BWA lesen und verstehen: Was Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung Ihnen wirklich sagt
Sie bekommen sie jeden Monat. Meistens per E-Mail, manchmal als PDF im DATEV-Portal, manchmal ausgedruckt in einem Ordner, den Ihr Steuerberater beim Quartalsgespräch mitbringt. Zwei, drei Seiten voller Zahlen.
Die BWA. Betriebswirtschaftliche Auswertung. Klingt wichtig. Ist es auch. Und trotzdem können die meisten Gastronomen — egal ob Imbissbetreiber oder Restaurantchef mit 20 Jahren Erfahrung — nur eine Zahl darin ablesen: das Ergebnis ganz unten. Plus oder Minus.
Das ist so, als würden Sie in Ihrem Restaurant nur den Tagesumsatz anschauen, aber nie nachsehen, ob die Küche profitabel arbeitet oder der Service die Hälfte der Marge aufrisst. Sie würden wissen, dass Geld reinkommt — aber nicht, wo es wieder verschwindet.
Was eine BWA eigentlich ist
Die BWA ist ein monatlicher Finanz-Bericht, den Ihr Steuerberater automatisch aus Ihrer Buchhaltung generiert. Sie ist kein amtliches Dokument — das Finanzamt bekommt sie nicht. Sie ist für Sie: Ihr Cockpit-Instrument, Ihr Frühwarnsystem, Ihre Entscheidungsgrundlage.
BWA-Formen in der Gastronomie
| BWA-Typ | Was sie zeigt | Für wen |
|---|---|---|
| Kurzfristige Erfolgsrechnung (Standard) | Umsatz, Kosten, Ergebnis pro Monat | Jeder Betrieb — Pflichtprogramm |
| Summen- und Saldenliste (SuSa) | Einzelne Konten mit Salden | Detailanalyse (für Steuerberater-Gespräch) |
| Bewegungsbilanz | Vermögensentwicklung, Liquidität | Betriebe mit Krediten oder Investitionsplänen |
| Branchenvergleich (optional) | Ihre Zahlen vs. Branchenschnitt | Positionsbestimmung (DATEV bietet das als Zusatzbericht) |
Wichtig: Wenn Ihr Steuerberater den Kontenrahmen SKR 70 (Hotel- und Gaststättengewerbe) nutzt, sind Erlöse nach Speisen und Getränken getrennt — und die Auswertung wird deutlich aussagekräftiger. Fragen Sie danach, wenn Sie es nicht sicher wissen.
Die 8 Zeilen, die Sie lesen müssen
Die DATEV-Standard-BWA hat über 80 Zeilen. Sie brauchen 8 davon. Hier sind sie — mit den typischen Werten für ein mittleres Restaurant (60.000 € Monatsumsatz netto):
Die BWA auf einen Blick
| Zeile | Position | Beispiel-Betrag | % vom Umsatz | Was sie bedeutet |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Gesamtleistung (Umsatz) | 60.000 € | 100 % | Alles, was reinkam — Speisen, Getränke, Catering |
| 2 | Wareneinsatz | 17.400 € | 29 % | Was Sie für Zutaten und Getränke bezahlt haben |
| 3 | Rohertrag | 42.600 € | 71 % | Umsatz minus Wareneinsatz — Ihr Spielraum |
| 4 | Personalkosten | 21.000 € | 35 % | Löhne, Gehälter, Sozialabgaben, alles |
| 5 | Raumkosten | 6.600 € | 11 % | Pacht/Miete, Nebenkosten, Instandhaltung |
| 6 | Sonstige Kosten | 5.400 € | 9 % | Versicherungen, Werbung, Büro, Beratung, Abfall |
| 7 | Abschreibungen | 1.800 € | 3 % | Monatlicher Wertverlust Ihrer Einrichtung und Geräte |
| 8 | Vorläufiges Ergebnis | 7.800 € | 13 % | Was übrig bleibt — vor Steuern und Tilgung |
Was die Zahlen im Kontext bedeuten
Das vorläufige Ergebnis (Zeile 8) sieht mit 13 % gut aus. Aber davon gehen noch ab:
| Abzug vom Ergebnis | Typischer Betrag |
|---|---|
| Einkommensteuer + Solidaritätszuschlag | ca. 1.800–2.500 €/Monat |
| Gewerbesteuer (je nach Hebesatz) | ca. 400–800 €/Monat |
| Kredit-Tilgung (falls vorhanden) | 500–2.000 €/Monat |
| Privatentnahme (Ihr „Gehalt”) | 3.000–4.500 €/Monat |
Von 7.800 € bleiben nach Steuern, Tilgung und Privatentnahme oft 500–1.500 € als echte Rücklage. Das ist die Realität, die viele Gastronomen erst bei der Bilanz erfahren — wenn es zu spät ist, um gegenzusteuern.
