Betriebsprüfung Gastronomie: Was das Finanzamt prüft — und wie Sie vorbereitet sind
Es ist Dienstagvormittag, 10:30 Uhr. Das Mittagsgeschäft ist noch nicht angelaufen, Sie sind allein im Laden und kontrollieren die Lieferung. Dann steht jemand an der Theke. Kein Gast — sondern ein Mensch mit Dienstausweis: Kassennachschau.
Ab jetzt haben Sie keine Vorbereitungszeit mehr. Der Prüfer darf Ihre Kasse öffnen, das Bargeld zählen, Tagesabschlüsse einsehen, die TSE prüfen und die letzten Stornierungen ansehen. Wenn alles stimmt, ist er in zwei Stunden wieder weg. Wenn nicht, wird aus der Kassennachschau eine Betriebsprüfung — und dann wird es teuer.
Die Gastronomie ist die meistgeprüfte Branche in Deutschland. Hoher Bargeldanteil, komplexe Warenströme, saisonale Schwankungen — das Finanzamt weiß, wo die Risiken liegen. Und seit 2025 hat es neue Werkzeuge: die Kassenmeldepflicht, automatisierte Datenabgleiche und den Anspruch, bei Betriebsprüfungen die betriebseigenen Rezepte und Einkaufsdaten zu nutzen statt pauschaler Richtsätze.
Was der Prüfer sucht
Die drei Prüfungsschwerpunkte in der Gastronomie
| Schwerpunkt | Was geprüft wird | Warum gerade hier |
|---|---|---|
| 1. Kassenführung | TSE, Tagesabschlüsse, Stornoquote, Kassendifferenzen | 60–70 % der Beanstandungen betreffen die Kasse |
| 2. Wareneinsatzabgleich | Einkauf vs. Umsatz: Passt der Wareneinsatz zum gemeldeten Umsatz? | Zu niedriger Umsatz bei hohem Einkauf = Verdacht auf Schwarzeinnahmen |
| 3. Personalkosten | Stundenaufzeichnungen, Mindestlohn, Schwarzarbeit | Gastro hat die höchste Schwarzarbeitsquote aller Branchen |
Der Wareneinsatzvergleich: So rechnet das Finanzamt
Das Finanzamt prüft nicht nur Belege — es rechnet nach. Und zwar so:
Wareneinsatzquote = Wareneinkauf (lt. Rechnungen) ÷ Umsatz (lt. Kasse/Steuer)
Richtwert Gastronomie: 25–35 % (je nach Betriebsart)Wenn Ihr gemeldeter Umsatz eine Wareneinsatzquote von 45 % ergibt, fragt der Prüfer: Wo ist der fehlende Umsatz? Entweder Sie verschwenden massiv Ware — oder Sie buchen nicht alles über die Kasse.
Neu ab 2026: Bei Betriebsprüfungen ab 2026 müssen die Prüfer den internen Betriebsvergleich priorisieren. Das heißt: Sie berechnen den erwarteten Umsatz anhand Ihrer tatsächlichen Rezepturen und Einkaufsdaten — nicht mehr nach den allgemeinen Richtsätzen des Bundesfinanzministeriums. Wenn Sie keine standardisierten Rezepturen vorweisen können, hat der Prüfer Spielraum bei der Schätzung.
Richtwerte nach Betriebsart
| Betriebsart | Wareneinsatzquote (Richtwert) | Personalkosten (Richtwert) | Rohgewinn I |
|---|---|---|---|
| Restaurant (gutbürgerlich) | 28–33 % | 30–38 % | 67–72 % |
| Pizzeria/Lieferservice | 30–36 % | 25–32 % | 64–70 % |
| Imbiss/Takeaway | 35–42 % | 15–22 % | 58–65 % |
| Café/Bäckerei | 25–32 % | 28–35 % | 68–75 % |
| Bar/Kneipe | 18–25 % | 25–35 % | 75–82 % |
| Catering | 32–40 % | 30–40 % | 60–68 % |
Wenn Ihre Zahlen deutlich außerhalb dieser Spannen liegen, wird es Fragen geben. Nicht in jedem Fall bedeutet das ein Problem — aber Sie müssen erklären können, warum. Eine detaillierte Aufschlüsselung der Wareneinsatzquoten-Richtwerte nach Betriebsart hilft Ihnen, Ihre Zahlen einzuordnen.
