Digitalisierung Gastronomie: Was es kostet, was es bringt — und wo Sie anfangen
Die Gastronomie ist eine der letzten Branchen, in der viele Betriebe noch mit Handzettelblöcken und Taschenrechner arbeiten. Nicht aus Sturheit — sondern weil der Alltag keine Zeit lässt für Technologie-Projekte. Zwischen Mise en Place, Mittagsservice und Abendgeschäft bleibt kein Fenster für “Digitalisierungsstrategie.”
Gleichzeitig steigt der Druck. Seit Januar 2026 müssen Kassensysteme die geteilte MwSt. (7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke) korrekt abbilden. Die TSE-Pflicht läuft. Der Personalmangel wird schlimmer. Und die Margen sind so dünn, dass jede Effizienzsteigerung zählt — in einer Branche, die 2025 im sechsten Verlustjahr in Folge steckte.
Die drei Stufen der Gastro-Digitalisierung
Nicht jeder Betrieb braucht eine volldigitale Küche. Aber fast jeder Betrieb verschenkt Geld, weil grundlegende Prozesse noch analog laufen.
Stufe 1: Basis (ab 400 € + 30 €/Monat)
| Komponente | Was es macht | Typische Kosten |
|---|---|---|
| iPad-/Tablet-Kasse | Bestellen, abrechnen, MwSt. automatisch | 30–80 €/Monat + Hardware 300–800 € |
| Kartenleser | EC-/Kreditkartenzahlung | 0–50 € einmalig, 1,2–2,6 % pro Transaktion |
| Cloud-Buchhaltungsexport | Daten automatisch an Steuerberater | Meist im Kassensystem enthalten |
ROI: Amortisation in 4–8 Wochen durch Zeitersparnis, weniger Fehler und saubere Steuerunterlagen.
Stufe 2: Mittelklasse (ab 2.000 € + 100 €/Monat)
| Komponente | Was es macht | Typische Kosten |
|---|---|---|
| Kassensystem mit Tischmanagement | Tischzuweisung, Gangsteuerung, Split-Rechnung | 70–150 €/Monat + Hardware 800–2.500 € |
| Küchenmonitor (KDS) | Bestellungen digital in die Küche | 500–1.000 € einmalig |
| Reservierungssystem | Online-Reservierung, No-Show-Management | 30–80 €/Monat |
| Rezeptkalkulation | Wareneinsatz pro Gericht berechnen | 0–50 €/Monat |
ROI: 15–25 % weniger Servicezeit pro Bestellung, über 40 % mehr Getränkeumsatz in der Außengastronomie (durch mobile Bestellung), deutlich weniger No-Shows.
Stufe 3: Volldigital (ab 5.000 € + 200 €/Monat)
| Komponente | Was es macht | Typische Kosten |
|---|---|---|
| Warenwirtschaft | Bestandsführung, automatische Nachbestellung | 80–200 €/Monat |
| Personalplanung | Dienstplan, Stundenerfassung, Lohnvorbereitung | 50–150 €/Monat |
| Self-Ordering (QR-Code/Kiosk) | Gäste bestellen selbst am Tisch oder Terminal | 50–200 €/Monat + Hardware |
| Business Intelligence | Umsatzanalysen, Wareneinsatzquote, Trends | 50–100 €/Monat |
| Schnittstellen (API) | Alle Systeme miteinander verbunden | Einmalige Einrichtung |
ROI: Schwieriger zu beziffern, aber Betriebe berichten von 10–20 % geringeren Gesamtbetriebskosten durch integrierte Prozesse.
Kassensystem-Vergleich 2026
Wichtig: Jedes Kassensystem muss seit 2023 eine TSE haben. Alles zu Kosten, Hardware vs. Cloud-TSE und steuerlicher Absetzbarkeit finden Sie im separaten TSE-Ratgeber.