Die wichtigsten Kennzahlen — und wann die Ampel auf Rot steht
Wareneinsatzquote
| Betriebsart | Grün (gesund) | Gelb (beobachten) | Rot (handeln) |
|---|---|---|---|
| Restaurant (Vollküche) | 25–30 % | 30–35 % | über 35 % |
| Imbiss/Schnellrestaurant | 20–28 % | 28–32 % | über 32 % |
| Café/Bäckerei | 22–28 % | 28–33 % | über 33 % |
| Bar/Getränke-lastig | 18–25 % | 25–30 % | über 30 % |
| Catering | 30–35 % | 35–40 % | über 40 % |
Was die BWA zeigt vs. was tatsächlich passiert:
Die Wareneinsatzquote in der BWA basiert auf dem, was Sie eingekauft haben — nicht auf dem, was Sie verbraucht haben. Wenn Sie im März für 20.000 € einkaufen, aber nur 16.000 € davon verarbeiten, zeigt die BWA trotzdem 20.000 € Wareneinsatz. Erst mit einer monatlichen Inventur korrigieren Sie das.
Personalkostenquote
| Betriebsart | Grün | Gelb | Rot |
|---|---|---|---|
| Restaurant (mit Service) | 30–35 % | 35–40 % | über 40 % |
| Imbiss/Schnellrestaurant | 20–28 % | 28–33 % | über 33 % |
| Café | 28–33 % | 33–38 % | über 38 % |
| Catering | 35–40 % | 40–45 % | über 45 % |
| Bar | 20–25 % | 25–30 % | über 30 % |
Achtung seit 2026: Mit dem neuen Mindestlohn von 13,90 € verschieben sich diese Richtwerte. Wenn Ihre Personalkostenquote bei 34 % liegt und der Mindestlohn für 8 % Lohnerhöhung sorgt, landen Sie bei 36,7 %. Das muss nicht schlimm sein — aber Sie sollten es sehen, bevor es Ihr Ergebnis auffrisst.
Prime Cost: Die Kennzahl, die alles zusammenfasst
| Kennzahl | Berechnung | Zielwert |
|---|---|---|
| Prime Cost | Wareneinsatz + Personalkosten | 60–65 % vom Umsatz |
Das ist die eine Zahl, die Ihre Profitabilität am besten zusammenfasst. Wenn Wareneinsatz (29 %) und Personalkosten (35 %) zusammen 64 % ausmachen, bleiben 36 % für alles andere: Miete, Energie, Versicherung, Abschreibung — und Gewinn.