Die Kasse: Wo 60 % der Probleme entstehen
TSE-Pflicht: Was Sie haben müssen
Seit dem 1. Januar 2020 braucht jede elektronische Registrierkasse eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Alles zu TSE-Kosten, Hardware vs. Cloud und steuerlicher Absetzbarkeit finden Sie im separaten Ratgeber. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Kassen beim Finanzamt gemeldet sein (Kassenmeldepflicht, § 146a Abs. 4 AO). Mit der dauerhaften 7 % Mehrwertsteuer auf Speisen ab 2026 ist die korrekte Steuersatz-Zuordnung im Kassensystem besonders wichtig.
| Anforderung | Pflicht seit | Strafe bei Verstoß |
|---|---|---|
| TSE in der Kasse | 01.01.2020 | Bis zu 25.000 € Bußgeld pro Kasse |
| Kassenmeldung beim Finanzamt | 01.01.2025 (Frist: 31.07.2025) | Bußgeld + erhöhtes Prüfungsrisiko |
| Belegausgabepflicht | 01.01.2020 | Bußgeld + Verdacht auf Manipulationsabsicht |
| GoBD-konforme Verfahrensdokumentation | Laufend | Buchführung kann verworfen werden |
Was die GoBD von Ihnen verlangen
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Klingt sperrig. Bedeutet:
| GoBD-Anforderung | Was es praktisch heißt |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein |
| Vollständigkeit | Alle Einnahmen und Ausgaben erfasst — keine Lücken, keine nachträglichen Änderungen |
| Richtigkeit | Die Aufzeichnungen müssen stimmen (klingt selbstverständlich, wird aber geprüft) |
| Zeitgerechte Erfassung | Bareinnahmen sofort (= am Tag des Geschäftsvorfalls) |
| Ordnung | Systematische Ablage — der Prüfer muss sich zurechtfinden |
| Unveränderbarkeit | Einmal gebucht, nicht mehr löschbar. Korrekturen nur durch Storno mit Begründung |
Die Verfahrensdokumentation: Das Dokument, das fast niemand hat
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für Ihre Kasse. Sie beschreibt, wie Ihr Kassensystem funktioniert, wer Zugang hat, wie Stornos ablaufen und wie die Daten gesichert werden. Ohne diese Dokumentation ist Ihre Kassenführung formell nicht GoBD-konform — selbst wenn die Kasse selbst einwandfrei funktioniert.
Mindestinhalt der Verfahrensdokumentation:
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Kassentyp, Hersteller, Softwareversion, TSE-Zertifikatsnummer |
| Anwenderdokumentation | Wer bedient die Kasse? Berechtigungsstufen (Kellner, Geschäftsführer) |
| Technische Systemdokumentation | Wie werden Daten gespeichert? Wo liegt das Backup? |
| Betriebsdokumentation | Täglicher Ablauf: Tagesbeginn, Schichtwechsel, Tagesabschluss |
| Stornoverfahren | Wer darf stornieren? Wie wird ein Storno dokumentiert? |
| Datensicherung | Wie oft? Wo? Wer ist verantwortlich? |
| Änderungshistorie | Wann wurde die Software aktualisiert? Wann die Artikelstammdaten geändert? |
Praxistipp: Die meisten Kassenhersteller (Gastrofix, orderbird, ready2order) bieten Vorlagen für die Verfahrensdokumentation an. Fragen Sie Ihren Anbieter — oder lassen Sie sie vom Steuerberater erstellen (300–800 €, einmalig).
Die Kassennachschau: Was passiert — Schritt für Schritt
Ablauf
| Schritt | Was passiert | Ihre Pflicht |
|---|---|---|
| 1. Ankündigung | Keine. Der Prüfer kommt unangekündigt | Dienstausweis prüfen, kooperieren |
| 2. Kassensturz | Bargeld in der Lade wird gezählt | Kasse nicht vorher öffnen oder verändern |
| 3. Kassenabgleich | Bargeld vs. Kassenbericht/Z-Bericht | Differenz erklären können |
| 4. TSE-Prüfung | Ist die TSE aktiv? Zertifikat vorhanden? | TSE-Zertifikat griffbereit haben |
| 5. Storno-Check | Stornoquote, Gründe für Stornos | Jeder Storno muss dokumentiert und begründet sein |
| 6. Tagesabschlüsse | Z-Berichte der letzten Tage | Lückenlos, mit Datum und Uhrzeit |
| 7. Bewirtungsnachweise | Stichprobe: Stimmen die Belege? | Bewirtungsbelege vollständig ausgefüllt |
| 8. Ergebnis | Alles okay → Protokoll → Ende. Mängel → kann in Betriebsprüfung übergehen | Protokoll lesen, Einwände sofort vorbringen |
Kassendifferenzen: Was akzeptabel ist — und was nicht
| Differenz | Bewertung | Konsequenz |
|---|---|---|
| ±5 € | Normal (Wechselgeld-Rundung) | Keine |
| ±5–20 € | Auffällig, aber erklärbar | Dokumentieren, Ursache suchen |
| ±20–50 € | Problematisch | Prüfer wird nachfragen, Muster suchen |
| >50 € | Schwerwiegend | Kann sofort in Betriebsprüfung münden |
Tipp: Führen Sie ein Zählprotokoll — jeden Abend bei Kassenschluss. 5 Minuten Aufwand, aber der beste Beweis, dass Ihre Kasse stimmt.
