Erlebnisgastronomie kalkulieren: Was ein Event-Menü wirklich kostet — und wie sich das rechnet
Dienstagabend, 18:30 Uhr. Das Restaurant ist halb leer. Wie jeden Dienstag. 14 besetzte Plätze von 60. Der Umsatz reicht gerade, um die Personalkosten der Schicht zu decken. Sie überlegen zum dritten Mal, ob Sie dienstags schließen sollten.
Drei Straßen weiter, ein anderes Restaurant. Gleiche Größe, gleiche Lage. Aber dienstags ist „Pasta-Kochkurs”. 12 Teilnehmer, 89 € pro Person, ausgebucht bis März. Wareneinsatz: 14 € pro Person. Personal: ein Koch und ein Helfer. Der Dienstagabend bringt 900 € Deckungsbeitrag — mehr als ein normaler Samstagabend.
Das ist keine Fantasie. Das ist Erlebnisgastronomie.
Warum jetzt? Die Zahlen hinter dem Trend
Erlebnisgastronomie ist kein neues Konzept — Rittermahle und Dunkelrestaurants gibt es in Deutschland seit Jahrzehnten. Aber die Nachfrage hat sich verändert. Massiv.
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Wachstum OpenTable Experiences | +79 % im Jahresvergleich | OpenTable 2025 |
| Deutsche, die häufiger an kulinarischen Erlebnissen teilnehmen wollen | 49 % | Forsa 2025 |
| Durchschnittliche Zahlungsbereitschaft für Event-Dinner | 85–120 € pro Person | DEHOGA Trendreport |
| Preispremium gegenüber normalem Restaurantbesuch | +40–80 % | Branchenanalyse |
Der Antrieb: Post-Corona hat sich das Ausgehverhalten verändert. Die Leute gehen seltener essen — aber wenn, dann wollen sie etwas Besonderes. „Einfach essen gehen” reicht nicht mehr. Der Abend muss erzählenswert sein.
Die fünf Formate — und was sie kosten
Format 1: Kochkurs im Restaurant
Der Einstiegs-Klassiker. Sie nutzen Ihre vorhandene Küche, Ihr Know-how und Ihre Zutaten. Die Gäste kochen selbst — unter Anleitung Ihres Küchenchefs.
Kalkulation für einen Pasta-Kochkurs (12 Teilnehmer, 3,5 Stunden):
| Position | Kosten gesamt | Pro Person |
|---|---|---|
| Zutaten (4 Pasta-Varianten + Dessert) | 168 € | 14,00 € |
| Getränke (Aperitif + 2 Gläser Wein) | 72 € | 6,00 € |
| Koch (3,5 h × 25 €/h Arbeitgeberkosten) | 88 € | 7,30 € |
| Assistenz (3,5 h × 16 €/h) | 56 € | 4,70 € |
| Material (Schürzen-Reinigung, Rezepthefte, Deko) | 48 € | 4,00 € |
| Gesamtkosten | 432 € | 36,00 € |
| Preismodell | Verkaufspreis | Deckungsbeitrag/Person | DB gesamt | WEQ |
|---|---|---|---|---|
| Standard | 89 € | 53 € | 636 € | 22,5 % |
| Premium (mit Weinbegleitung) | 119 € | 83 € | 996 € | 16,8 % |
Zum Vergleich — normaler Dienstagabend:
| Szenario | Gäste | Ø Bon | Umsatz | DB (~60 % PC) |
|---|---|---|---|---|
| Normaler Dienstag | 14 | 32 € | 448 € | ~179 € |
| Kochkurs-Dienstag | 12 | 89 € | 1.068 € | ~636 € |
Der Kochkurs bringt 3,5× mehr Deckungsbeitrag als der normale Abend — mit weniger Gästen.
Format 2: Themenabend / Krimi-Dinner
Ein besonderes Menü mit Rahmenhandlung. Vom Krimi-Dinner über „Tatort-Abend” bis zum historischen Rittermahl. Die Küche kocht ein festes Menü, die Unterhaltung liefert den Mehrwert.