| Prime Cost | Beurteilung | Was es bedeutet |
|---|---|---|
| unter 60 % | Sehr gut | Spielraum für Investitionen und Rücklagen |
| 60–65 % | Gesund | Branchenüblich, tragfähig |
| 65–70 % | Grenzwertig | Wenig Spielraum für Unvorhergesehenes |
| über 70 % | Kritisch | Betrieb ist nicht langfristig tragfähig |
Häufige Warnsignale in der BWA
Signal 1: Wareneinsatz schwankt stark
| Monat | Wareneinsatzquote | Veränderung zum Vormonat |
|---|---|---|
| Januar | 28 % | — |
| Februar | 27 % | −1 PP |
| März | 33 % | +6 PP ⚠️ |
| April | 31 % | −2 PP |
Ein Sprung von 5+ Prozentpunkten in einem Monat ist ein Alarmsignal. Mögliche Ursachen:
- Einkauf ohne Inventur: Großbestellung verzerrt den Monat
- Preiserhöhung beim Lieferanten: Automatisch weitergereicht, aber nicht in der Kalkulation angepasst
- Schwund: Verderb, Überproduktion, fehlerhafte Portionierung
- Saisoneffekt: Teurere Zutaten im Winter, Spargel im Frühjahr
Lösung: Monatliche Inventur durchführen. Dann zeigt die BWA den echten Verbrauch, nicht nur den Einkauf.
Signal 2: Umsatz steigt, Ergebnis sinkt
| Monat | Umsatz | Ergebnis | Ergebnis-Marge |
|---|---|---|---|
| Q1 | 55.000 € | 7.500 € | 13,6 % |
| Q2 | 62.000 € | 7.200 € | 11,6 % |
| Q3 | 68.000 € | 6.800 € | 10,0 % |
Mehr Umsatz, weniger Gewinn — das klassische Wachstums-Paradox. Ursachen:
- Mehr Umsatz durch Rabatte oder Angebote (Marge schrumpft)
- Mehr Umsatz durch Liefer-Plattformen (Provisionen von 25–30 %)
- Mehr Umsatz erfordert mehr Personal (Personalkostenquote steigt überproportional)
- Höherer Umsatz durch günstige Gerichte (Mischkalkulation kippt)
Signal 3: Raumkosten über 12 %
Wenn Ihre Pacht oder Miete über 10–12 % des Umsatzes liegt, haben Sie ein strukturelles Problem. Pacht lässt sich nicht monatlich optimieren — sie ist ein Fixkostenblock, den Sie nur bei Vertragserneuerung ändern können. Aber Sie können prüfen, ob Ihre Fläche optimal genutzt wird: Gibt es Zeiten, in denen das Restaurant halb leer ist? Können Sie Nebenräume untervermieten oder für Catering nutzen?
Signal 4: Sonstige Kosten wachsen leise
Die Position „Sonstige betriebliche Aufwendungen” ist der Sammelposten. Hier verstecken sich:
| Kostenart | Typische Bandbreite | Wo es schleichend steigt |
|---|---|---|
| Versicherungen | 300–800 €/Monat | Jährliche Beitragsanpassung |
| Werbung/Marketing | 200–1.500 €/Monat | Online-Werbung ohne ROI-Kontrolle |
| Reparaturen | 200–1.000 €/Monat | Alternde Geräte |
| Energiekosten | 1.000–3.000 €/Monat | Steigende Tarife ohne Anbieterwechsel |
| Beratung/Steuerberater | 300–800 €/Monat | Steigender Aufwand ohne Überprüfung |
| Büro/Telekommunikation | 100–400 €/Monat | Vergessene Abos, alte Verträge |
Wenn die Position „Sonstige Kosten” ohne erkennbaren Grund von 8 % auf 11 % steigt, schauen Sie in die SuSa (Summen- und Saldenliste) — dort sehen Sie die Einzelkonten.
BWA monatlich richtig lesen: Der 10-Minuten-Check
Sie brauchen kein BWL-Studium. Sie brauchen 10 Minuten und diese Checkliste:
Schritt 1: Vergleich zum Vormonat (2 Minuten)
| Vergleich | Frage |
|---|---|
| Umsatz vs. Vormonat | Mehr oder weniger? Warum? (Saison, Wetter, Events?) |
| Wareneinsatzquote vs. Vormonat | Stabil oder gestiegen? |
| Personalkosten vs. Vormonat | Mehr Stunden gearbeitet? Neue Mitarbeiter? |
| Ergebnis vs. Vormonat | Mehr oder weniger? Passt es zum Umsatz? |
Schritt 2: Vergleich zum Vorjahresmonat (2 Minuten)
| Vergleich | Frage |
|---|---|
| Umsatz aktuell vs. Vorjahr | Wachsen Sie oder stagnieren Sie? |
| Wareneinsatzquote aktuell vs. Vorjahr | Preissteigerungen aufgefangen? |
| Personalkosten aktuell vs. Vorjahr | Mindestlohn-Effekt sichtbar? |
Schritt 3: Prime Cost berechnen (1 Minute)
Wareneinsatz + Personalkosten = Prime Cost. Liegt der Wert über 65 %? Dann handeln.
