Existenzgründung Gastronomie: Was es wirklich kostet, ein Restaurant zu eröffnen
Der Traum vom eigenen Restaurant ist so alt wie die Gastronomie selbst. Das Problem: Viele rechnen mit dem, was sie in der Küche können — aber nicht mit dem, was der Betrieb kostet. Und zwischen dem perfekten Risotto und einer funktionierenden Gewinn-und-Verlust-Rechnung liegen Welten.
Die Statistik ist ernüchternd: Etwa die Hälfte aller Gastro-Neugründungen überlebt die ersten fünf Jahre nicht. Und in den seltensten Fällen liegt es an schlechtem Essen. Es liegt fast immer am Geld.
Die einmaligen Kosten — bevor der erste Gast kommt
Investitionskosten nach Betriebsart
| Posten | Imbiss / kleines Café | Restaurant (40–60 Plätze) | Gehobene Gastronomie |
|---|---|---|---|
| Küchenausstattung | 15.000–35.000 € | 40.000–80.000 € | 80.000–150.000 € |
| Umbau / Einrichtung | 10.000–30.000 € | 30.000–80.000 € | 60.000–150.000 € |
| Theke / Bar | 3.000–8.000 € | 8.000–20.000 € | 15.000–40.000 € |
| Mobiliar (Tische, Stühle) | 3.000–8.000 € | 10.000–25.000 € | 20.000–50.000 € |
| Geschirr, Besteck, Gläser | 2.000–5.000 € | 5.000–12.000 € | 10.000–25.000 € |
| Kassensystem (TSE-konform) | 1.500–3.000 € | 3.000–6.000 € | 5.000–10.000 € |
| Lüftung / Abluftanlage | 5.000–15.000 € | 10.000–30.000 € | 20.000–50.000 € |
| Erstausstattung Warenlager | 2.000–5.000 € | 5.000–10.000 € | 8.000–15.000 € |
| Genehmigungen, Anwalt, Steuerberater | 2.000–5.000 € | 3.000–8.000 € | 5.000–12.000 € |
| Summe | 43.500–114.000 € | 114.000–271.000 € | 223.000–502.000 € |
Diese Zahlen sind keine Theorie — sie stammen aus DEHOGA-Erhebungen und IHK-Beratungsdaten. Und sie beinhalten noch keine Kaution (oft drei Monatsmieten, also 3.000–15.000 €) und keine Anlaufverluste.
Der vergessene Posten: Anlaufkapital
Die ersten drei bis sechs Monate macht ein neues Restaurant in der Regel keinen Gewinn. Oft nicht mal Umsatz, der die Kosten deckt. Trotzdem müssen Sie Miete zahlen, Personal bezahlen und Ware einkaufen.
Faustregel: Planen Sie 3–6 Monatsmieten plus 3 Monate Betriebskosten als Liquiditätsreserve ein.
Bei einem Restaurant mit 4.500 € Miete und 15.000 € monatlichen Betriebskosten sind das:
- Kaution: 13.500 €
- Anlaufreserve: 58.500 € (3 × 19.500 €)
- Zusammen: 72.000 €
Wer dieses Geld nicht hat, steht im dritten Monat mit dem Rücken an der Wand — und fängt an, an der Qualität zu sparen. Das ist der Anfang vom Ende. Was genau in Ihrem Pacht- oder Mietvertrag steht — und welche Fallstricke Sie kennen sollten — lohnt sich zu lesen, bevor Sie unterschreiben.
Die laufenden Kosten — jeden Monat
Kostenstruktur eines typischen Restaurants
| Kostenart | Anteil am Umsatz | Bei 40.000 € Umsatz/Monat |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | 25–32 % | 10.000–12.800 € |
| Personalkosten (inkl. Lohnnebenkosten) | 30–40 % | 12.000–16.000 € |
| Miete | 8–12 % | 3.200–4.800 € |
| Energie, Wasser, Entsorgung | 4–7 % | 1.600–2.800 € |
| Versicherungen | 1–2 % | 400–800 € |
| Verwaltung, Steuerberater | 1–2 % | 400–800 € |
| Marketing | 1–3 % | 400–1.200 € |
| Instandhaltung, Rücklagen | 2–3 % | 800–1.200 € |
| Gewinn | 3–8 % | 1.200–3.200 € |
Lesen Sie die letzte Zeile noch einmal. 3–8 % Gewinn. Das bedeutet: Von jedem Euro Umsatz bleiben 3 bis 8 Cent übrig. Bei einem Umsatz von 40.000 € im Monat sind das 1.200–3.200 € — brutto, vor Einkommensteuer.
