Catering Kalkulation: Pro-Kopf-Preise, die Aufwand und Gewinn decken
„Können Sie uns ein Angebot für 80 Personen machen? Drei Gänge, mit Getränkepauschale, alles inklusive?”
Klingt einfach. Ist es auch — wenn Sie wissen, was „alles inklusive” wirklich kostet. Und genau da liegt das Problem. Catering hat die gleichen Wareneinsätze wie ein Restaurant, aber zusätzliche Kosten, die in keinem Gastro-Lehrbuch stehen: Transport, Auf- und Abbau, Equipment, Personalanreise, Geschirr-Schwund und die Stunden, die Sie in die Angebotserstellung und Abstimmung investieren, ohne einen Cent dafür zu sehen.
Wer diese Kosten nicht kalkuliert, arbeitet am Ende unter Mindestlohn — bei 14-Stunden-Tagen.
Catering vs. Restaurant: Was die Kalkulation anders macht
Planbarkeit vs. Unsicherheit
Der größte Vorteil im Catering ist die Planbarkeit: Sie wissen vorher, wie viele Gäste kommen (meistens). Kein Verderb, kein „der Tisch hat abgesagt”. Aber:
- Nachproduktion ist unmöglich: Im Restaurant können Sie nachkochen. Im Catering muss alles fertig sein, bevor der erste Gast kommt
- Vor-Ort-Küche fehlt oft: Sie kochen in Ihrer Küche und transportieren — oder bauen eine Feldküche auf
- Zeitdruck ist absolut: Das Essen muss um 19:00 Uhr warm auf dem Teller sein. Keine Verzögerung
Die drei Kostenblöcke
| Kostenblock | Anteil am Verkaufspreis |
|---|---|
| Wareneinsatz (Lebensmittel + Getränke) | 28–35 % |
| Personal (Küche + Service + Logistik) | 30–40 % |
| Logistik + Equipment + Overhead | 10–20 % |
| Gewinn | 5–15 % |
Die Marge im Catering ist enger als in der stationären Gastronomie. Wie sich diese Werte im Vergleich zu anderen Betriebsarten einordnen, zeigt unser Überblick der Wareneinsatz-Richtwerte nach Betriebsart. Wer sich bei einem der drei Blöcke verkalkuliert, arbeitet kostendeckend — bestenfalls.
Kalkulation am Beispiel: 80-Personen-Menü
Wareneinsatz pro Person
| Gang | Beschreibung | WE pro Person |
|---|---|---|
| Amuse-Bouche | Lachstatar auf Gurkenscheibe | 0,90 € |
| Vorspeise | Kürbissuppe mit Kürbiskernöl, Brot | 1,30 € |
| Hauptgang | Rinderroulade, Rotkohl, Klöße | 5,80 € |
| Dessert | Panna Cotta mit Beeren-Spiegel | 1,40 € |
| Brot & Butter (Tisch) | Auswahl, Kräuterbutter | 0,60 € |
| Wareneinsatz Speisen | 10,00 € |
Getränkepauschale (4 Stunden)
| Position | Pro Person |
|---|---|
| Aperitif (Sekt/Orangensaft) | 0,80 € |
| Wein (0,5 l pp., Einkauf 4–6 €/Flasche) | 2,50 € |
| Wasser (0,5 l Sprudel/Still) | 0,25 € |
| Bier (0,3 l) | 0,60 € |
| Softdrinks | 0,40 € |
| Kaffee + Digestif | 0,90 € |
| Getränke gesamt | 5,45 € |
Wareneinsatz gesamt: 15,45 € pro Person
Personalkosten
| Position | Stunden | Kosten |
|---|---|---|
| Koch/Küchenchef (Vorbereitung + Einsatz) | 14 h | 280 € |
| Küchenhilfe | 10 h | 140 € |
| Servicekraft 1 | 8 h | 128 € |
| Servicekraft 2 | 8 h | 128 € |
| Servicekraft 3 | 8 h | 128 € |
| Servicekraft 4 (bei 80 Personen) | 8 h | 128 € |
| Personal gesamt | 932 € | |
| Pro Person | 11,65 € |
Faustregel: 1 Servicekraft pro 20 Gäste bei Menü-Service. Bei Buffet reicht 1 pro 30–40.
Logistik und Equipment
| Position | Kosten |
|---|---|
| Transport (Kühlfahrzeug, 2× Fahrt) | 180 € |
| Geschirr-Miete (80 Gedecke, 3 Gänge) | 320 € |
| Tischwäsche, Servietten (Miete) | 160 € |
| Kühl-/Wärmeboxen | 80 € |
| Reinigung Veranstaltungsort | 150 € |
| Auf- und Abbau (2 Personen, 4 h) | 240 € |
| Abfallentsorgung | 40 € |
| Logistik gesamt | |
| Pro Person |
Gesamtkalkulation
| Position | Pro Person | Gesamt (80 Pers.) |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | 15,45 € | 1.236 € |
| Personal | 11,65 € | 932 € |
| Logistik/Equipment | 14,63 € | 1.170 € |
| Kosten gesamt | 41,73 € | 3.338 € |
| Gewinnaufschlag (15 %) | 6,26 € | 501 € |
| Angebotspreis (netto) | 47,99 € | 3.839 € |
| Angebotspreis (brutto, 19 %) | 57,11 € | 4.569 € |
Pro-Kopf-Preis auf der Rechnung: 57 € brutto (gerundet). Das klingt nach viel — ist aber das Minimum für ein 3-Gänge-Menü mit Getränkepauschale und Full Service.
