Café eröffnen: Kosten, Kalkulation und was Sie wirklich brauchen
Die Vorstellung ist verlockend: ein gemütliches Café, der Duft von frischem Kaffee, zufriedene Stammgäste und ein Geschäft, das sich fast von selbst trägt. Die Realität sieht anders aus. Ein Café ist ein margenschwaches Geschäft mit hohen Fixkosten, und die Hälfte der Neueröffnungen überlebt die ersten drei Jahre nicht.
Das heißt nicht, dass es sich nicht lohnt. Es heißt, dass Sie vorher rechnen müssen — ehrlich, vollständig und ohne die Kosten schönzurechnen.
Investitionskosten: Was Sie brauchen, bevor der erste Kaffee fließt
Die Mindestausstattung
| Position | Preisspanne | Anmerkung |
|---|---|---|
| Siebträgermaschine (2-gruppig) | 3.000–8.000 € | Gebraucht ab 1.500 €, aber Wartungsrisiko |
| Kaffeemühle (On-Demand) | 800–2.500 € | Zwei Mühlen (Espresso + Filter) empfehlenswert |
| Kühltheke (Kuchen/Snacks) | 1.500–4.000 € | Gebraucht ab 800 € |
| Geschirrspüler (gewerblich) | 2.500–5.000 € | Hausspülmaschine reicht nicht — Hygienevorschrift |
| Mobiliar (Tische, Stühle, Theke) | 3.000–15.000 € | Der größte Spielraum: IKEA bis Tischlerarbeit |
| Kassensystem mit TSE | 500–2.000 € | TSE ist seit 2020 Pflicht — das Finanzamt prüft |
| Geschirr, Besteck, Gläser | 1.000–3.000 € | Pro Platz ca. 30–50 € |
| Beleuchtung, Dekoration | 500–3.000 € | Atmosphäre entscheidet über Stammkunden |
| Umbau, Renovierung | 5.000–40.000 € | Stark abhängig vom Zustand der Räume |
| Genehmigungen, Beratung | 500–2.000 € | IHK-Gründerberatung ist kostenlos |
Drei Szenarien
| Szenario | Beschreibung | Investition |
|---|---|---|
| Minimal | 20 Plätze, bestehende Einrichtung übernommen, gebrauchte Maschine | 25.000–40.000 € |
| Standard | 35 Plätze, leichter Umbau, neue Siebträgermaschine, eigenes Konzept | 50.000–80.000 € |
| Premium | 50 Plätze, Komplett-Umbau, Specialty Coffee, Designer-Einrichtung | 80.000–150.000 € |
Nicht vergessen: 3–6 Monate Betriebskosten als Reserve einplanen. Kein Café ist ab Tag 1 profitabel. Bei 10.000 € monatlichen Fixkosten sind das 30.000–60.000 € zusätzlich. Einen umfassenden Überblick über typische Gründungskosten finden Sie in unserem Guide zu den Kosten einer Existenzgründung in der Gastronomie.
Laufende Kosten: Was jeden Monat abfließt
Fixkosten-Übersicht
| Kostenart | Kleines Café (20–30 Plätze) | Mittleres Café (35–50 Plätze) |
|---|---|---|
| Miete (inkl. Nebenkosten) | 1.200–3.000 € | 2.500–5.000 € |
| Personal (inkl. Lohnnebenkosten) | 2.500–5.000 € | 5.000–10.000 € |
| Wareneinsatz | 1.200–2.500 € | 2.500–5.000 € |
| Strom + Gas | 300–600 € | 500–900 € |
| Versicherungen | 100–250 € | 200–400 € |
| Steuerberater | 150–350 € | 250–500 € |
| Kaffeemaschine Wartung/Leasing | 50–200 € | 100–400 € |
| Marketing, Website | 50–200 € | 100–400 € |
| Sonstiges (Reinigung, Reparaturen) | 100–300 € | 200–500 € |
| Summe | 5.650–12.400 € | 11.350–23.100 € |
Die Personalfrage
Das Café öffnet um 8 Uhr, schließt um 18 Uhr. Das sind 10 Stunden. Mit Vor- und Nachbereitung 11–12 Stunden. Eine Person kann das nicht allein, jedenfalls nicht sechs Tage die Woche.