Kalkulation Krimi-Dinner (30 Gäste, 4 Stunden):
| Position | Kosten gesamt | Pro Person |
|---|---|---|
| 4-Gänge-Menü (Wareneinsatz) | 360 € | 12,00 € |
| Getränke (Aperitif + 0,5l Wein + Digestif) | 210 € | 7,00 € |
| Küchenpersonal (Koch + 2 Helfer) | 280 € | 9,30 € |
| Service (3 Mitarbeiter × 4 h) | 192 € | 6,40 € |
| Schauspieler / Moderator | 450 € | 15,00 € |
| Deko, Requisiten, Drucksachen | 120 € | 4,00 € |
| Gesamtkosten | 1.612 € | 53,70 € |
| Preismodell | Verkaufspreis | DB/Person | DB gesamt | WEQ |
|---|---|---|---|---|
| Standard (ohne Getränke) | 69 € | 15,30 € | 459 € | 17,4 % |
| All-inclusive | 89 € | 35,30 € | 1.059 € | 21,3 % |
Schlüsselerkenntnis: Die größte Einzelkostenposition ist der Schauspieler (450 €). Aber genau dieser Posten macht den Preissprung von 35 € (normales Menü) auf 69–89 € möglich. Der Schauspieler kostet 15 € pro Person — und ermöglicht 20–50 € Mehrpreis.
Alternativen zum externen Schauspieler:
- Servicepersonal als „Verdächtige” einbeziehen (kein Zusatzkosten)
- Fertige Krimi-Dinner-Sets kaufen (200–300 € einmalig, beliebig oft nutzbar)
- Lokale Theatergruppe als Partner (Tausch: Bühne gegen Abendessen)
Format 3: Wine & Dine / Weinprobe mit Menü
Ideal für Restaurants mit guter Weinkarte. Ein Sommelier oder Winzer führt durch 5–7 Weine, dazu passende Gänge.
Kalkulation Wine & Dine (20 Gäste, 3 Stunden):
| Position | Kosten gesamt | Pro Person |
|---|---|---|
| 5-Gänge-Menü (Wareneinsatz) | 280 € | 14,00 € |
| 6 Weine (Einkauf, je 100 ml pro Person) | 180 € | 9,00 € |
| Koch + Helfer | 175 € | 8,75 € |
| Sommelier / Winzer (oft als Partner kostenlos) | 0–300 € | 0–15,00 € |
| Deko, Weinbeschreibungskarten | 40 € | 2,00 € |
| Gesamtkosten | 675–975 € | 33,75–48,75 € |
| Szenario | Verkaufspreis | DB/Person | DB gesamt |
|---|---|---|---|
| Mit Winzer-Partner (kostenlos) | 89 € | 55,25 € | 1.105 € |
| Mit bezahltem Sommelier | 99 € | 50,25 € | 1.005 € |
Tipp: Kooperieren Sie mit regionalen Winzern. Die meisten stellen die Weine zum Einkaufspreis und einen Referenten kostenlos — im Gegenzug für die Möglichkeit, ihre Weine vor 20 potenziellen Kunden zu präsentieren. Win-win.
Format 4: Chef’s Table / Live Cooking
Die Premium-Variante. 6–10 Gäste sitzen direkt an der Küchentheke oder einem separaten Tisch, der Koch bereitet vor ihren Augen ein mehrgängiges Menü zu und erklärt jeden Schritt.
Kalkulation Chef’s Table (8 Gäste, 3,5 Stunden):
| Position | Kosten gesamt | Pro Person |
|---|---|---|
| 6-Gänge-Menü (Premium-Zutaten) | 200 € | 25,00 € |
| Weinbegleitung (6 Weine) | 96 € | 12,00 € |
| Koch (persönlich, 3,5 h) | 100 € | 12,50 € |
| Assistenz Küche | 56 € | 7,00 € |
| Service (1 Person) | 56 € | 7,00 € |
| Extras (Amuse-Bouche, Petit Fours, Deko) | 48 € | 6,00 € |
| Gesamtkosten | 556 € | 69,50 € |
| Preismodell | Verkaufspreis | DB/Person | DB gesamt | WEQ |
|---|---|---|---|---|
| Inkl. Weinbegleitung | 149 € | 79,50 € | 636 € | 26,8 % |
| Ohne Wein (à la carte dazu) | 119 € | 49,50 € + Wein-Marge | 396 €+ | 21,0 % |
Das Besondere am Chef’s Table: Die Gästezahl ist klein (6–10), aber der Deckungsbeitrag pro Person ist mit 50–80 € der höchste aller Formate. Und es ergibt sich ein Zusatzeffekt: Chef’s-Table-Gäste bestellen oft teure Weine zum Essen — der Getränkeumsatz steigt überproportional.