Die relevanten Anbieter für die DACH-Gastronomie
| Anbieter | Ab Preis/Monat | Hardware | Stärke | Für wen |
|---|---|---|---|---|
| SumUp | 0 € (nur Transaktionsgebühr) | Ab 79 € | Einfachheit, Einstieg | Imbiss, Food Truck, Kiosk |
| ready2order | Ab 35 € | Ab 279 € | Preis-Leistung, österreichischer Anbieter | Kleine Betriebe, AT-freundlich |
| Orderbird | Ab 49 € | iPad-basiert | Gastro-spezialisiert, starker Support | Restaurants, Bars, Cafés |
| Lightspeed | Ab 69 € | Variabel | Umfangreiche Analytik, Schnittstellen | Mittlere bis große Betriebe |
| Gastrofix | Auf Anfrage | Eigene Hardware | Enterprise-Funktionen, Franchise | Ketten, Hotels, große Betriebe |
Alle genannten Systeme sind TSE-konform und unterstützen das 7/19-%-MwSt.-Splitting seit Januar 2026. Warum TSE-Konformität nicht nur Pflicht, sondern auch Schutz bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist, zeigt der separate Ratgeber.
Was ein Kassensystem können muss (Mindestanforderungen 2026)
- ✅ TSE-Konformität (Technische Sicherheitseinrichtung — gesetzliche Pflicht)
- ✅ MwSt.-Splitting: 7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke, automatisch
- ✅ Kombiangebote aufsplittbar (Mittagsmenü mit Getränk = anteilige MwSt.)
- ✅ GoBD-konform (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung digital)
- ✅ Export für Steuerberater (DATEV, CSV)
- ✅ Kartenzahlung integriert oder anschließbar
Warenwirtschaft — braucht man das?
Was eine Warenwirtschaft konkret macht
| Funktion | Ohne Warenwirtschaft | Mit Warenwirtschaft |
|---|---|---|
| Bestand kennen | Zählen (Inventur 1–2× pro Monat) | Echtzeit-Bestand nach jeder Buchung |
| Nachbestellen | ”Haben wir noch Tomaten?” — nachschauen | Automatische Bestellvorschläge bei Mindestbestand |
| Wareneinsatz berechnen | Monatlich, rückwirkend, grob | Täglich, pro Gericht, exakt |
| Schwund erkennen | Kaum möglich | Soll/Ist-Vergleich zeigt Abweichungen sofort |
| Lieferantenvergleich | Manuell, mühsam | Automatischer Preisvergleich über Zeiträume |
Wann sich eine Warenwirtschaft lohnt
- Wareneinsatz über 30 %: Sie verlieren wahrscheinlich Geld durch Schwund, den Sie nicht messen — ein digitales HACCP-System kann dabei helfen, Verderb und Temperaturfehler gleichzeitig zu dokumentieren
- Mehr als 50 Artikel im Sortiment: Die Komplexität übersteigt die manuelle Kontrolle
- Mehr als 3 Lieferanten: Preisvergleich und Bestellplanung werden unübersichtlich
- Wachstum geplant: Spätestens beim zweiten Standort ist eine Warenwirtschaft unverzichtbar
Was es kostet — und was es spart
Beispiel: Restaurant, 20.000 € Wareneinsatz/Monat, Wareneinsatzquote 32 %
| Position | Ohne Warenwirtschaft | Mit Warenwirtschaft |
|---|---|---|
| Software-Kosten | 0 € | 120 €/Monat |
| Arbeitszeit Inventur | 8 Std./Monat (= 200 €) | 2 Std./Monat (= 50 €) |
| Schwundverluste (geschätzt) | 3–5 % = 600–1.000 €/Monat | 1–2 % = 200–400 €/Monat |
| Netto-Effekt | +230–550 € Ersparnis/Monat |
Förderung: Der KfW-Förderkredit Digitalisierung
Seit Juli 2025 gibt es ein neues KfW-Programm, das speziell für Digitalisierung gedacht ist.