Schritt 4: Ergebnis einordnen (2 Minuten)
| Ihr Ergebnis (% vom Umsatz) | Einordnung |
|---|---|
| über 15 % | Stark — Rücklagen bilden, investieren |
| 10–15 % | Gesund — Kurs halten |
| 5–10 % | Aufpassen — ein schlechter Monat reicht, um bei 0 zu landen |
| 0–5 % | Alarmierend — Kosten senken oder Preise erhöhen |
| unter 0 % | Verlust — sofortige Analyse nötig |
Schritt 5: Drei Fragen für das Steuerberater-Gespräch notieren (3 Minuten)
Schreiben Sie drei Fragen auf, die sich aus dem Check ergeben. Zum Beispiel:
- „Warum ist der Wareneinsatz im März so hoch?”
- „Welche Einzelposten stecken in den sonstigen Kosten?”
- „Wie sieht die Liquiditätsvorschau für das nächste Quartal aus?”
Diese Fragen nehmen Sie ins nächste Gespräch mit. Ein guter Steuerberater beantwortet sie in 15 Minuten — und Sie gehen mit konkreten Handlungsoptionen raus.
Was Ihre BWA nicht zeigt — und wie Sie die Lücken schließen
Die BWA hat blinde Flecken. Die wichtigsten:
| Blinder Fleck | Was fehlt | Wie Sie es ergänzen |
|---|---|---|
| Wareneinsatz pro Gericht | BWA zeigt nur den Gesamt-Wareneinsatz | Rezeptkalkulation pro Gericht mit KitchenCost |
| Deckungsbeitrag pro Gericht | Welches Gericht verdient Geld, welches nicht? | Deckungsbeitragsrechnung |
| Liquidität in Echtzeit | BWA zeigt den letzten Monat, nicht den heutigen Kontostand | Wöchentlicher Kassencheck + Kontoabgleich |
| Umsatzstruktur (Speisen vs. Getränke) | Nur bei SKR 70 getrennt | Kasse muss Speisen und Getränke getrennt buchen |
| Monatlicher realer Verbrauch | BWA zeigt Einkauf, nicht Verbrauch | Monatliche Inventur |
Die BWA zeigt Ihnen, wo es brennt. Aber warum es brennt, sehen Sie erst, wenn Sie die Daten mit einer Rezeptkalkulation und einer Inventur verbinden. Wer die BWA als Ausgangspunkt nutzt und daraus ein systematisches Gastronomie-Controlling mit monatlichen Kennzahlen aufbaut, erkennt Probleme, bevor sie das Ergebnis auffressen.
Den Steuerberater richtig nutzen
Viele Gastronomen zahlen 300–800 € pro Monat für die Buchhaltung — und bekommen dafür eine BWA, die sie nicht lesen. Das ist, als hätten Sie ein Navigationssystem im Auto, aber fahren trotzdem nach Gefühl.
