übrig bleibt, muss für Miete, Energie, Versicherungen, Abschreibungen, Steuern und Ihren Gewinn reichen. Eine ausführliche Anleitung mit Berechnungsbeispielen, häufigen Fehlern und Optimierungsstrategien finden Sie im Prime-Cost-Leitfaden.
| Prime Cost | Bewertung | Was es bedeutet |
|---|---|---|
| Unter 55 % | 🟢 Sehr gut | Spielraum für Investitionen, Rücklagen, Wachstum |
| 55–60 % | 🟡 Normal | Standard-Betrieb, funktioniert bei kontrollierten Fixkosten |
| 60–65 % | 🟠 Kritisch | Gewinn ist minimal oder null, sofort analysieren |
| Über 65 % | 🔴 Alarm | Betrieb arbeitet im Verlust — Sofortmaßnahmen nötig |
Beispielrechnung:
| Kennzahl | Betrag | % vom Umsatz |
|---|---|---|
| Nettoumsatz | 40.000 € | 100 % |
| Wareneinsatz | 11.200 € | 28 % |
| Personalkosten | 12.400 € | 31 % |
| Prime Cost | 23.600 € | 59 % |
| Verbleibt für Miete, Nebenkosten, AfA, Gewinn | 16.400 € | 41 % |
Bei Pacht/Miete von 3.500 €, Energie 1.800 €, Versicherungen 450 €, AfA 800 €, sonstige Gemeinkosten 2.500 € bleiben in diesem Beispiel rund 7.350 € — das sind 18,4 % Gewinn vor Steuern. Gesund.
Steigt die Prime Cost auf 65 %, bleiben nur noch 14.000 € für alles andere. Der Gewinn schmilzt auf rund 4.950 € — ein Drittel weniger.
4. Umsatz pro Gast (Bon-Durchschnitt)
Formel: Nettoumsatz ÷ Anzahl Gäste (oder Bons)
| Betriebsart | Typischer Wert |
|---|---|
| Imbiss | 8–14 € |
| Café | 9–16 € |
| Restaurant (mittleres Segment) | 25–45 € |
| Gehobene Gastronomie | 55–120 € |
Warum diese Zahl so wichtig ist: Wenn der Gesamtumsatz sinkt, kann das zwei Gründe haben — weniger Gäste oder niedrigerer Bon-Durchschnitt. Die Maßnahmen sind völlig unterschiedlich:
- Weniger Gäste → Marketing, Standort, Angebot prüfen
- Niedrigerer Bon → Speisekarte optimieren, Upselling schulen
5. Umsatz pro Sitzplatz und Öffnungstag
Formel: Nettoumsatz ÷ (Sitzplätze × Öffnungstage)
Diese Kennzahl zeigt, wie effizient Sie Ihre Fläche nutzen. Besonders relevant, wenn Sie über Vergrößerung oder Verkleinerung nachdenken.
| Betriebsart | Zielwert pro Sitzplatz/Tag |
|---|---|
| Schnellrestaurant | 40–70 € |
| Restaurant (mittleres Segment) | 30–55 € |
| Café | 20–35 € |
| Biergarten (saisonal) | 25–50 € |
Sinkt der Wert? Mögliche Ursachen: zu viele Sitzplätze für die Nachfrage, falsche Öffnungszeiten, Reservierungslücken.
6. Deckungsbeitrag pro Gericht
Formel: Verkaufspreis netto − Wareneinsatz pro Portion
Das ist die Kennzahl, die Ihnen sagt, welche Gerichte Ihr Geschäft tragen und welche es belasten.