Format 5: Saisonale Pop-up-Events
Keine dauerhafte Umstellung, sondern gezielte Event-Abende zu besonderen Anlässen: Spargel-Menü, Oktoberfest-Abend, Weihnachtsmenü, Valentinstag, Silvester.
Kalkulation Valentinstag-Dinner (40 Gäste, festes 5-Gänge-Menü):
| Position | Kosten gesamt | Pro Person |
|---|---|---|
| 5-Gänge-Menü (inkl. Premium-Dessert) | 560 € | 14,00 € |
| Aperitif + Weinpaket (pro Paar) | 480 € | 12,00 € |
| Dekoration + Blumen | 200 € | 5,00 € |
| Live-Musik (Duo, 3 Stunden) | 450 € | 11,25 € |
| Personal (Koch + 3 Service) | 560 € | 14,00 € |
| Gesamtkosten | 2.250 € | 56,25 € |
| Preismodell | Verkaufspreis | DB/Person | DB gesamt |
|---|---|---|---|
| Pro Person (inkl. Getränke) | 99 € | 42,75 € | 1.710 € |
| Pro Paar (198 €, zzgl. Getränke à la carte) | 99 € + Getränke | 45–55 € | 1.800–2.200 € |
Normaler Freitagabend zum Vergleich: 40 Gäste × 35 € Bon = 1.400 € Umsatz, davon ~560 € Deckungsbeitrag.
Das Valentinstag-Dinner bringt 3× mehr Deckungsbeitrag — an einem einzigen Abend.
Vergleich: Alle Formate auf einen Blick
| Format | Gäste | Invest/Person | Preis/Person | DB/Person | DB/Abend | Wiederholbar? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kochkurs | 10–14 | 36 € | 89–119 € | 53–83 € | 636–996 € | Wöchentlich |
| Krimi-Dinner | 25–40 | 54 € | 69–89 € | 15–35 € | 459–1.059 € | 1–2×/Monat |
| Wine & Dine | 15–25 | 34–49 € | 89–99 € | 50–55 € | 1.005–1.105 € | 1–2×/Monat |
| Chef’s Table | 6–10 | 70 € | 119–149 € | 50–80 € | 396–636 € | Wöchentlich |
| Saisonales Pop-up | 30–50 | 56 € | 89–119 € | 33–63 € | 1.320–2.520 € | 4–6×/Jahr |
Beste Rendite pro Zeitstunde: Kochkurs und Chef’s Table. Bester absoluter Deckungsbeitrag pro Abend: Saisonales Pop-up und Wine & Dine. Geringster Aufwand: Themenabend / Krimi-Dinner (vor allem mit fertigen Sets).
Die steuerliche Seite: 7 % oder 19 %?
Erlebnisgastronomie hat eine steuerliche Besonderheit: Speisen werden mit 7 % MwSt besteuert, Getränke und Unterhaltungsleistungen mit 19 %.
Was das für ein Paketpreis bedeutet:
| Position | Anteil am Paketpreis | MwSt-Satz |
|---|---|---|
| Speisen | 50–65 % | 7 % |
| Getränke | 15–25 % | 19 % |
| Unterhaltung/Erlebnis | 15–30 % | 19 % |
Beispiel: Paketpreis 89 € (brutto)
| Aufteilung | Netto | MwSt | Brutto |
|---|---|---|---|
| Speisen (60 %) | 49,91 € | 3,49 € (7 %) | 53,40 € |
| Getränke (20 %) | 14,96 € | 2,84 € (19 %) | 17,80 € |
| Unterhaltung (20 %) | 14,96 € | 2,84 € (19 %) | 17,80 € |
| Gesamt | 79,83 € | 9,17 € | 89,00 € |
Zum Vergleich: Würde alles mit 19 % besteuert, wären es nur 74,79 € netto statt 79,83 €. Der Misch-Steuersatz spart Ihnen rund 5 € pro Gast — bei 30 Gästen sind das 150 € pro Abend.
Wichtig: Dokumentieren Sie die Aufteilung nachvollziehbar. Das Finanzamt akzeptiert sachgerechte Schätzungen — aber nicht „alles mit 7 %”. Im Zweifel hilft eine kalkulatorische Aufstellung, die zeigt, wie die Anteile zustande kommen.