Mindestbesetzung für ein 30-Platz-Café:
- Inhaber/in: 5–6 Tage, Vollzeit (kein Gehalt in den ersten Monaten eingeplant? Realistisch, aber nicht nachhaltig)
- 1 Teilzeitkraft (Vormittag oder Nachmittag): 450–2.000 € brutto
- 1 Aushilfe (Wochenende, Stoßzeiten): 520–1.200 € brutto
Gesamtpersonalkosten (ohne Inhabergehalt): 970–3.200 € brutto + 20–25 % Arbeitgeberanteile = 1.164–4.000 €
Das Problem: Wenn Sie sich selbst keinen Lohn zahlen, rechnet sich das Café auf dem Papier. Sobald Sie ein realistisches Inhabergehalt einrechnen (2.500–3.500 €), wird es eng.
Die Kaffee-Kalkulation
Was ein Cappuccino wirklich kostet
| Position | Menge | Kosten |
|---|---|---|
| Espresso (18 g, Specialty Coffee, 30 €/kg) | 18 g | 0,54 € |
| Milch (3,5 %, Bio) | 180 ml | 0,22 € |
| Zucker (Portionstüte) | 1 Stück | 0,02 € |
| Becher/Tasse (Abschreibung Porzellan) | anteilig | 0,01 € |
| Wasser, Energie (Maschine) | anteilig | 0,03 € |
| Wareneinsatz | 0,82 € |
Verkaufspreis: 3,80 € brutto (3,19 € netto bei 19 % MwSt.)
Wareneinsatzquote: 25,7 % — Im guten Bereich. Mit günstigerem Kaffee (15–20 €/kg) sinkt der WE auf 0,50–0,60 €.
Produktvergleich: Was lohnt sich?
| Produkt | Wareneinsatz | Verkaufspreis | WE-Quote | DB pro Stück |
|---|---|---|---|---|
| Espresso | 0,36 € | 2,50 € | 17,1 % | 1,74 € |
| Cappuccino | 0,82 € | 3,80 € | 25,7 % | 2,37 € |
| Latte Macchiato | 0,95 € | 4,20 € | 26,9 % | 2,58 € |
| Filterkaffee | 0,18 € | 2,80 € | 7,7 % | 2,17 € |
| Hausgemachter Kuchen (Stück) | 0,90 € | 3,50 € | 30,6 % | 2,14 € |
| Belegtes Brötchen | 1,10 € | 4,50 € | 29,1 % | 2,68 € |
| Frisch gepresster OJ | 1,20 € | 4,50 € | 31,7 % | 2,61 € |
| Softdrink (0,33 l Flasche) | 0,60 € | 3,00 € | 23,8 % | 1,92 € |
Die Erkenntnis: Kaffee ist das Margenprodukt. Filterkaffee hat die beste Quote (7,7 %), Latte Macchiato den besten Deckungsbeitrag pro Stück (2,58 €). Kuchen hat eine höhere Quote, bringt aber weniger absoluten Deckungsbeitrag. Noch tiefer in die Marge von Kaffee, Saft und Co. steigt unsere Getränkekalkulation für die Gastronomie ein.
Der Durchschnittsbon
Entscheidend ist nicht der einzelne Kaffeepreis, sondern was jeder Gast insgesamt ausgibt:
| Bon-Zusammensetzung | Betrag |
|---|---|
| Nur Kaffee | 3,00–4,00 € |
| Kaffee + Kuchen | 6,50–8,00 € |
| Kaffee + belegtes Brötchen | 7,00–9,00 € |
| Frühstücksangebot (Kaffee + Brötchen + OJ) | 9,50–12,00 € |
Ziel: Durchschnittsbon von 7–9 €. Dafür brauchen Sie Zusatzverkäufe — Kuchen, Snacks, Frühstück. Ein Café, das nur Kaffee verkauft, braucht doppelt so viele Gäste.
Break-even: Wie viele Gäste brauchen Sie?
Rechenbeispiel: 30-Platz-Café, Standard-Szenario
| Position | Monatlich |
|---|---|
| Fixkosten (ohne Inhabergehalt) | 8.500 € |
| Inhabergehalt (bescheiden) | 2.500 € |
| Kosten gesamt | 11.000 € |
| Wareneinsatzquote (Ziel) | 25 % |
| → Nötige Nettoumsatz | 14.667 € |
| Durchschnittsbon (netto) | 6,30 € (7,50 € brutto) |
| → Nötige Gäste pro Monat | 2.328 |
| → Nötige Gäste pro Tag (26 Tage) | ~90 |
90 Gäste pro Tag bei 30 Plätzen. Das bedeutet: Jeder Platz muss dreimal am Tag besetzt sein. In der Praxis heißt das: ein voller Morgen, ein solider Mittag und ein schwacher Nachmittag. Ohne Laufkundschaft und ohne Stammgäste ist das schwer zu erreichen.