Deshalb ist jeder halbe Prozentpunkt Wareneinsatz, den Sie falsch kalkulieren, bares Geld.
Personalkosten — der größte Brocken
In der deutschen Gastronomie ist Personal teuer. Und das ist auch gut so — aber Sie müssen es kalkulieren. Mehr dazu im Leitfaden zu Personalkosten.
| Position | Brutto/Monat (Vollzeit) | Mit Lohnnebenkosten (~25 %) |
|---|---|---|
| Koch / Köchin | 2.400–3.200 € | 3.000–4.000 € |
| Küchenhilfe | 2.100–2.500 € | 2.625–3.125 € |
| Servicekraft | 2.100–2.800 € | 2.625–3.500 € |
| Restaurantleitung | 3.000–4.000 € | 3.750–5.000 € |
Dazu kommen: Überstundenzuschläge, Sonn- und Feiertagszuschläge, Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Trinkgeld-Regelung (seit 2023 klarer geregelt), Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.
Wenn Sie selbst in der Küche stehen, sparen Sie eine Kraft ein — aber vergessen Sie nicht, sich selbst ein kalkulatorisches Gehalt zu zahlen. Wer die eigene Arbeit nicht einrechnet, weiß nicht, ob der Betrieb profitabel ist oder ob er nur von Ihrer unbezahlten Arbeit lebt.
Die Genehmigungen — bevor Sie loslegen können
Pflicht für jeden Gastro-Betrieb
- Gewerbeanmeldung beim Ordnungs- oder Gewerbeamt (20–60 €)
- Gaststättenerlaubnis — die Regeln variieren nach Bundesland. In Bayern, Baden-Württemberg und Thüringen ist sie noch erforderlich; andere Bundesländer haben das Gaststättengesetz liberalisiert. Kosten: 100–500 €, Bearbeitungszeit: 4–12 Wochen
- Gesundheitszeugnis nach §43 Infektionsschutzgesetz — Belehrung beim Gesundheitsamt für Sie und alle Mitarbeiter mit Lebensmittelkontakt (25–35 € pro Person)
- HACCP-Konzept — Dokumentation der Lebensmittelhygiene. Kein Antrag, aber Pflicht bei jeder Kontrolle (Details und Kosten im HACCP-Leitfaden)
- Kassensystem mit TSE — Technische Sicherheitseinrichtung ist seit 2020 Pflicht. Das Finanzamt prüft das.
Je nach Standort und Konzept zusätzlich
- Bauliche Genehmigungen bei Umbau (Brandschutz, Lüftung, Toiletten)
- Schankvorgarten-Genehmigung für Außenbestuhlung
- Sperrzeitregelungen — variieren stark nach Kommune
- Stellplatznachweis — in manchen Städten müssen Gastro-Betriebe eine Mindestanzahl Parkplätze nachweisen oder eine Ablöse zahlen
- GEMA-Lizenz bei Hintergrundmusik (ab ca. 200 €/Jahr)
- Schankerlaubnis bei Alkoholausschank (in den meisten Bundesländern Teil der Gaststättenerlaubnis)
Tipp: Machen Sie einen Termin bei der IHK in Ihrer Region. Die Gründerberatung ist kostenlos und hilft Ihnen, keine Genehmigung zu vergessen. Das Gespräch spart Ihnen mehr als es kostet — nämlich Zeit und Nerven.
Die fünf Fehler, die Gründer das Geschäft kosten
1. Preise nach Bauchgefühl
„Was würde ich selbst bezahlen?” ist die falsche Frage. Die richtige: „Was muss ich verlangen, damit Wareneinsatz, Personal, Miete und Gewinn gedeckt sind?” Wenn die Antwort 18,90 € ist und Sie glauben, das sei zu teuer — dann stimmt entweder Ihr Konzept nicht oder Ihr Standort.