→ Mehr zur Betriebsprüfung in der Gastronomie
So starten Sie: Der Fahrplan für Ihren ersten Erlebnis-Abend
Phase 1: Format wählen (Woche 1)
Fragen Sie sich:
- Welches Format passt zu Ihrem Betrieb? (Kochkurs braucht offene Küche, Krimi-Dinner braucht Platz für Aufführung)
- Welches Know-how haben Sie? (Wine & Dine braucht Weinwissen, Chef’s Table braucht einen kommunikativen Koch)
- Welcher Wochentag ist Ihr schwächster? Das ist Ihr Event-Abend.
Phase 2: Kalkulieren (Woche 2)
- Wareneinsatz pro Person berechnen → verwenden Sie Ihre Rezeptkalkulation
- Personalkosten einplanen (inklusive Vorbereitung und Nachbereitung)
- Veranstaltungskosten addieren (Deko, Drucksachen, ggf. Künstler)
- Verkaufspreis festlegen: Gesamtkosten + 40–60 % Aufschlag + steuerliche Aufteilung
- Break-even berechnen: Ab wie vielen Gästen verdienen Sie Geld?
Phase 3: Vermarkten (Woche 3–4)
- Event auf Ihrer Website und Google My Business veröffentlichen
- Social Media: Behind-the-scenes-Content aus der Vorbereitung
- Stammgäste persönlich einladen (höchste Konversion)
- Buchungsplattform einrichten (einfaches Google-Formular reicht für den Anfang)
Phase 4: Durchführen und auswerten (Woche 5+)
- Am Abend: Fotos und Videos für den nächsten Event
- Am nächsten Tag: Gesamtkosten gegen Einnahmen rechnen — stimmt die Kalkulation?
- Feedback einholen (kurzer Fragebogen auf dem Tisch oder per E-Mail)
- Nächsten Termin festlegen und ankündigen
Häufige Fehler — und wie Sie sie vermeiden
„Wir machen es beim ersten Mal zu aufwendig”
Fangen Sie klein an. Ein Kochkurs mit 8 Teilnehmern und einem einfachen Menü. Nicht gleich ein 5-Gänge-Dinner mit Live-Band und 50 Gästen. Den Aufwand hochskalieren können Sie immer noch — runterschrauben ist schwieriger.
„Wir kalkulieren die Arbeitszeit nicht ein”
Die Koch-Stunden für Vorbereitung und Durchführung sind echte Kosten — auch wenn kein Extra-Personal eingestellt wird. Wenn Ihr Koch statt der normalen Abendschicht den Kochkurs macht, fällt entweder das Tagesgeschäft aus oder Sie brauchen einen Vertreter.
„Wir vergessen die Folgekosten”
Schürzen waschen, Rezepthefte drucken, Deko erneuern, Social-Media-Content erstellen. Diese Kleinigkeiten summieren sich auf 3–8 € pro Person und Abend. Kalkulieren Sie sie ein.
„Wir setzen den Preis zu niedrig an”
Erlebnis-Gäste buchen nicht über den Preis. Sie buchen über das Erlebnis. Ein Kochkurs für 49 € signalisiert: „billiges Angebot”. Einer für 89 € signalisiert: „besonderes Erlebnis”. Die Buchungsrate ist bei 89 € oft höher als bei 49 € — weil der Preis das Versprechen transportiert.
Diese Woche noch umsetzen
- Den schwächsten Wochentag identifizieren — das ist Ihr potenzieller Event-Tag
- Ein Format auswählen, das zu Ihrem Betrieb passt (Kochkurs, Themenabend, Wine & Dine)
- Die Kalkulation durchrechnen: Wareneinsatz + Personal + Extras = Gesamtkosten pro Person
- Einen Verkaufspreis festlegen (Gesamtkosten + 40–60 % Aufschlag)
- Einen Testabend planen — Termin in 4–6 Wochen, 10–15 Gäste, Stammkunden einladen
- Steuerberater zur MwSt-Aufteilung (7 % Speisen / 19 % Unterhaltung) befragen
Ob normales Tagesgeschäft oder Event-Abend — die Grundlage ist dieselbe: Wissen, was jedes Gericht kostet. KitchenCost berechnet Ihre Rezeptkosten in Sekunden — damit Sie sicher kalkulieren können, egal welches Format Sie wählen. Kostenlos im App Store.