Beispiel aus einem realen Mittagstisch:
| Gericht | VK netto | Wareneinsatz | Deckungsbeitrag | WEQ |
|---|---|---|---|---|
| Schnitzel mit Pommes | 10,92 € | 3,20 € | 7,72 € | 29 % |
| Pasta Carbonara | 9,24 € | 1,85 € | 7,39 € | 20 % |
| Lachs mit Gemüse | 13,45 € | 5,60 € | 7,85 € | 42 % |
| Caesar Salad | 10,08 € | 2,40 € | 7,68 € | 24 % |
Alle vier Gerichte haben einen ähnlichen Deckungsbeitrag (um 7,50 €). Aber der Lachs hat eine WEQ von 42 % — wenn das Ihr Bestseller ist, zieht er die Gesamt-WEQ nach oben. Lösung: Nicht streichen, aber Preiskalkulation anpassen oder Portion optimieren.
→ Mehr zum Deckungsbeitrag vs. Aufschlagkalkulation
7. Break-even-Punkt
Formel: Fixkosten ÷ Deckungsbeitragsquote
Ab welchem Umsatz verdienen Sie Geld? Diese Zahl sollten Sie kennen — und jeden Monat prüfen, ob Sie darüber liegen.
Beispiel:
| Posten | Betrag/Monat |
|---|---|
| Miete | 3.500 € |
| Personal (fix, Grundgehälter) | 9.000 € |
| Energie | 1.800 € |
| Versicherungen | 450 € |
| AfA | 800 € |
| Sonstige Fixkosten | 1.500 € |
| Fixkosten gesamt | 17.050 € |
Bei einem durchschnittlichen Deckungsbeitrag von 70 % (WEQ 30 %):
Break-even = 17.050 € ÷ 0,70 = 24.357 € Nettoumsatz/Monat
Alles über 24.357 € ist Gewinn. Alles darunter ist Verlust. Wenn Ihr Umsatz im Januar bei 26.000 € lag und im Februar auf 23.500 € fällt, sind Sie unter der Schwelle — und sollten sofort reagieren.
8. Liquiditätsreserve (Tage)
Formel: Kontostand ÷ durchschnittliche Tagesausgaben
Keine BWA-Kennzahl, aber überlebenswichtig. Wie viele Tage können Sie weitermachen, wenn ab morgen kein Gast mehr kommt?
| Reserve | Bewertung |
|---|---|
| Unter 14 Tage | 🔴 Existenzgefährdend |
| 14–30 Tage | 🟠 Knapp — jeder Umsatzeinbruch wird kritisch |
| 30–60 Tage | 🟡 Solide Basis |
| Über 60 Tage | 🟢 Komfortabel |
Mehr zur Finanzierung und Liquiditätsplanung
Ihr monatlicher Controlling-Bogen
Sie brauchen keine Software und kein Excel-Monster. Ein einfaches Blatt, das Sie jeden Monat ausfüllen, reicht.
| Kennzahl | Jan | Feb | Mrz | Trend | Maßnahme |
|---|---|---|---|---|---|
| Wareneinsatzquote | 28,4 % | 29,1 % | 31,7 % | 🔴 ↑ | Einkauf prüfen, Portionen wiegen |
| Personalkostenquote | 32,0 % | 31,5 % | 31,8 % | 🟢 → | — |
| Prime Cost | 60,4 % | 60,6 % | 63,5 % | 🔴 ↑ | WEQ-Anstieg ist die Ursache |
| Umsatz/Gast | 28,50 € | 27,90 € | 27,20 € | 🟡 ↓ | Speisekarte + Upselling prüfen |
| Umsatz/Sitzplatz/Tag | 42 € | 39 € | 36 € | 🟠 ↓ | Öffnungszeiten / Auslastung prüfen |
| DB Top-Gericht | 8,20 € | 8,20 € | 7,40 € | 🟡 ↓ | Rezept nachkalkulieren |
| Break-even erreicht? | ✅ | ✅ | ⚠️ knapp | — | Fixkosten prüfen |
| Liquiditätsreserve | 38 Tage | 34 Tage | 28 Tage | 🟡 ↓ | Ausgaben drosseln |
Das Ampelsystem:
- 🟢 Grün: Wert im Zielkorridor, kein Handlungsbedarf
- 🟡 Gelb: Leichte Abweichung (<2 Prozentpunkte), beobachten
- 🟠 Orange: Deutliche Abweichung (2–4 Prozentpunkte), Ursache finden
- 🔴 Rot: Starke Abweichung (>4 Prozentpunkte), sofort handeln
Was tun bei Abweichungen? — Drei Szenarien
Szenario 1: WEQ steigt plötzlich um 3 Punkte
Checkliste:
- Einkaufsrechnungen des Monats mit Vormonat vergleichen — sind Preise gestiegen?