2. Keinen Puffer einplanen
Die Spülmaschine geht kaputt (2.000 €). Ein Koch kündigt, die Zeitarbeitsfirma kostet das Doppelte. Im Sommer bleiben die Gäste aus, weil alle im Urlaub sind. Wer keine Reserve hat, wird vom ersten Unvorhergesehenen in die Knie gezwungen.
3. Zu viele Gerichte auf der Karte
Jedes Gericht auf der Karte bedeutet: mehr Zutaten im Lager, mehr Verderb, mehr Vorbereitung, höherer Wareneinsatz. Die erfolgreichsten neuen Restaurants haben 8–15 Gerichte auf der Karte — nicht 45.
4. Keine Rezeptkalkulation
Erstaunlich viele Gründer eröffnen ein Restaurant, ohne zu wissen, was ihre Gerichte in der Herstellung kosten. Sie kaufen ein, kochen und hoffen, dass die Zahlen stimmen. Das ist kein Geschäftsmodell — das ist Glücksspiel.
5. Die eigene Arbeit nicht einrechnen
Wenn Sie 60 Stunden pro Woche in Ihrem Restaurant arbeiten und sich keinen Lohn zahlen, dann subventionieren Sie Ihren Betrieb mit unbezahlter Arbeit. Ziehen Sie ein kalkulatorisches Gehalt ab — wenn dann noch Gewinn übrig bleibt, funktioniert Ihr Konzept wirklich.
Der Businessplan — was die Bank sehen will
Wenn Sie Fremdkapital brauchen (und das ist bei den meisten Gründungen der Fall), brauchen Sie einen Businessplan. Banken und die KfW achten bei Gastro-Gründungen besonders auf:
- Standortanalyse: Laufkundschaft, Wettbewerb, Kaufkraft im Einzugsgebiet
- Rentabilitätsvorschau: Umsatzprognose für 3 Jahre, konservativ gerechnet
- Liquiditätsplanung: Monat für Monat, mindestens 12 Monate
- Wareneinsatzquote: Wenn Sie die nicht kennen, ist das ein Warnsignal
- Eigenmitteleinsatz: Mindestens 20–30 % der Investitionskosten
Wie Sie einen vollständigen Finanzplan für die Gastro-Gründung aufstellen, erklären wir in einem separaten Leitfaden. Die KfW-Förderprogramme (ERP-Gründerkredit, ERP-Kapital) bieten Konditionen, die deutlich unter dem Bankzins liegen. Fragen Sie Ihre Hausbank — KfW-Mittel werden immer über die Hausbank beantragt.
Der Break-even — ab wann verdienen Sie Geld?
Die wichtigste Zahl für Gründer: Ab welchem Umsatz decken Sie alle Kosten?
Break-even-Umsatz = Fixkosten ÷ (1 − Wareneinsatzquote − variable Personalkosten-Quote)
Beispiel für ein kleines Restaurant:
- Fixkosten (Miete, Verwaltung, Versicherung, Ihr Gehalt): 10.000 €/Monat
- Wareneinsatzquote: 28 %
- Variable Personalkosten: 25 %
Break-even: 10.000 ÷ (1 − 0,28 − 0,25) = 10.000 ÷ 0,47 = 21.277 € Umsatz/Monat
Bei einem Durchschnittsbon von 25 € brutto sind das 851 zahlende Gäste pro Monat — oder 39 Gäste pro Tag bei 22 Öffnungstagen.
Schaffen Sie das mit Ihrem Konzept und Standort? Wenn Sie zögern, rechnen Sie lieber noch einmal.
Diese Woche noch umsetzen
- Erstellen Sie eine realistische Investitionskostenaufstellung für Ihr Konzept
- Kalkulieren Sie Ihre monatlichen Fixkosten — alle, auch die unbequemen
- Berechnen Sie den Wareneinsatz für Ihre geplanten Top-5-Gerichte
- Rechnen Sie den Break-even-Punkt: Wie viele Gäste brauchen Sie pro Tag?
- Vereinbaren Sie einen Termin bei der IHK für die kostenlose Gründerberatung
KitchenCost hilft Ihnen, den Wareneinsatz für jedes Gericht schon vor der Eröffnung zu berechnen. Zutaten und Preise eingeben, Schwund berücksichtigen, Verkaufspreis kalkulieren. Kostenlos im App Store.