Das Zählprotokoll
Datum: ___________ Schicht: ___________
Münzen:
1 Cent × ___ = _____ €
2 Cent × ___ = _____ €
5 Cent × ___ = _____ €
10 Cent × ___ = _____ €
20 Cent × ___ = _____ €
50 Cent × ___ = _____ €
1 Euro × ___ = _____ €
2 Euro × ___ = _____ €
Scheine:
5 € × ___ = _____ €
10 € × ___ = _____ €
20 € × ___ = _____ €
50 € × ___ = _____ €
100 € × ___ = _____ €
200 € × ___ = _____ €
Bargeld-Istbestand: _______ €
Kassenbestand lt. Kasse: _______ €
Differenz: _______ €
Wechselgeld für morgen: _______ €
Abzuführender Betrag: _______ €
Unterschrift: ________________Die häufigsten Fehler — und was sie kosten
1. Keine täglichen Z-Berichte
Der Z-Bericht (Tagesabschlussbericht) muss jeden Tag erstellt werden — auch an umsatzlosen Tagen (dann mit 0 €). Fehlende Z-Berichte = Lücke in der Kassenführung = Buchführung angreifbar.
Kosten: Hinzuschätzung möglich. Bei drei fehlenden Z-Berichten im Monat schätzt der Prüfer den Umsatz für diese Tage — in der Regel über dem tatsächlichen Umsatz.
2. Zu viele Stornos ohne Begründung
Eine Stornoquote über 5 % fällt auf. Über 10 % wird hinterfragt. Jeder Storno braucht einen Grund — und der muss nachvollziehbar sein.
| Stornoquote | Bewertung |
|---|---|
| <2 % | Unauffällig |
| 2–5 % | Normal für Gastronomie |
| 5–10 % | Auffällig — Gründe dokumentieren |
| >10 % | Verdacht auf Kassenmissbrauch |
Typische Stornogründe (akzeptiert): Gast ändert Bestellung, Fehlbuchung (falscher Artikel), Reklamation. Verdächtige Muster: Stornos immer nach Kassenschluss, Stornos nur durch eine Person, Stornos ohne neuen Bon.
3. Bewirtungsbelege fehlen oder sind unvollständig
Wenn Gäste Bewirtungsbelege anfordern, müssen diese korrekt ausgefüllt sein. Der Prüfer kann auch bei Ihren Gästen nachfragen — oder deren Steuerberater kontaktieren, um den Beleg abzugleichen.
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg:
- Name und Anschrift des Restaurants
- Datum und Uhrzeit
- Auflistung aller Speisen und Getränke mit Einzelpreisen
- Gesamtbetrag (brutto)
- Zahlungsart
- Maschinell erstellter Bon (handschriftlich reicht nicht)
4. Wareneinsatz passt nicht zum Umsatz
Der Prüfer rechnet: Sie haben 120.000 € Waren eingekauft. Bei einer Wareneinsatzquote von 30 % müssten Sie 400.000 € Umsatz gemacht haben. Sie haben aber nur 340.000 € gemeldet. Differenz: 60.000 €. Das bedeutet entweder 60.000 € nicht verbuchter Umsatz — oder 18.000 € weggeworfene Ware ohne Dokumentation.
Gegenmittel: Standardisierte Rezepturen mit Mengenangaben und Einkaufspreisen. Wenn der Prüfer sehen kann, dass Ihr Wareneinsatz pro Gericht belegt ist, hat er weniger Ansatzpunkte für eine Schätzung.
5. Offene Ladenkasse ohne täglichen Kassenbericht
Eine offene Ladenkasse (Geldschublade ohne Elektronik) ist legal — aber extrem prüfungsanfällig. Sie müssen jeden Tag einen retrograden Kassenbericht erstellen: Kassenendbestand zählen, minus Wechselgeld, minus Kassenanfangsbestand = Tageseinnahme.
Wenn Sie das nicht lückenlos dokumentieren können, wird die Buchführung verworfen. Und der Prüfer schätzt. Nach oben.
