Finanzplan Gastro-Gründung: Was Sie wirklich brauchen — und woher das Geld kommt

In Deutschland haben zwischen 2020 und 2023 rund 48.000 Gastronomiebetriebe geschlossen. 2024 kamen 1.190 Insolvenzen hinzu — 30 % mehr als im Vorjahr. Das klingt nach einer Branche, in der man besser nicht gründet.

Und trotzdem tun es jedes Jahr Tausende. Weil sie kochen können, weil sie eine Idee haben, weil sie von der eigenen Küche träumen. Die Leidenschaft ist da. Was oft fehlt, ist der Finanzplan.

Nicht der Businessplan mit hübschen Grafiken für die Bank. Sondern die ehrliche Rechnung: Was kostet es wirklich? Wie lange dauert es, bis der Laden sich trägt? Und was passiert, wenn die Umsätze im ersten Jahr bei 60 % der Prognose liegen? Einen umfassenden Überblick über alle Kosten einer Existenzgründung in der Gastronomie finden Sie im separaten Ratgeber.

Was eine Gastro-Gründung wirklich kostet

Investitionskosten — die einmaligen Ausgaben

Laufende Kosten — der Monat, der sich wiederholt

Ob diese Kostenanteile im laufenden Betrieb stimmen, sehen Sie an Ihrer BWA (Betriebswirtschaftlichen Auswertung) — dem monatlichen Finanz-Check, den Ihr Steuerberater erstellt. Und ob Ihre Raumkosten tragbar sind, hängt davon ab, was genau in Ihrem Pacht- oder Mietvertrag steht.

Die Betriebsmittelreserve — der vergessene Posten

Hier scheitern die meisten. Die Investition steht, die Eröffnung war ein Erfolg — und nach drei Monaten geht das Geld aus, weil der laufende Betrieb mehr kostet als geplant.

Faustregel: Mindestens 3 Monatskosten als Reserve. Besser: 6 Monate.

Fördermittel und Finanzierung — was es gibt

Einen ausführlichen Ratgeber zu Kreditarten, Bankgespräch und Bürgschaftsbanken finden Sie im separaten Finanzierungsleitfaden.

Deutschland

Österreich

Die Genehmigungskosten im Detail

Was viele Gründer vergessen — die Bürokratie kostet:

Die Umsatzplanung — ehrlich rechnen

Der häufigste Fehler

Gründer rechnen mit 80 % Auslastung ab Monat drei. Die Realität:

So rechnen Sie konservativ

Beispiel: Restaurant, 80 Plätze, Ø-Bon 28 €

Maximale Kapazität:
80 Plätze × 1,5 Umschlag × 28 € × 30 Tage = 100.800 €/Monat

Konservative Planung (55 % Auslastung, 26 Tage):
80 × 1,5 × 28 € × 26 × 55 % = 48.048 €/Monat

Davon Speisen (75 %, seit 2026 mit 7 % MwSt.):
36.036 € brutto → 33.678 € netto

Davon Getränke (25 %, weiterhin 19 % MwSt.):
12.012 € brutto → 10.094 € netto

Nettoumsatz gesamt: 43.772 €/Monat

Wichtig seit 2026: Die dauerhafte 7 % MwSt. auf Speisen verbessert den Nettoumsatz erheblich. Gegenüber der 19-%-Berechnung sind das bei 36.000 € Bruttoumsatz Speisen rund 3.600 € mehr Nettoumsatz pro Monat. Das verändert die Gesamtkalkulation spürbar — aber es ändert nichts an der Anlaufphase.

Saisonalität einplanen

Liquiditätsplanung — wann das Geld knapp wird

Die kritische Phase: Monat 4 bis 8

Die Eröffnungseuphorie ist vorbei, aber die Stammkunden sind noch nicht da. In dieser Phase verbrennen die meisten Betriebe Geld.

In diesem Beispiel ist der Break-even in Monat 5 — aber das kumulierte Minus beträgt 34.000 €. Dieses Geld muss vorfinanziert sein. Wer nur 20.000 € Reserve hat, geht in Monat 3 das Geld aus.

Das Bankgespräch — was überzeugt

Was die Bank sehen will

Der realistische Finanzierungsmix

Die vier teuersten Gründungsfehler

1. Zu viel in den Ausbau, zu wenig in die Reserve

Das Fitnessstudio-Syndrom: Alles glänzt, aber nach sechs Monaten ist das Konto leer. Investieren Sie 60 % in die Einrichtung und 40 % in Betriebsmittel — nicht umgekehrt. Wer zum Beispiel ein Café eröffnen will, braucht oft weniger Küchenausstattung — aber genauso viel Betriebsmittelreserve.

2. Keine Pufferzeiten einplanen

Die Genehmigung dauert drei Wochen länger. Der Umbau vier Wochen. Die Küche wird zwei Wochen später geliefert. Jede Verzögerungswoche kostet Miete, ohne dass ein Euro reinkommt.

Tipp: Planen Sie 2 Monate Puffer zwischen Mietbeginn und Eröffnung ein. Wie genau ein Pacht- oder Mietvertrag funktioniert — und welche Klauseln Ihnen bei Verzögerungen helfen — lesen Sie in unserem Ratgeber dazu.

3. Personalkosten unterschätzen

Nicht nur Bruttolöhne — rechnen Sie mit dem Faktor 1,3 bis 1,5 für Lohnnebenkosten. Ein Koch mit 3.200 € brutto kostet Sie 4.160–4.800 € im Monat. Dazu kommen Urlaub, Krankheit, Feiertage. Eine detaillierte Aufschlüsselung finden Sie im Ratgeber zu Personalkosten in der Gastronomie.

4. Die eigenen Lebenshaltungskosten vergessen

Sie gründen — und verdienen erstmal nichts. Mindestens 6–12 Monate kein Unternehmergehalt ist realistisch. Sind Ihre privaten Kosten (Miete, Versicherung, Lebenshaltung) in dieser Zeit gedeckt?

Diese Woche noch umsetzen

• Schreiben Sie alle Investitionskosten einzeln auf — nicht “Küchenausstattung”, sondern jedes Gerät mit geschätztem Preis
• Berechnen Sie Ihre monatlichen Fixkosten (Miete, Personal, Versicherung) — das ist Ihr monatliches Minimum
• Erstellen Sie eine konservative Umsatzplanung: 50 % Auslastung für die ersten 6 Monate
• Prüfen Sie die KfW-Förderprogramme unter kfw.de — der ERP-Gründerkredit StartGeld ist der einfachste Einstieg
• Rechnen Sie Ihre Liquiditätsreserve aus: Wie viele Monate können Sie die Fixkosten tragen, wenn der Umsatz bei 50 % liegt?
• Vereinbaren Sie ein erstes Gespräch mit Ihrer Hausbank — unverbindlich, aber mit konkreten Zahlen

KitchenCost berechnet den Wareneinsatz pro Rezept — und das ist die Grundlage jeder Umsatzplanung. Wer vor der Gründung weiß, was jedes Gericht in der Herstellung kostet, plant den Verkaufspreis richtig und die Marge realistisch. Rezepte anlegen, Zutatenpreise eingeben, Marge prüfen — bevor der erste Gast bestellt. Kostenlos im App Store.