- Inventur machen — stimmen die Bestände?
- Portionsgrößen in der Küche prüfen — wird nach Rezept gearbeitet?
- Verkaufsstruktur analysieren — werden mehr Gerichte mit hoher WEQ verkauft?
- Umsatz prüfen — bei gleichem Einkauf und weniger Umsatz steigt die Quote automatisch
Szenario 2: Personalkosten steigen ohne Umsatzwachstum
Checkliste:
- Überstunden prüfen — werden Stunden korrekt erfasst?
- Dienstplan analysieren — sind die Schichten an die Auslastung angepasst?
- Krankenstand prüfen — hoher Ausfall führt zu teuren Aushilfen
- Mindestlohn-Anpassung berücksichtigt? Preise parallel erhöht?
Szenario 3: Break-even wird nicht mehr erreicht
Sofortmaßnahmen:
- Fixkosten durchgehen — gibt es etwas, das kurzfristig reduzierbar ist?
- Öffnungszeiten überprüfen — lohnen sich alle Tage/Schichten?
- Speisekarte straffen — weniger Gerichte = weniger Einkauf, weniger Schwund, schnellere Küche
- Preise anpassen — oft reichen 5–8 % Erhöhung (→ Preise erhöhen)
- Finanzplan aktualisieren und mit Steuerberater besprechen
Die Richtsatzsammlung — Ihr Vergleichsmaßstab vom Finanzamt
Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die Richtsatzsammlung mit Durchschnittswerten für jede Branche. Diese Werte nutzt auch das Finanzamt bei der Betriebsprüfung. Wenn Ihre Zahlen dauerhaft und erheblich von den Richtsätzen abweichen, kann das eine Prüfung auslösen.
| Branche | Rohgewinnaufschlag (Richtsatz) | Entspricht ca. WEQ |
|---|---|---|
| Speisewirtschaft | 190–330 % | 23–34 % |
| Schankwirtschaft | 250–400 % | 20–29 % |
| Imbissbetrieb | 150–280 % | 26–40 % |
| Café / Konditorei | 200–350 % | 22–33 % |
Diese Werte sind Korridore — und innerhalb dieser Korridore bewegen Sie sich sicher. Deutliche Abweichungen nach unten (also ein sehr niedriger Rohgewinn) wecken Interesse beim Finanzamt, weil sie auf nicht erfasste Einnahmen hindeuten könnten.
Diese Woche noch umsetzen
- Die letzte BWA Ihres Steuerberaters öffnen und die 8 Kennzahlen herausschreiben
- Wareneinsatzquote und Personalkostenquote der letzten 3 Monate nebeneinanderlegen — gibt es einen Trend?
- Prime Cost berechnen: Liegt sie unter 60 %?
- Break-even für Ihren Betrieb ausrechnen — und prüfen, ob jeder Monat darüber lag
- Einen einfachen Controlling-Bogen anlegen (Tabelle, Notizbuch oder Excel) und ab nächsten Monat führen
Controlling beginnt bei der Rezeptkalkulation: Wenn Sie wissen, was jedes Gericht kostet, können Sie Ihre Wareneinsatzquote gezielt steuern. KitchenCost berechnet Ihre Rezeptkosten — und zeigt sofort, wo Ihre Marge liegt. Kostenlos im App Store.