Was eine Hinzuschätzung kostet
Wenn der Prüfer Mängel findet, kann er den Umsatz schätzen. In der Praxis heißt das fast immer: mehr Umsatz, als Sie gemeldet haben.
Rechenbeispiel: 10 % Hinzuschätzung
| Position | Betrag |
|---|---|
| Gemeldeter Jahresumsatz | 380.000 € |
| Hinzuschätzung (10 %) | +38.000 € |
| USt-Nachzahlung (19 % auf 38.000 €) | 7.220 € |
| Einkommensteuer-Nachzahlung (ca. 35 % auf 38.000 €) | 13.300 € |
| Gewerbesteuer-Nachzahlung (ca. 14 %) | 5.320 € |
| Nachzahlungszinsen (1,8 % p.a., 3 Jahre) | ca. 1.400 € |
| Steuerberater-Mehrkosten (Rechtsbehelfe) | 2.000–5.000 € |
| Gesamtkosten der Hinzuschätzung | 29.240–32.240 € |
Bei einer Gewinnmarge von 5 % (19.000 € Jahresgewinn) ist die Hinzuschätzung anderthalb Jahresgewinne. Und das Finanzamt prüft in der Regel drei Jahre auf einmal. Wer seine BWA monatlich liest und versteht und daraus ein systematisches Controlling mit Kennzahlen aufbaut, erkennt solche Risiken früh — bevor der Prüfer sie findet.
Wie Sie sich vorbereiten — ohne Panik
Der monatliche Selbst-Check (30 Minuten)
| Prüfpunkt | Soll | Aktion bei Abweichung |
|---|---|---|
| Z-Berichte vollständig? | Jeden Tag einer | Fehlende Tage: 0-€-Bericht nacherstellen (mit Begründung) |
| Kassendifferenzen >20 €? | Keine | Ursache suchen, dokumentieren |
| Stornoquote | <5 % | Auffällige Stornos nachvollziehen |
| TSE aktiv? | Grünes Licht / keine Fehlermeldung | Sofort Kassenhersteller kontaktieren |
| Zählprotokolle unterschrieben? | Jeden Tag | Nachholen (aber nicht rückdatieren!) |
| Wareneinsatz plausibel? | 25–35 % (je nach Betriebsart) | Abweichungen analysieren |
| Bewirtungsbelege korrekt? | Stichprobe: 5 Belege prüfen | Schulung für Service-Personal |
Unterlagen, die griffbereit sein müssen
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist | Wo aufbewahren |
|---|---|---|
| Z-Berichte / Tagesabschlüsse | 10 Jahre | Digital (Backup!) + Papier-Ordner |
| Eingangsrechnungen (Lieferanten) | 10 Jahre | Digital + Ordner nach Lieferant |
| Verfahrensdokumentation Kasse | Solange die Kasse in Betrieb ist | Neben der Kasse (Ordner) + digital |
| TSE-Zertifikat | Solange die Kasse in Betrieb ist | Neben der Kasse |
| Kassenmeldung (Bestätigung) | 10 Jahre | Digital |
| Personalunterlagen (Arbeitszeiten, Verträge) | Bis 2 Jahre nach Ausscheiden | Personalordner |
| Inventurlisten | 10 Jahre | Digital + Ordner |
| Rezepturen / Kalkulationen | Empfohlen: dauerhaft | Digital |
Diese Woche noch umsetzen
- Prüfen Sie: Haben Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihre Kasse? Wenn nicht: Vorlage beim Kassenhersteller anfordern oder vom Steuerberater erstellen lassen
- Führen Sie ab heute ein Zählprotokoll — jeden Abend, mit Unterschrift, 5 Minuten Aufwand
- Prüfen Sie Ihre Stornoquote der letzten drei Monate: Wie hoch ist sie? Gibt es auffällige Muster?
- Ist Ihre Kasse beim Finanzamt gemeldet (Kassenmeldepflicht seit 01.01.2025)? Wenn nicht: sofort nachholen über ELSTER
- Berechnen Sie Ihre Wareneinsatzquote der letzten drei Monate und vergleichen Sie mit den Richtwerten Ihrer Betriebsart
KitchenCost dokumentiert den Wareneinsatz pro Rezept — mit exakten Mengen und Einkaufspreisen. Wenn der Prüfer wissen will, warum Ihr Wareneinsatz bei 32 % liegt und nicht bei 28 %, können Sie es belegen: Zutat für Zutat, Rezept für Rezept. Das ist besser als jede Erklärung. Kostenlos im App Store.