Die fünf teuersten Fehler im Catering
1. Angebote ohne Logistikkosten
„Den Transport machen wir nebenbei” — dieser Satz hat mehr Caterer ruiniert als schlechtes Essen. Transport, Auf-/Abbau und Reinigung machen 15–25 % der Gesamtkosten aus. Wer das nicht kalkuliert, schenkt seinen Gewinn her.
2. Personalzeit unterschätzen
Die Veranstaltung dauert 4 Stunden. Ihr Personal ist aber 8–12 Stunden im Einsatz: Vorbereitung, Anfahrt, Aufbau, Service, Abbau, Rückfahrt, Reinigung. Ein „4-Stunden-Event” kostet Sie 8–12 Stunden Personal. Wie Sie Personalkosten in der Gastronomie richtig kalkulieren, ist gerade bei wechselnden Einsatzorten entscheidend.
3. Getränkepauschale zu günstig ansetzen
Deutsche trinken auf Veranstaltungen im Schnitt 1–1,5 Liter pro Person (ohne Wasser). Bei einer offenen Bar steigt das auf 2 Liter. Wer mit 0,5 Liter Wein pro Person kalkuliert, liegt bei Feiern regelmäßig 40–60 % unter dem tatsächlichen Verbrauch.
4. Probekochen nicht einpreisen
Ein bis drei Probetermine mit dem Kunden sind branchenüblich. Jeder kostet: Wareneinsatz (30–100 €), Ihre Arbeitszeit (3–5 Stunden), ggf. Anfahrt. Bei drei Angeboten, die Sie erstellen, aber nur eines gewinnen, verteilen sich die Probetermine auf einen Auftrag.
5. Geschirr-Schwund nicht kalkulieren
Mietgeschirr geht kaputt oder verschwindet. Branchendurchschnitt: 2–5 % pro Einsatz. Bei 80 Gedecken à 3 Gänge (240 Teller) sind 5–12 Teller pro Event normal. Die Ersatzkosten liegen bei 3–8 € pro Teller — das sind 15–96 € pro Veranstaltung.
Angebotsformate: Was Kunden erwarten
Pro-Kopf-Pauschale (All-inclusive)
Vorteil: Einfach für den Kunden. Planbare Einnahmen für Sie.
Risiko: Wenn der Alkoholkonsum höher ist als kalkuliert oder Sonderwünsche auftauchen, geht die Marge verloren.
Tipp: Getränkepauschale immer separat ausweisen und mit einem Höchstverbrauch versehen: „Getränkepauschale für 4 Stunden, max. 1,5 l Wein/Bier pro Person.”
Menü + Getränke nach Verbrauch
Vorteil: Kein Risiko beim Getränkeverbrauch.
Nachteil: Der Kunde weiß vorher nicht, was die Veranstaltung kostet. Das schreckt preissensible Kunden ab.
Buffet vs. Menü
Wenn Sie regelmäßig Bankette in Hotels bedienen, lohnt sich ein Blick auf die Kalkulation in der Hotelgastronomie — dort gelten bei Buffets und Pauschalen eigene Regeln. Für die spezielle Brunch- und Buffet-Kalkulation mit Musterteller-Methode und Schwundberechnung gibt es einen eigenen Leitfaden.
| Kriterium | Buffet | Menü |
|---|---|---|
| Wareneinsatz pro Person | +10–15 % (Gäste nehmen mehr) | Planbar |
| Personal (Service) | Weniger (Gäste bedienen sich) | Mehr (Tellerservice) |
| Personal (Küche) | Mehr Vielfalt, aber weniger Timing-Stress | Weniger Gerichte, aber exaktes Timing |
| Präsentation | Beeindruckend, aber schwer zu kontrollieren | Kontrolliert, eleganter |
| Empfohlene Gästezahl | Ab 30 Personen | Bis 100 Personen |
Diese Woche noch umsetzen
- Kalkulieren Sie Ihren letzten Catering-Auftrag rückwirkend: Haben Sie alle Kosten erfasst?
- Erstellen Sie eine Transport-/Logistik-Checkliste mit Zeitaufwand und Kosten pro Position
- Berechnen Sie Ihren tatsächlichen Stundensatz: Gesamtgewinn ÷ alle investierten Stunden (inkl. Akquise)
- Prüfen Sie Ihre Getränkepauschale: Wie viel wurde bei den letzten 3 Events wirklich getrunken?
- Definieren Sie Ihren Mindest-Auftragswert: Unter welchem Betrag lohnt sich ein Einsatz nicht?
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