Was Sie von Ihrem Steuerberater verlangen sollten
| Leistung | Was es bringt | Ob es extra kostet |
|---|---|---|
| BWA bis zum 15. des Folgemonats | Zeitnahe Daten statt veralteter Zahlen | Meist im Standardvertrag enthalten |
| SKR 70 Kontenrahmen | Branchenspezifische Auswertung (Speisen/Getränke getrennt) | Umstellung einmalig 1–2 Stunden |
| Quartals-Besprechung (30 Min.) | Zahlen erklären, Trends erkennen, Handlungsempfehlungen | Oft im Vertrag, sonst ~100 €/Termin |
| Unterjährige Steuervorschau | Wissen, ob Nachzahlung droht | 100–200 € extra pro Quartal |
| Betriebsvergleich (DATEV) | Eigene Zahlen vs. Branchenschnitt | 50–100 € pro Analyse |
Praxistipp: Bitten Sie Ihren Steuerberater um eine BWA mit Vorjahresvergleich. Die meisten DATEV-Kanzleien können das auf Knopfdruck — es wird nur selten aktiv angeboten.
Von der BWA zur Entscheidung: Drei Praxisbeispiele
Beispiel 1: Wareneinsatz zu hoch
BWA zeigt: Wareneinsatzquote bei 34 % (Ziel: 28 %)
Handlungsschritte:
- Inventur durchführen — stimmt der BWA-Wert überhaupt?
- Top-10-Zutaten nach Einkaufsvolumen identifizieren → Lieferantenvergleich
- Rezeptkalkulation für die 10 meistverkauften Gerichte prüfen
- Schwundquote messen: Wie viel wird weggeworfen?
- Portionsgrößen prüfen: Wird nach Rezept portioniert?
Erwartetes Ergebnis: 3–5 Prozentpunkte Verbesserung innerhalb von 8 Wochen.
Beispiel 2: Personalkosten zu hoch
BWA zeigt: Personalkostenquote bei 39 % (Ziel: 33 %)
Handlungsschritte:
- Dienstplan analysieren: Gibt es Überstunden, die vermeidbar wären?
- Umsatz pro Mitarbeiterstunde berechnen (Umsatz ÷ geleistete Stunden) — Ziel: mindestens 45–55 €
- Schwache Tage/Zeiten identifizieren: Montag, Dienstag, Nachmittags-Lücke — brauchen Sie da wirklich voll besetzt sein?
- Digitalisierung prüfen: Bestellterminals, digitale Reservierung
- Minijobber klug einsetzen für Spitzenzeiten statt Vollzeitkräfte in Leerlaufzeiten
Beispiel 3: Gewinn ist da, aber das Konto ist leer
BWA zeigt: Ergebnis 8 % (= 4.800 € bei 60.000 € Umsatz)
Problem: Am 25. des Monats ist nichts mehr auf dem Konto.
Mögliche Ursachen (aus der SuSa ablesbar):
- Hohe Investitionen (neues Gerät gekauft, in der BWA als Abschreibung über Jahre verteilt, aber Cash sofort weg)
- Steuer-Nachzahlung aus dem Vorjahr
- Privatentnahmen über dem Gewinn
- Lange Zahlungsziele bei Lieferanten nicht genutzt — oder Kunden zahlen zu spät (Catering auf Rechnung)
Lösung: Liquiditätsplan erstellen, getrennt von der BWA. Die BWA zeigt Gewinn oder Verlust — nicht ob das Geld tatsächlich auf dem Konto ist.
Diese Woche noch umsetzen
- Öffnen Sie Ihre letzte BWA — finden Sie die 8 Zeilen aus der Tabelle oben
- Rechnen Sie Ihre Prime Cost aus: Wareneinsatz + Personalkosten — liegt sie unter 65 %?
- Vergleichen Sie: Wareneinsatzquote dieses Jahr vs. Vorjahresmonat — gibt es eine Verschlechterung?
- Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob er den SKR 70 (Gastro-Kontenrahmen) nutzt — wenn nicht, bitten Sie um die Umstellung
- Notieren Sie drei Fragen für das nächste Steuerberater-Gespräch — schreiben Sie sie jetzt auf, solange die Zahlen frisch sind
KitchenCost berechnet den Wareneinsatz pro Rezept — Zutat für Zutat. Das ist die Information, die Ihre BWA nicht liefert: nicht nur wie hoch der Wareneinsatz ist, sondern welches Gericht ihn verursacht. Kostenlos im App Store.