Was gefördert wird
| Förderstufe | Zuschuss | Maximaler Zuschuss | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Basisförderung | Günstiger Kredit | Bis 7,5 Mio. € | Digitalisierungs-Check (Pflicht) |
| LevelUp | 3 % Zuschuss auf Kreditbetrag | Bis 200.000 € | Digitalisierungs-Check + Konzept |
| HighEnd | 5 % Zuschuss auf Kreditbetrag | Bis 200.000 € | Digitalisierungs-Check + umfassendes Konzept |
Was das in der Praxis heißt
Beispiel: Sie investieren 15.000 € in Kassensystem + Warenwirtschaft + Küchenmonitor
| Mit LevelUp-Förderung | Betrag |
|---|---|
| KfW-Kredit | 15.000 € |
| Zuschuss (3 %) | 450 € |
| Effektive Investition | 14.550 € |
Bei einer monatlichen Ersparnis von 400 € (Zeitersparnis + Schwundreduktion) amortisiert sich die Investition in 36 Monaten — ohne Zuschuss in 37,5 Monaten. Der Zuschuss ist nett, aber der eigentliche Gewinn liegt in der laufenden Ersparnis.
Zusätzliche Landesförderungen
| Bundesland | Programm | Besonderheit |
|---|---|---|
| NRW | Digitalisierung Handel & Gastgewerbe | 10 Mio. € Fördertopf |
| Bayern | Digitalbonus | Bis 50.000 € für KMU |
| Sachsen | Digitalprämie | Bis 10.000 € für kleine Betriebe |
Prüfen Sie Ihr Bundesland — die Programme ändern sich regelmäßig. Die IHK vor Ort berät kostenlos.
Die fünf häufigsten Digitalisierungsfehler
1. Das teuerste System kaufen
Mehr Funktionen = besser? Nein. Ein Imbiss mit 15 Artikeln braucht kein Enterprise-Kassensystem mit Franchise-Modul. Starten Sie mit dem, was Sie wirklich nutzen — und erweitern Sie bei Bedarf.
2. Insellösungen ohne Schnittstellen
Kassensystem von Anbieter A, Reservierung von B, Buchhaltung bei C — und nichts spricht miteinander. Das erzeugt doppelte Dateneingabe und Fehlerquellen. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob Ihre Systeme Daten austauschen können.
3. Die Mitarbeiter nicht mitnehmen
Neue Software funktioniert nur, wenn das Team sie akzeptiert. Planen Sie 2–3 Schulungstage ein. Benennen Sie einen “Digital-Champion” im Team, der Ansprechpartner für Fragen ist.
4. Keine Testphase
Nehmen Sie kein System, das Sie nicht 14 Tage testen können. Der Demomodus im Büro zeigt nicht, wie das System im Freitagabend-Service funktioniert.
5. Alles auf einmal umstellen
Kassensystem, Warenwirtschaft und Reservierungssystem gleichzeitig einführen? Rezept für Chaos. Starten Sie mit der Kasse, lassen Sie zwei Monate Routine einziehen, dann die nächste Stufe.
Diese Woche noch umsetzen
- Prüfen Sie: Kann Ihr Kassensystem die geteilte MwSt. (7 % Speisen, 19 % Getränke) korrekt abbilden?
- Notieren Sie drei Prozesse, die Sie täglich ärgern, weil sie analog sind (Bestellaufnahme? Inventur? Dienstplan?)
- Holen Sie ein Angebot bei zwei Kassensystem-Anbietern ein — die meisten bieten kostenlose Demos
- Prüfen Sie die KfW-Förderbedingungen unter kfw.de (Förderkredit Digitalisierung)
- Fragen Sie Ihre IHK nach regionalen Digitalisierungsförderungen für Ihr Bundesland
- Lesen Sie, welche KI-Tools sich für Ihren Betrieb lohnen — und welche nicht
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