Genehmigungen und Auflagen
Was Sie brauchen
| Genehmigung | Wo beantragen | Kosten | Dauer |
|---|---|---|---|
| Gewerbeanmeldung | Gewerbeamt | 20–60 € | 1–2 Wochen |
| Gaststättenerlaubnis* | Ordnungsamt | 100–500 € | 4–8 Wochen |
| Gesundheitszeugnis (§43 IfSG) | Gesundheitsamt | 25–40 € | 1 Tag (Schulung) |
| HACCP-Konzept | Eigenleistung oder Berater | 0–500 € | 1–2 Wochen |
| Brandschutzprüfung | Bauamt / Brandschutzgutachter | 200–1.000 € | 2–4 Wochen |
| TSE-Kassensystem | Fachhändler | inkl. Kasse | sofort |
*Gaststättenerlaubnis: In manchen Bundesländern bei reinem Café-Betrieb (kein Alkohol, keine warmen Speisen) nicht erforderlich. Prüfen Sie bei Ihrem Ordnungsamt.
Hygienevorschriften
- Gewerbliche Spülmaschine mit mindestens 60°C Spültemperatur
- Handwaschbecken in der Küche/Thekenbereich (separat vom Spülbecken)
- HACCP-Dokumentation: Temperaturprotokolle, Reinigungspläne, Wareneingangskontrollen
- Schädlingsbekämpfung: Vertrag mit Fachbetrieb (ca. 200–400 €/Jahr)
Die fünf häufigsten Fehler bei der Café-Gründung
1. Die Miete frisst den Gewinn
Faustformel: Die Miete sollte maximal 10–15 % vom geplanten Umsatz betragen. Bei 15.000 € Nettoumsatz sind das 1.500–2.250 €. In Innenstadtlagen zahlen Sie schnell 3.000–5.000 € — dann muss der Umsatz entsprechend höher sein. Oder das Konzept funktioniert nicht. Was Sie beim Pacht- oder Mietvertrag beachten müssen — und wann eine Umsatzpacht die bessere Option ist — erklärt unser Ratgeber dazu.
2. Kein Konzept jenseits von Kaffee
„Guter Kaffee und nette Atmosphäre” ist kein Alleinstellungsmerkmal. Das bieten alle. Was ist Ihr Grund, warum Gäste zu Ihnen kommen und nicht ins Café nebenan? Specialty Coffee? Haugemachter Kuchen? Brunch am Wochenende? Kinderfreundlichkeit? Finden Sie Ihren Grund — und kalkulieren Sie ihn.
3. Social Media statt Finanzplanung
Instagram-Präsenz bringt Besucher. Aber wenn der Cappuccino falsch kalkuliert ist, verlieren Sie bei jedem Gast Geld — nur schneller. Ein solider Finanzplan für die Gastro-Gründung schützt vor dieser Falle. Kalkulieren Sie zuerst, posten Sie danach.
4. Inhabergehalt vergessen
Viele Gründer rechnen sich selbst keinen Lohn. Das Café „trägt sich” — solange Sie 60 Stunden pro Woche ohne Gehalt arbeiten. Das ist kein Geschäftsmodell. Rechnen Sie mindestens 2.000–3.000 € Inhabergehalt ein. Wenn das Café dann nicht tragfähig ist, stimmt das Konzept nicht.
5. Saisonalität unterschätzen
Im Sommer sitzen die Gäste draußen, die Terrasse ist voll, der Umsatz stimmt. Im Januar regnet es, die Terrasse ist leer und der Umsatz bricht um 30–40 % ein. Kalkulieren Sie mit dem schwächsten Monat, nicht mit dem besten.
Diese Woche noch umsetzen
- Rechnen Sie die Investitionskosten für Ihr Café-Konzept durch — mit allen drei Szenarien (Minimal, Standard, Premium)
- Kalkulieren Sie den Break-even: Wie viele Gäste brauchen Sie pro Tag bei Ihrem geplanten Durchschnittsbon?
- Berechnen Sie den Wareneinsatz für Cappuccino, Kuchen und Ihr geplantes Frühstücksangebot
- Vereinbaren Sie einen Termin bei der IHK für die kostenlose Gründerberatung
- Besuchen Sie fünf Cafés in Ihrer Zielgegend — zählen Sie die Gäste zwischen 10 und 12 Uhr
KitchenCost berechnet den Wareneinsatz für jedes Café-Rezept — vom Espresso bis zum Sonntagsbrunch. Zutaten eingeben, Portionskosten ablesen, Verkaufspreis kalkulieren. So wissen Sie vor der Eröffnung, ob Ihr Konzept aufgeht. Kostenlos im App Store.